Empreendedorismo

Garantindo contratos rentáveis para sua empresa

tiflux
3 de outubro de 2018

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Que o lucro é importante para uma empresa, isso ninguém discute. Mas muitas pessoas parecem ter um certo pudor de dizer que almejam lucro, como se isso fosse algo ruim, até um pecado. Mas vale lembrar que a saúde financeira das empresas depende do lucro e não tê-lo seria o mesmo que estar morrendo. Negociações e contratos rentáveis são algo que deve ser buscado em todo empreendimento. Aliás, não queremos matar nenhuma empresa, não é mesmo? =D

Por isso é preciso sim buscar alcançar um superávit nas operações e garantir a perpetuação dos negócios.

Uma das formas de assegurar esse resultado positivo é por meio de contratos rentáveis. Especialmente para os prestadores de serviços que precisam ter bem claro a rentabilidade de cada acordo.

Equilíbrio Financeiro Da Empresa

Aqui, uma ressalva importante: fechar mais contratos não é sinônimo de equilíbrio financeiro. Isso porque existem contratos que não são rentáveis, e se eles forem a maioria, pode ser um grande um problema.
Exceção para casos estratégicos, como, por exemplo, quando um cliente tem potencial de alavancar outros negócios que pagarão o prejuízo do contrato e gerarão caixa.

Mas… Você sabe quais são seus contratos rentáveis? E dos que não são, sabe quanto exatamente está perdendo?

Como precificar seu serviço?

Antes de analisar os contratos, você precisa saber exatamente quanto custa seus serviços.

Pensar na precificação de produtos é um pouco mais fácil, já que tem valores melhor definidos, como o custo do produto, os impostos etc. Mas em relação aos serviços o cálculo é mais complexo. Para facilitar, basicamente, é necessário chegar a um valor por hora dos serviços.

Lembre, por exemplo, que você paga seus colaboradores por horas trabalhadas (o mês pode ser decomposto para chegar em horas), o aluguel também pode ser contado em horas, o contador você paga em horas, e por aí vai. Enfim, todos os seus custos mensais podem ser decompostos em horas.

Se quiser saber um pouco mais sobre esse assunto, recomendamos ler o artigo em que tratamos sobre o tema, inclusive disponibilizamos uma planilha para você poder ajustar e precificar melhor o seu trabalho. Basta clicar no link: https://www.tiflux.com.br/blog/como-calcular-o-preco-de-servicos/

Já sei meu custo hora. E agora?

Após saber o número mágico do custo de sua hora trabalhada, a etapa seguinte é analisar se sua empresa possui contratos rentáveis ou não.

Um ponto importante a ser considerado aqui é que para um contrato baseado nas horas trabalhadas. A análise é um pouco mais simples, mas ainda assim tem uma pegadinha. Você fornece percentual de horas como cortesia ou em garantia? Sabe se isso é correto? Só para lembrar: você não pode pedir garantia para seu funcionário. =D

Portanto, essas horas de cortesia e de garantia são perdas. Por isso você precisa medi-las e adicionar no custo da hora ao negociar e garantir, assim, contratos rentáveis. Você pode achar que isso é pouco, mas se você medir com precisão vai se assustar com o resultado.

Lembra do tio ou da tia que pediu para reinstalar o computador? Lembra do dono da empresa que você foi atender o computador da casa dele e fez o serviço como um agrado?

Lembra do cliente que reclamou da quantidade de horas usadas e você deu um desconto?

Esses são apenas algumas situações que ocorre não só com você, mas com todas as empresas e prestadores de serviço.

Já quando o contrato é livre, ou seja, independe das horas usadas, o valor mensal costuma ser fixo. Logo, o cálculo é mais complexo. Mas, calma, listamos algumas pegadinhas comuns.

Os ciclos de consumo dos contratos

Para um contrato do tipo livre, precisamos analisar os ciclos. Todos os serviços têm um padrão cíclico, por isso é essencial entender quando encerra e começa um novo ciclo.

Ao conquistar um novo cliente é normal ter muito trabalho para organizar a casa. Afinal, ninguém troca a empresa que faz suporte de TI se a antiga estava atendendo às mil maravilhas.

Mas após um tempo, se você não fizer os serviços preventivos e a reorganização da estrutura da TI de seus clientes, você poderá se tornar a antiga empresa também. Por isso a importância de prever ciclos de reinvestimentos na estrutura de TI de todos os clientes.

