WIP, sigla para Work in Progress, representa todas as tarefas que estão em andamento, mas ainda não foram finalizadas.
Esse conceito é fundamental para equipes que trabalham com metodologias ágeis, porque ajuda a visualizar o volume de trabalho ativo e identificar gargalos que podem comprometer prazos e produtividade.
Afinal, quando há excesso de tarefas em sendo executadas simultaneamente, é comum a equipe se dispersar, perder foco e acumular retrabalho.
E entender o WIP é o primeiro passo para organizar o fluxo de trabalho, melhorar a eficiência operacional e garantir entregas mais ágeis e consistentes.
Então fique conosco até o final deste artigo e entenda como o WIP pode melhorar a performance da sua equipe!
O que significa Work in Progress (WIP)?
De forma objetiva, WIP é o conjunto de atividades que estão em execução em um determinado momento.
Em empresas de tecnologia, suporte, TI e desenvolvimento, isso pode incluir tarefas como correção de bugs, atendimento a chamados, desenvolvimento de funcionalidades ou revisão de código.
O conceito está diretamente ligado ao foco: quanto mais tarefas abertas, maior a chance de dispersão, não é mesmo?
Ao limitar o WIP, a equipe consegue se concentrar em concluir o que já começou antes de iniciar novas demandas, o que contribui para uma gestão mais eficaz do fluxo de trabalho.
Por que controlar o WIP é importante para a produtividade?
Controlar o WIP é essencial para evitar sobrecarga, atrasos e estresse. Quando há muitas tarefas em andamento, a energia da equipe se divide, o tempo de entrega aumenta e a previsibilidade dos prazos diminui.
E isso não é bom para os negócios, porque pode haver atrasos e retrabalhos que minam a confiança do cliente e podem gerar prejuízos.
Um exemplo simples é tentar responder a cinco e-mails complexos ao mesmo tempo: o resultado é lentidão e baixa qualidade.
Mas se você limitar o número de tarefas simultâneas, pode melhorar a agilidade nas entregas, reduzir a sobrecarga e ter maior visibilidade do progresso.
E, além de melhorar a performance de uma forma geral, ainda facilita a identificação de gargalos, permitindo ajustes mais rápidos e pontuais no processo.
Quais são os principais benefícios do limite de WIP?
Então como você viu, limitar o WIP traz benefícios claros para a operação. O principal deles é o foco na finalização: ao concluir uma tarefa antes de iniciar outra, a equipe evita acúmulo e retrabalho.
Além disso, como já dissemos, o limite de WIP oferece visibilidade para identificar gargalos, melhorar o engajamento da equipe com metas claras e contribui para uma cultura de entrega contínua.
O fluxo de trabalho fica mais fluido e previsível, facilitando o acompanhamento do progresso pela equipe e uma entrega de valor de forma consistente.
Dessa forma, a prática acarreta em melhora nos indicadores como tempo médio de resolução, taxa de conclusão por sprint e satisfação interna.
Veja algumas equipes que são beneficiadas com a limitação das tarefas simultâneas:
- Equipes de desenvolvimento de software – Ajuda a reduzir o tempo de lançamento de novas versões e melhorar a qualidade do código;
- Equipes de marketing e vendas – Ao limitar o número de campanhas em andamento ou de leads sendo trabalhados simultaneamente melhoram a eficiência e a taxa de conversão.
- Equipes de suporte e atendimento ao cliente – Equipes de suporte ao cliente podem usar o WIP para limitar o número de chamados em aberto, o que ajuda a garantir que os problemas sejam resolvidos rapidamente e que os clientes fiquem satisfeitos.
Como aplicar o limite de WIP na prática?
Aplicar o limite de WIP e otimizar o controle de tarefas, não é difícil, mas esteja preparado para lidar com resistências iniciais. A mudança exige adaptação, mas os resultados compensam.
Veja como implementar o controle de WIP neste passo a passo:
1 – Mapeie o fluxo atual de tarefas. Entenda como as demandas chegam, como são distribuídas e em que etapas costumam travar;
2 – Em seguida, avalie a capacidade da equipe e defina um limite por etapa. Por exemplo, permitir no máximo três tarefas simultâneas na fase “em andamento”;
3 – Adote ferramentas visuais, como o Kanban WIP, que ajudam a tornar esse controle mais intuitivo;
4 – Acompanhe tudo com métricas e indicadores para acompanhar a melhora do desempenho e fazer reajustes;
5 – Revise os limites periodicamente com base na performance.
Quais práticas ajudam a manter o WIP sob controle?
Algumas práticas simples podem fazer toda a diferença no controle do WIP, tornando o fluxo mais previsível e equilibrado.
- Acompanhar visualmente o progresso – Utilizar Kanban físico ou digital ajuda toda a equipe a enxergar o que está em andamento e onde há gargalos;
- Incluir apenas atividades essenciais na sprint – Evita acúmulo de tarefas desnecessárias e contribui para entregas mais ágeis e precisas;
- Usar categorias ou tags para segmentar – Permite priorizar atividades com mais clareza e agrupar tarefas por tipo ou objetivo;
- Dividir tarefas grandes em fases – Facilita o acompanhamento e reduz a sobrecarga visual e operacional do time;
- Executar uma tarefa por vez – Ajuda a manter o foco e evita a dispersão de energia entre múltiplas demandas.
Como o WIP se conecta às metodologias ágeis?
Como você deve ter notado, o conceito de WIP está diretamente ligado às metodologias ágeis, especialmente ao Kanban e ao Scrum.
No Kanban WIP, limitar o número de tarefas por coluna é uma prática central para garantir fluidez e evitar sobrecarga. Já no Scrum, o WIP é controlado por meio da definição clara de tarefas por sprint, com foco na entrega de valor.
Mas em ambos os casos, o objetivo é o mesmo: garantir que a equipe trabalhe com foco, ritmo e consistência. Times ágeis que aplicam limites de WIP conseguem entregar mais com menos esforço, mantendo a qualidade e a previsibilidade das entregas.
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Viu como adotar o conceito de WIP é um importante passo para a maturidade operacional da empresa? Ao limitar o trabalho em andamento, você melhora a organização do time, reduz gargalos e aumenta a eficiência. E com as ferramentas certas, esse controle se torna simples e eficaz.
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