Empreendedorismo

Trabalho e Contratação Outsourcing

tiflux
28 de fevereiro de 2019

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Empresas de diversos nichos e áreas estão desenvolvendo ou buscando serviços Outsourcing. Você sabe o que é isso? Já pensou em atender clientes dessa maneira? Já precisou contratar uma equipe desse tipo?

Nesses serviços, uma empresa compõe um dos setores de uma outra(ou pelo menos parte dele). É diferente de uma terceirização e também diferente de contratar uma um conjunto de profissionais. Afinal de contas, como explicar definitivamente o Outsourcing?

Uma empresa cuidando de um setor

Quando uma empresa é construída, ela costuma focar em uma área do mercado. Existem empresas de manutenção elétrica, canais de comunicação, setores alimentícios, contabilidade, produtos para casa, etc.

Como todo negócio possuí um foco, espera-se que sua equipe seja formada por pessoas capacitadas para atuar nele. Acontece que empresas não possuem apenas a sua área de distribuição ou produção. Para que um empreendimento prospere, é necessário que ele possua uma área de gestão de pessoas, manutenção de TI, uma equipe financeira e em alguns casos vendedores, produtores de conteúdo, marketing, publicidade…

As empresas podem ter um produto ou serviço incrível, sem que necessariamente sua contabilidade, almoxarifado, TI ou limpeza sejam extraordinárias. O Outsourcing é ideal nesses casos. Através dele, empresas teem a oportunidade de ter todas as suas áreas com alto nível de especialização. Nele, corporações focadas em serviços de setores específicos cedem os seus profissionais para atuarem dentro de outras instituições.

Não é terceirização

A terceirização de uma empresa para realizar tarefas é algo esporádico e de curto prazo. O Outsourcing é um relacionamento mutuamente benéfico e de médio a longo prazo para as empresas. A contratada atua na melhoria e no crescimento da contratante, ajudando-a como se fosse um profissional interno.

A empresa que recorre a esses serviços pode mesclar suas equipes internas às contratadas pelo outsourcing. Com o tempo e a integração dos grupos, os profissionais passam a trocar experiências. Além de contarem com seu próprio conhecimento, contam com as experiências da outra equipe.

Estrutura

A estrutura básica do Outsourcing consiste em uma empresa externa contribuindo em uma equipe interna.

Mais claramente: A empresa que busca o serviço já possuí um ou mais profissionais em seu setor. Por exemplo: uma escola que possui uma equipe de TI. Ela não precisa terceirizar serviços, nem depender inteiramente de uma equipe própria. Pode haver um ou mais profissionais responsáveis por entender as necessidades e as regras de negócios gerais da área de educação. Uma equipe de Outsourcing pode ser colocada a disposição dele, trazendo uma bagagem ampla de conhecimentos específicos do setor. Através da colaboração e parceria dessas equipes a instituição pode decolar!

Vantagens

Redução de custos

Olhando a empresa que contrata o Outsourcing como um todo, a redução de custos pode ser drasticamente alta. Isso ocorre principalmente em empresas de pequeno e médio porte.

Ao contratar equipes especializadas para cuidar de um setor, os demais ganham autonomia e suporte para realizar suas tarefas. Líderes e sócios com menores preocupações podem focar-se no que gera mais rendimento direto à empresa.

Além disso, falando no setor, o outsourcing não inclui os custos normais de uma CLT. Problemas são resolvidos mais tranquilamente. Trocas de membros são responsabilidades da empresa contratada.

Redução de riscos

Com a experiência externa do Outsourcing, os riscos mais comuns do mercado são geralmente prevenidos. A empresa conta com colaboração da experiência adquirida com setores especialistas em vários contextos de mercado.

Aumento de produtividade

Como já dito, as áreas que dependem do setor que recebe o Outsourcing se tornam mais autônomas. O próprio setor que recebe o investimento também aumenta os resultados de seus trabalhos. Com essa cadeia é possível que empresas cresçam de maneira sincrônica em todas suas atividades.

Aumento da competitividade

Quando todos os setores de uma empresa funcionam de modo correto e saudável, seu poder competitivo cresce.

Corporações com boa estrutura interna, além de um bom serviço, ganham mais em crescimento e notoriedade. A imagem delas se torna melhor no mercado e seus clientes costumam se sentir mais satisfeitos e realizados.

Tecnologia de qualidade e novos recursos

Quando uma equipe de Outsourcing é contratada, ela tem permissão para trazer atualizações para sua contratante. Com base na experiência de toda a empresa que presta o serviço, ela pode trazer ideias e recursos de fora, conforme contribuírem com os objetivos dos negócios.