Não apenas investimentos financeiros que o cliente tenha que fazer com troca e aquisições de equipamentos, por exemplo. Mas também investimentos que sua empresa precisa fazer para aumentar a qualidade dos serviços prestados, como:

  • Implantar novos procedimentos;
  • Consultoria e auditoria na estrutura de TI para planejamento;
  • Troca de servidores, computadores e demais equipamentos;
  • Novas tecnologias de monitoramento e etc;

Note que volta e meia sua empresa estará melhorando em vários aspectos (e se não tiver é um problema). Esse é um custo que obviamente o seu cliente deverá pagar com a mensalidade.

Normalmente os ciclos são feitos de 3 a 5 anos, que é o tempo médio de vida dos equipamentos de TI. Em alguns clientes, é possível que haja ciclos menores e em outros ciclos maiores, mas nada que fuja muito a esses números.

O que eu faço com os ciclos?

Simples, os ciclos vão dizer para você o período que deve calcular para obter rentabilidade. Portanto, não adianta calcular rentabilidade em um contrato ao longo de 6 meses, é pouco tempo.

Da mesma forma, não é ideal identificar contratos rentáveis nos últimos 12 meses, sendo que há cerca de 24 meses ocorreu uma grande mudança na estrutura de seu cliente.

Nesse segundo exemplo você estaria se enganando com uma falsa rentabilidade, pois nos últimos 12 meses, foi um mar calmo os atendimentos de TI.

É óbvio que é difícil negociar com os clientes 36, 48 ou 60 meses de fidelidade nos contratos. Mas conhecendo os ciclos, é possível analisar melhor os cenários.

Além disso, é possível trabalhar com projeções, projetando o consumo de um novo cliente baseado no histórico de outros clientes similares que já atendidos . Isso é usar a sua experiência do passado para evitar um cliente problemático no futuro.

Quanto antes você identificar e logo tratar, melhor será para a saúde financeira da sua empresa.

Analisando os ciclos

Como acabamos de explicar sobre ciclos, você pode projetar o consumo de horas de um cliente baseado em suas experiências, assim como pelo bom senso.

Para facilitar o entendimento do que estamos dizendo, pense no seguinte exemplo. No cálculo de um ciclo de 5 anos, você precisa identificar o ponto de equilíbrio. Ou seja, precisará saber a quantidade de esforço ideal para o período, que garanta um contrato rentável.

Vamos supor que o ponto de equilíbrio pelo valor pago mensal seja de 5.000 horas. Isso significa que o seu cliente pode consumir 5.000 horas ao longo de 5 anos para que o seu contrato seja rentável.

Entretanto, passados apenas 6 meses de contrato, seu cliente consumiu 2.000 horas, o que representa, 40% das horas totais estimadas em apenas 10% do tempo total de contrato.

Analisando pelo bom senso, você deverá se perguntar:

  • Foram feitas grandes melhorias na estrutura de TI que justifiquem a quantidade de horas usadas?
  • Existe planejamento para realizar alguma melhoria na estrutura de TI do cliente que venha a ser incluída no contrato? Ou seja, não serão cobradas à parte.

Dependendo das respostas, você saberá se esse cliente pode ou não ser um daqueles contratos rentáveis.

Com identificar os clientes que consomem muito do seu trabalho usando o TiFlux?

Um trabalho muito difícil é saber quais os clientes que mais consomem do seu serviço em relação ao faturamento. É muito comum dar mais atenção a contratos grandes, enquanto os contratos pequenos, que exigem mais esforço, acabam sendo deixados de lado. Saiba que no TiFlux isso é muito simples.

Ele entrega um relatório de Carga de Trabalho, que mostra de forma macro qual o percentual de esforço e quantidade de horas trabalhadas por cliente em um determinado período, como na imagem abaixo:

Carga de Trabalho para Reconhecer os Contratos Rentáveis

A partir desse relatório, você poderá confrontar com o seu faturamento do mesmo período.

Vamos a um exemplo: o cliente X consumiu 10% do seu trabalho num determinado período, mas, esse mesmo cliente representou apenas 4% do seu faturamento total no período analisado. Ou seja, de uma forma muito simples, você já consegue perceber que vale a pena investigar esse cliente, né? Portanto, depois de identificar, numa análise mais macro, quais os clientes que precisam ser investigados, é hora de ir para avaliações mais detalhadas. Aqui, você vai nos relatórios micro, que apresentam horas, tickets e também catálogo de serviço.

