Empreendedorismo

9 maneiras de gerir o tempo da sua equipe

tiflux
24 de abril de 2018

Compartilhe:

Controlar rotinas não é fácil. Gerir o tempo de uma equipe então, como gestor responsável por outras pessoas, é muito mais árduo. Se não conseguirmos gerir o tempo para fazer o que é necessário, facilmente perdemos oportunidades de negócio e clientes. Aprenda como gerir o tempo de sua equipe e melhorar seus resultados!

gerir o tempo de equipes

O que é gerir o tempo?

Você chega no trabalho 30 minutos antes todo dia, engole o almoço na frente do computador enquanto está respondendo os e-mails. Você faz a digestão do almoço que acabou de cair no estômago mas no fim do dia o expediente acabou mas você ainda está trabalhando. O dia acaba e você tem aquela sensação constante de falta de tempo. Todos os dias é como se o seu tempo fosse curto para todas as atividades que você tem.

Essa é a realidade da maior parte das empresas atualmente. Gerir o tempo de equipes passou a ser um árduo desafio, quase tanto quanto vender produtos, cumprir metas ou fazer planejamentos e relatórios.

Mas falar da gestão do seu tempo é diferente de quando você gere uma equipe de trabalho. A questão extrapola a sua própria rotina. É necessário cuidar também da produtividade e do tempo dos seus comandados. Quando fazemos isso percebemos que eles têm a mesma sensação de que falta tempo para tudo.

É uma situação comum entre as empresas. É estressante, mas perfeitamente contornável. Basta um pouco de disciplina, aliada ao uso da tecnologia, e implantação de algumas técnicas. Estaremos explorando algumas dicas de ouro para melhorar a performance de sua equipe.

1 – Separar as atividades

Uma dica importante é separar os diversos tipos de atividades que sua equipe desempenha. Por exemplo, vamos definir genericamente que na área de TI temos dois tipos de demanda.

  1. TicketsChamados, Ordens de Serviço e etc. São as demandas que os usuários solicitam ao setor de TI.
  2. Projetos: Tudo que é trabalho que pode ser agendado, planejado e não necessariamente é tratado com os tickets.

Algumas empresas usam os tickets para gerenciar projetos, outras podem usar outras ferramentas de gestão de projetos Enfim, a ideia é apenas separar o que pode ser agendado das atividades que devem cumprir o ciclo do service desk, como o SLA.

Talvez para sua empresa faça sentido separar em 3 grandes demandas. Poderíamos adicionar as atividades de rotina como preventivas e monitoramento. O importante é que você possa separar em várias tipos as atividades, assim você terá uma visão clara das atividades que você e sua equipe desempenham. Com essa visão mais ampla você pode ter insights de como poderá fazer uma melhor gestão de seu tempo.

Há casos em que se faz sentido separar essas atividades para ser possível designar determinadas pessoas para executarem atividades exclusivas, deixando o fluxo dos tickets muito mais ágil. Mas isso depende de cada equipe, o importante é que você possa fazer essa análise melhor.

2 – Defina as prioridades das atividades

Falando em tickets, a prioridade deve ser um atributo claro dentro de cada um, usando o SLA (Veja aqui dicas valiosas para definir um escopo de SLA) para saber como gerenciar as atividades de sua equipe

Contudo, existe uma outra gama enorme de atividades que não possuem prazos explícitos para cumprimento. As empresas possuem uma infinidade de tarefas para serem cumpridas pelos seus funcionários. Infelizmente, por mais que sejamos muito produtivos, é impossível cumprir todas de uma vez, com a mesma qualidade. Por isso, é preciso definir prioridades.

prioridade e gravidade

Você sendo o gestor é responsável por identificar quais tarefas são mais urgentes e quais podem esperar para serem cumpridas. Para cada tarefa que chega, estabeleça uma prioridade: alta, média ou baixa.

Alinhe a disponibilidade de sua equipe à estratégia da empresa, dividindo os recursos entre as demandas importantes e as urgentes. O ideal é fazer uma lista para cada funcionário, assim que as tarefas forem chegando. Peça também que eles o notifiquem a cada tarefa cumprida, para que você possa incluir as que chegarem depois.

3 – Divida as atividades por funcionário x produtividade

As pessoas não são iguais, logo, cada funcionário tem um perfil de trabalho diferente. Você pode ter um membro na sua equipe que seja extremamente detalhista com cada aspecto da tarefa, mas que exige um prazo maior para cumpri-las. E pode ter outro que realiza vários trabalhos por dia, mas sem o mesmo nível de qualidade.

Isso não é um problema, mas sim uma vantagem, pois com uma equipe multidisciplinar você poderá alocar atividades que requerem uma melhor qualidade para um detalhista, assim como atividades mais urgentes a outro colaborador que seja mais ágil. Por isso é preciso cuidado para que as tarefas sejam repassadas de acordo com o perfil de trabalho de cada um.

Fique atento a como sua equipe trabalha, pois você é o responsável se algo sair errado, afinal é sua responsabilidade conhecer sua equipe e entregar a atividade certa para o colaborador certo.