Melhoria da SLA

Atividades mais específicas de um setor podem ser realizadas pelos profissionais internos. No entanto, os trabalhos mais repetitivos podem ficar por conta da equipe Outsourcing.

Fazendo Outsourcing corretamente

Pontos fortes e fracos

A equipe Outsourcing deve conhecer as principais forças de fraquezas da empresa que está recebendo o serviço. Com esses dados ela pode se organizar para realizar os melhores trabalhos para o empreendimento.

Escolha da necessidade

As empresas costumam possuir principais necessidades. É bom que a equipe que está sendo contratada escolha(junto com a empregadora) uma delas na qual atuar.

Atender uma necessidade definitivamente auxilia as equipes a terem maior liberdade para atenderem outras sucessivamente. O alvo principal da equipe pode variar, indo de uma necessidade para outra até que todas estejam sendo atendidas com alta efetividade.

Expectativas

O que o cliente deseja alcançar com seu empreendimento? Como ele espera que o setor contribua com isso? Essas expectativas precisam estar claras para a equipe Outsourcing. Reunião são a maneira mais saudável de se compreender como o setor pode assumir o compromisso de ajudar a empresa.

Planejamento

Como tudo na vida, é bom que haja planejamento para a execução das tarefas do Outsourcing. Ele ajuda a contratante a ter noção de atividades a serem realizadas e também a equipe a se organizar. O planejamento também ajuda a empresa que está fornecendo seus profissionais a escolher as pessoas mais indicadas para estarem com a empresa em momentos chaves.

Metas e indicadores

Para alinhar as equipes e gestores, é bom definir metas e indicadores que comprovam que elas estão sendo alcançadas. Trabalhar com conceitos SMART e frameworks como KPIs ajuda muito nessa tarefa.

Temos um artigo sobre indicadores de performance para equipe de TI. Se sua empresa se encaixar nesse perfil, o texto pode ser adaptado para sua equipe.

Acompanhamento do trabalho

A empresa deve ser alertada sobre o andamento das atividades da equipe de Outsourcing. A reportagem para os superiores deve ser feita sempre que possível. Ela promove o entendimento e a certeza de que as atividades estão condizentes com as acordadas e evita que as empresas entrem em desacordos.

Estrutura dos canais de comunicação

Devem ser claros os canais de comunicação mais eficazes para as instituições. Para que haja o acompanhamento, dúvidas sejam tiradas e atividades sejam alinhadas sem atrasos ou empecilhos.

Evite o seguinte:

Acomodação de área

Como prestador de serviços Outsourcing, é necessário que não se acomode. Os clientes devem ser vistos como parte da empresa que deve crescer constantemente. As duas organizações precisam contribuir para o crescimento e melhoria do trabalho do setor compartilhado.

Seja com ideias, metodologias, ferramentas ou pessoas, sempre que houver a possibilidade de melhorar a eficiência de um setor, deve ser feito. Quando um setor está muito tranquilo, é sinal de que a empresa pode buscar novos desafios para crescer no mercado.

Desalinhamento de objetivos

Já falamos sobre crescimento de empresas. Há um problema nessa área no entanto que ocorre quando a equipe de um setor não compreende para onde a empresa deseja caminhar. A falta de alinhamento dos objetivos pode fazer com que as atividades realizadas pela equipe não levem a contratante a alcançar seus objetivos.

Desconhecer o C’levels

Se, por exemplo, uma equipe de Outsourcing de contabilidade não conhecer o CFO da empresa que atendem, como garantir continuidade e alinhamento dos serviços?

Assumir toda a carga

Empresas que põe a carga de trabalho totalmente sobre as equipes Outsourcing geralmente tem problemas. Como uma equipe de fora, ela possuí instruções e treinos específicos da empresa contratada. Se nenhuma pessoa é responsável por realizar uma integração completa entre a empresa mãe e a prestadores de serviços, é comum que em alguma momento a sincronia entre os dois se desfaça.

Dicas especiais

Transparência em cada passo

Como equipe contratada, é sempre essencial apresentar esforços e resultados para o cliente. Até mesmo quando forem negativos. As equipes precisam de sinergia e confiança entre si.

Pequena distância entre reuniões

Algumas reuniões da equipe da empresa com a Outsourcing ocorrem numa distância de tempo muito longa entre elas. É necessário que elas possuam uma recorrência saudável para a integração dos profissionais e líderes, e que não cause danos à agenda de todos.

Entrosamento dos internos e a outsourcing

Quando construímos os setores de uma empresa, é necessário enxergá-los como um ambiente propício para a interação. Bons relacionamentos naturalmente contribuem para que bons profissionais realizem grandes feitos. Os chefes e líderes devem estar ligados a pequenas faíscas ou conflitos que possam surgir, para que o setor se mantenha estável e amigável.

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