Implantando ITIL em equipes: por onde começar?

Empresas que vêm implantando o ITIL em equipes, conseguem se destacar com uma gestão mais eficaz e precisa. O Information Technology Infrastructure Library, como também é chamado, é importante para manter um gerenciamento da equipe com qualidade e alinhado aos objetivos da empresa.

Com o ITIL, as equipes de TI podem se inspirar para estruturar filas de atendimento, controle de prazos, times técnicos e outros detalhes dos serviços.

Possibilitando um melhor desempenho dos colaboradores e excelência na execução dos processos, através de práticas adequadas para a gestão de TI, o ITIL repercute na satisfação dos clientes com uma entrega de alto nível e que atende às suas necessidades.

Com maior escalabilidade e eficiência, as empresas de TI que implementam esse método, conseguem se destacar no mercado e estar à frente dos concorrentes. Entre os inúmeros benefícios que ele oferece, podemos citar:

• Equipe mais produtiva;
• Padronizar o serviço e alinhar com os propósitos;
• Minimizar falhas;
• Aumentar a eficiência operacional;
• Melhorar a satisfação e fidelização do cliente;
• Reduzir gastos.

Implantando ITIL em equipes em 7 passos

Para implementar o ITIL em equipes e obter sucesso é fundamental seguir algumas dicas para uma estruturação de qualidade. A seguir, listamos os 7 principais passos para aplicar o método na sua empresa. Confira!

1. Apresente os fundamentos do ITIL

Para melhorar a produtividade da equipe e manter todos bem alinhados e direcionados com o propósito organizacional é importante apresentar os fundamentos do ITIL e seus benefícios. A aplicação do ITIL é efetiva, por isso, é importante saber que a parte humana é primordial para poder usar todos os estágios de implementação.

Para ter uma equipe de TI motivada e obtendo uma alta performance é preciso garantir que estejam bem treinados para entender e realizar a aplicação do ITIL. 

2. Compreenda a situação atual e defina objetivos

É importante avaliar a realidade da empresa e suas necessidades para, assim, definir objetivos assertivos. Dessa forma, a equipe consegue ter mais foco e atenção ao que realmente precisa ser feito. Algumas perguntas podem ser respondidas para auxiliar nesse processo, como por exemplo:

• Quais são as áreas que precisam ser melhoradas na empresa?
•  Como ajustar a entrega dos serviços? 

Muitas equipes de TI fazem sua primeira abordagem ao conjunto de boas práticas, focando na estrutura padrão. Mas para obter os resultados desejados com a aplicação do ITIL, deve ser levado em consideração os resultados que se deseja alcançar.

3. Crie um plano de implementação

Com o planejamento estratégico da empresa em mãos, o plano de implementação pode seguir algumas etapas que auxiliam no processo. Para isso, é preciso colocar em pauta algumas questões importantes:

• Como chegar aos objetivos da empresa?
• Quais metas são necessárias?
• Quais tarefas precisam ser executadas para cada meta?
• Como motivar a equipe?
• Qual o prazo final?

4. Selecione os processos a serem implementados

Ao chegar a uma resposta sobre as perguntas citadas acima, é o momento de selecionar quais processos são importantes para se implementar e de que forma a equipe pode ser distribuída para as atividades. Assim, é mais fácil manter eficiência e a produtividade na execução dos processos.

5. Adote uma abordagem de melhoria contínua

Não basta apenas implementar os processos adequados para o sucesso do negócio. É fundamental o acompanhamento constante de todas as etapas e do desempenho da equipe para manter melhorias contínuas. Com esse controle, é possível identificar falhas e fazer as ações corretivas com agilidade, sem afetar a entrega final.

6. Forneça treinamento e capacitação

Para ter sua equipe de TI motivada é preciso garantir que estejam bem treinados para entender e realizar a aplicação do ITIL.  Levar o conhecimento do framework ITIL à equipe é uma forma de elevar o nível de maturidade técnico. Assim, fica mais fácil disseminar as ideias e levar discussões a todas as camadas de decisão da empresa. 

É preciso contar com a adesão à ideia para que o modelo possa ter um bom funcionamento dentro do negócio. 

7. Monitore e avalie os resultados

Não basta apenas a implementação do ITIL para obter sucesso, é preciso um monitoramento constante. Através dos indicadores, os gestores conseguem motivar e cobrar a sua equipe como também identificar gargalos e fazer ações corretivas ou as mudanças necessárias de forma ágil e eficiente.

O líder precisa cuidar para que o plano de ação seja executado e, por isso, precisa  dar o ritmo a sua equipe. Por isso, é essencial rever  sempre o plano de ação e engajar os colaboradores a não perder os objetivos e as metas de foco.

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