4 – Imprevistos acontecem

Por mais detalhista que você seja, e por maior que seja o planejamento feito com sua equipe, imprevistos e tarefas de última hora podem acontecer. Ou um funcionário não vai, ou chega uma tarefa urgente da diretoria, ou acaba a luz na empresa. Isso sempre ocorre e com certeza vai te pegar de surpresa.

Nessas horas, o importante é não entrar em pânico, principalmente você que está à frente do time. A sua equipe estará de olho em você e não adianta ficar estressado, isso só vai piorar.  Ao lidar com um imprevisto, é importante respirar fundo, ver todas as possibilidades para prosseguir com o trabalho da melhor maneira possível e orientar a equipe nesse sentido.

Se você perde a cabeça, toda a sua equipe vai a entrar em pânico junto. E quando sua equipe entra em pânico, todas as atividades vão atrasar, será um efeito cascata.

Portanto aprenda a lidar com imprevistos e não passe nenhuma pressão excessiva em sua equipe por situações como essa. Às vezes você terá que tomar alguma decisão de uma ou mais tarefas atrasarem, mas é melhor do que correr o risco de todas atrasarem.

5 – De olho na procrastinação

A procrastinação é uma tendência natural do ser humano e um grande desafio para as empresas atuais. As rotinas do dia-a-dia, telefonemas, e-mails, problemas pessoais e uma infinidade de outros fatores agem contra o seu planejamento, drenando o tempo de sua equipe.

procastinação

Cabe a você gestor um papel difícil: você precisa garantir a entrega das tarefas, mas não pode fazer cobranças excessivas a ponto de se tornar invasivo. Você conhece sua equipe, e ao menor sinal de que um funcionário está atrasando a entrega de muitas tarefas, é hora de chamá-lo para uma conversa preventiva.

É importante você entender o que está se passando e tentar ajudar esse funcionário, ele pode ter algum problema pessoal que você nem imaginava que estava acontecendo. Gestor não é só para as horas boas, seus funcionários contam com você, você deve aprender a cuidar de sua equipe.

6 – Ambiente propício ao trabalho

O ambiente de trabalho influencia diretamente na produtividade da equipe. Um ambiente de muito barulho, sem organização e com excesso de distrações certamente não irá contribuir para a agilidade na entrega das tarefas diárias.

Cada equipe tem um ambiente diferente e voltado para a sua especialidade. Se você gere uma equipe de suporte com atendimentos via telefone, por exemplo, dificilmente vai conseguir um silêncio. Já se você estiver à frente de uma equipe de especialistas, que precisa cuidar de detalhes vitais, vai ter que buscar um ambiente mais silencioso e com menos distrações.

7 – Acompanhamento Semanal

Pode até parecer que não, mas a equipe sente a sua falta. Se você está sempre ocupado em decisões estratégicas e muitas reuniões, nem sempre está presente para poder gerir sua equipe e ajudar quando elas necessitam.

Por isso, é importante que você crie a rotina de estabelecer uma reunião semanal com a sua equipe completa. É neste momento que vocês podem corrigir rumos do trabalho, avaliar a semana anterior e planejar como será a próxima. O feedback é um elemento essencial na gestão de equipes. Você gestor precisa estar presente, você é o capitão do barco e precisa traçar o rumo.

Essas reuniões são prioritárias, reserve na sua agenda o melhor dia e evite desmarcá-la constantemente, pois isso pode criar a sensação de que os membros da sua equipe são menos importantes para você.

8 – Dashboard de acompanhamento

Crie um quadro simples com as atividades de sua equipe para que todos possam fazer o acompanhamento das atividades. Esse quadro pode ser físico ou digital.

O foco constante deve ser nas metas estabelecidas, os membros de seu time conseguirão acompanhar os resultados individuais e coletivos, direcionando os esforços para que todos possam ganhar.

dashboard-chart-banner

9 – Use a tecnologia a seu favor

Fazer gestão do tempo em planilhas e documentos não é mais aceitável. A perda de produtividade em alimentar esse tipo de solução, bem como, a ausência de relatórios gerenciais prejudica o acompanhamento.

A tecnologia possibilitou a criação de softwares modernos que ajudam na divisão do tempo de cada tarefa e permitem acompanhamento constante do desenvolvimento delas.

Usando uma boa ferramenta, você pode fazer a gestão de horas trabalhadas de forma simples e intuitiva, acompanhar o desenvolvimento de projetos, gerar relatórios instantâneos, verificar as atividades de cada funcionário, aprovar as horas apontadas pelo time e muito mais.

Usando uma ferramenta tecnológica é possível acompanhar indicadores de desempenho da equipe, cobrar mais efetivamente os resultados e comparar cenários.

A grande vantagem de usar a tecnologia a seu favor está no aumento da produtividade de seu time, que passa a trabalhar mais focado na entrega de resultados e acaba alcançando uma performance melhor. As soluções tecnológicas também permitem que você monitore o desempenho de todos, identificando oportunidades e pontos de melhoria.

Como ele é o recurso mais essencial de todos nós, gerir o tempo de equipes é fundamental para a realização estratégica de uma empresa. Mantendo-se focada e entregando o máximo de seu potencial, colaborando também na formação de novos gestores. Isso permite que você, como líder, consiga ter mais base em sua carreira, se preparando para novos desafios.

Deixe o seu comentário