Gestão de Chamados

Organização em meio ao caos dos serviços

Organização em meio ao caos dos serviços
março 28, 2019

Um grande problema que pequenas e médias empresas encontram quando estão em fase de crescimento constante é a desorganização. Isso pode se dar ao fato de acontecerem grandes mudanças na rotina da empresa em um curto espaço de tempo. Os gestores muitas vezes estão tão focados em resolver problemas no dia a dia. Essa ocupação os impede de pararem para criar uma sistemática do trabalho e organizar as atividades da organização.

Mesmo com tantos softwares disponíveis no mercado muitas empresas não utilizam um para organizar suas atividades externas ou internas. Diversas delas ainda utilizam o excel para organizar suas atividades, perdendo um tempo precioso editando planilhas, atualizando manualmente dados. Esse poderia ser investido com atividades para aumentar a receita da empresa.

Na maioria das vezes as empresas utilizam planilhas e não contratam um software devido ao custo inicial visível. Normalmente eles são pagos. Alguns gestores acham que o ERP(Excel Resource Plan) é melhor por ser de graça (para quem já tem licenciado).

Algumas empresas não entendem que um software para gerir suas atividades é um excelente investimento. Além de agilizar e organizar suas atividades, eles mostram onde há perca de tempo e o que precisa ser melhorado.

O tempo gasto alimentando suas planilhas é dinheiro. Ele pode não ser visível, mas geralmente custa mais caro do que sistemas especializados, que entregam melhores resultados.

Escolha de sistema

É preciso ter cuidado na hora de escolher um software. Existem muitas opções no mercado. Ache um que se encaixe em sua empresa e tenha funcionalidades que lhe ajudem da melhor forma nas suas atividades.

Testar todas as funcionalidades do serviço é importante para aproveitar melhor a contratação e cuidar antes de puxar o gatilho. Não adianta contratar um software que tenha 100 funcionalidades mas que apenas 3 vão servir para sua empresa.

TiFlux e empresas que não são do TI

O TiFlux é uma ferramenta para prestadores de serviços de TI organizarem suas vidas. Assim eles podem focar suas preocupações em atender seus clientes.

Ele evoluiu para uma Central de Serviços Compartilhados, sendo largamente utilizado em TIs internos, Administrativo, RH e outras áreas. Todos nós prestamos serviços seja para um cliente externo ou interno.

Temos inclusive alguns exemplos de empresas que não tem nenhuma relação com TI ou cunho tecnológico utilizando nossa ferramenta. Há nela a facilidade de trabalho, flexibilidade de parametrização e controle dos fluxos e processos.

Exemplos de organização

Uma fábrica do ramo alimentício utiliza o TiFlux na gestão de seus incidentes. Os gestores criam tickets(chamados) nas filas de atendimentos(mesas de serviço) segundo a prioridade de cada atividade. Dali em diante os colaboradores executam suas tarefas informando os estágios desses tickets dando o feedback pelo aplicativo do TiFlux. Com isso os gestores conseguem monitorar todos os acontecimentos com maior organização.

organização de chamados no TiFlux

Algumas boas práticas de serviços de TI são igualmente essenciais para outras áreas de atendimento. Para um de nossos clientes foi feita a organização de um catálogo de serviços. Através dele, a empresa conseguiu emitir relatórios e ver quais incidentes mais aconteceram no dia, semana ou  mês. Assim eles sabem onde precisam melhorar e de quem eles precisam cobrar essa melhoria.

organização nos catálogos de serviço

Exemplo de catálogo de serviço de TI, mas que pode ser criado para qualquer área.

Isso é um pouco do que o TiFlux pode fazer para qualquer empresa que deseja organizar suas atividades e saber onde é preciso melhorar. Ter uma ferramenta e passá-la para os seus colabores utilizarem é criar um cultura de otimização das atividades dentro de sua empresa. No futuro você vai ver que foi uma escolha inteligente ter aderido a uma ferramenta poderosa de organização.

Experimente o TiFlux gratuitamente, sem compromisso nenhum, e veja a diferença que ele pode fazer na sua rotina!



 

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