Ao final cada relatório vai entregar uma imagem sobre um determinado ponto de vista do consumo de seu trabalho pelo cliente. O importante é que você tenha um processo simples, mas eficiente, que lhe permita identificar rapidamente os clientes que precisam ser analisados com mais cuidado.

Tornando contratos ruins em contratos rentáveis

Existem algumas técnicas que podem ser colocadas em prática para os tão sonhados contratos rentáveis. Obviamente muitas delas são de longo prazo e, dependendo da cultura empresarial, pode não compensar financeiramente.

Se você tiver uma alta taxa de fidelidade dos seus clientes ou deseja aumentar a taxa de fidelidade, recomendo que siga essas dicas. Elas definitivamente podem tirar a sua empresa do oceano vermelho e colocá-la no oceano azul.

Livro A estratégia do Oceano Azul

Parênteses para quem ainda não conhece a estratégia do Oceano Azul, um livro que vale muito a pena! Fica a dica. =D

Analisando o catálogo de serviço

Uma técnica eficiente para reduzir o consumo de horas nos clientes é atacar nos problemas que mais ocorrem e atuar de forma pró-ativa.

Geramos no TiFlux um relatório de catálogo de serviço de um período do cliente para exemplificar. Confira as informações obtidas:

Relatório de Catálogo de Serviços do TiFlux

Note os cinco problemas que mais tiveram horas consumidas:

  • Re-instalação de computadores;
  • Problemas de hardware;
  • Sistemas de Gestão;
  • E-mails;
  • Internet.

Analisando esses problemas, é possível ter uma visão mais clara de como reduzir a quantidade de tickets e de horas trabalhadas por sua equipe.

A ideia é montar um planejamento da TI para que, de forma preventiva, consiga reduzir a incidência de atividades não planejadas.

Continuando com esse exemplo, poderíamos sugerir algumas ações no cliente, como:

  • Troca dos computadores que estão dando muito defeito;
  • Treinamento com os usuários para saberem usar melhor os sistemas de gestão;
  • Melhorar a internet e servidor de e-mail;

De uma forma muito prática e objetiva, o relatório apresenta os problemas que mais ocorrem. Permitindo, assim, mostrar ao cliente a importância de sustentar o planejamento de investimentos recomendados.

Achei um cliente com potencial de ser não rentável, e agora?

Quando você identificar um cliente que possa vir a ser um problema no futuro, você deve ser ágil e evitar problemas.

Algumas saídas para um cliente assim são:

  • Renegociar o valor do contrato e explicar o por quê, mostrando relatórios que exponham claramente o problema. Mostre, inclusive, o seu custo/hora para que ele fique ciente do quão desvantajosa está para você essa relação;
  • Negociar uma fidelidade de contrato maior. Dessa forma você terá um prazo também maior para amortizar os custos operacionais desse primeiro ano de trabalho. Muitas vezes essa é a saída mais sensata, pois se o seu cliente está gostando do trabalho, ele não colocará obstáculos e você garantirá mais prazo para melhorar os números;
  • Negociar um limite de consumo em horas por mês, com um valor excedente. Assim, se houver exageros, eles serão corrigidos pelo excedente;
  • Se você tentou de tudo, mas não conseguiu, talvez é melhor você entregar esse cliente.
    É bem provável que ele não seja um bom cliente para sua empresa ou, ainda, seja um cliente ruim para qualquer prestador de serviços. Logo, não compensa perder tempo e dinheiro com um cliente assim.
    Empresas que conseguem chegar nesse ponto de largar um cliente por que não fazem bem para seus negócios é porque tem um alto grau de amadurecimento e conhecimento de seus processos internos.
    Ao tomar essa atitude de maneira muito consciente e serena, você vai dar um claro sinal a seu futuro ex-cliente do quão madura e profissional sua empresa é. Talvez até no futuro ocorra desse cliente retornar, por isso não leve para o lado pessoal, afinal, são negócios.

Tenha novos insights

Esperamos que com esse artigo você possa ter refletido e criado novos insights. Nosso intuito não é defender uma verdade absoluta, mas isso reflete muito de nossa opinião e de experiências que tivemos, cada cliente e cada negociação é diferente.

No fundo o que importa é que você possa absorver experiências e visões diferentes para tomar melhores decisões.

O que você achou deste artigo? Compartilhe conosco, tendo qualquer dúvida estamos à disposição.

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