Nada como chegar para trabalhar em uma sala limpinha e cheirosa e ainda ter um café fresquinho para aquela pausa estratégica, concorda? Essas “pequenas” coisas que tornam o dia a dia na empresa mais agradável e produtivo são as chamadas facilities. 

A área, que muitas vezes passa despercebida pelos colaboradores, na verdade, é de grande importância para a rotina corporativa. Uma boa gestão de facilities permite que os funcionários mantenham o foco em suas funções, sem a necessidade de se preocupar com determinados aspectos do funcionamento da empresa.

Com isso, um dos benefícios da área de facilities é justamente proporcionar um maior conforto para os colaboradores, melhorando o bem-estar na empresa e o colaborando para um clima corporativo mais leve e agradável.

Fique conosco até o final deste artigo e saiba mais sobre a importância da gestão de facilities. 

O que é facilities e qual sua função em uma empresa

O termo facilities management, que surgiu nos anos 60 nos Estados Unidos, descreve uma área multidisciplinar, que por aqui também é chamada de gestão de instalações ou gestão de facilidades. 

A organização internacional de normatização ISO (International Organization for Standardization) define facilities como uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business”.

Então podemos dizer que facilities são tudo aquilo que não está diretamente relacionado ao core da empresa, mas serve como uma espécie de apoio ou background para os funcionários, assumindo a parte operacional da corporação.

Entre os setores diretamente atendidos pela gestão de facilities estão o de manutenção, limpeza, segurança, recepção e cozinha, entre outros da infraestrutura corporativa. E, é claro, podem variar conforme a natureza do negócio.

Com os avanços da tecnologia, a gestão de facilities passou a abranger também as tecnologias utilizadas no dia a dia, como CRM, Help Desk e Service Desk.

Há duas categorias de facilities:

• Hard service – São os serviços necessários, relacionados à estrutura física da empresa e geralmente exigidos por lei por se relacionarem com a segurança da construção, como manutenção elétrica e hidráulica, sistema de combate a incêndio etc.
• Soft service – São os serviços que podem ser contratados e descontinuados conforme a demanda, como recepção de visitantes, portaria, refeições, dedetização, jardinagem, manobristas etc.

Como implementar facilities na empresa

A gestão de facilities pode ser implementada nos mais variados tipos de negócios, como escritórios, escolas, centros de convenções, hotéis, hospitais, estádios, centros comerciais etc. 

A administração de facilities pode ser feita por uma empresa especializada terceirizada ou por equipe capacitada interna. A terceirização é uma boa opção para quem não quer investir muito no setor, mas quer manter um bom padrão de qualidade. 

Uma das vantagens é que encargos trabalhistas, gerenciamento do pessoal e compra de materiais e equipamentos, são de responsabilidade da empresa contratada. 

Dessa forma os custos acabam sendo reduzidos e os gestores da empresa não precisam se preocupar com a gestão de facilities, ainda que tenham que acompanhar a realização dos serviços nos parâmetros definidos em contrato.

Em ambos os casos, o ideal é ter ferramentas de controle que facilitem o monitoramento dos serviços, como métricas, gráficos e relatórios. Além disso, a tecnologia não melhora apenas o controle, mas a comprovação e até a qualidade das atividades, otimizando a execução das tarefas. 

O Tiflux, por exemplo, é um sistema de automação de processos que faz a distribuição e o gerenciamento das atividades, permite o acompanhamento remoto do status das demandas abertas, cria relatórios digitais inteligentes, coleta e armazena dados em nuvem criando uma base de informação, cria painéis e gráficos com dados de cada operação, atualiza o cliente em tempo real sobre sua solicitação entre muitas outras funcionalidades.

Principais responsabilidades e serviços de facilities

Agora que você já sabe o que é o facilities corporativo, é importante entender quais as principais responsabilidades do gestor e os serviços de facilities. Como você viu, essa é uma área multidisciplinar e bastante ampla, relacionada a praticamente tudo o que não tem a ver com o core business. 

A ideia, portanto, é dar apoio aos gestores e funcionários de forma que melhorem o foco no que realmente importa, sem precisar se desviar de suas tarefas para atividades secundárias. E, ao mesmo tempo, proporcionar um ambiente de trabalho mais confortável, seguro e motivacional, o que também impacta a produtividade.

Assim, um gestor de facilities precisa fazer a administrar os contratos com fornecedores, cuidar da manutenção de máquinas e equipamentos, da logística, ser responsável pela segurança, administrar energia e água, além da portaria, recepção, garagem e manobristas, armazenagem e seleção de materiais, entre muitos outros serviços – inclusive suporte administrativo e de RH.

Mas as empresas estão cada vez mais tecnológicas e essa tecnologia também faz parte da gestão de facilities – como as equipes de suporte, Help Desk, Service Desk, softwares e sistemas que automatizam processos.

Benefícios da gestão de facilities para empresas

A gestão de facilities traz benefícios bastante diversificados para as corporações, mas para alcançar e melhorar a excelência nos serviços é importante investir em tecnologia, com sistemas e aplicativos que melhorem sua eficiência. 

Veja alguns dos benefícios em adotar uma gestão de facilities na empresa:

Redução de custos

A gestão de facilities pode ajudar a reduzir custos operacionais, como manutenção preventiva, eficiência energética e melhor utilização dos espaços. 

Prevenção de acidentes

Facilities na empresa também reduzem o risco de acidentes porque garante a manutenção adequada dos equipamentos. Além disso, também identifica e sinaliza áreas de risco, implementando as medidas de segurança adequadas. 

Melhora a experiência do funcionário

A experiência do cliente (CX) é vital para a empresa, mas é uma boa experiência do funcionário que garante o engajamento e a produtividade. Ao trabalhar em um ambiente seguro, limpo e agradável, ele se sente mais valorizado e motivado para exercer suas atividades.

Foco no core business

A gestão de facilities permite que os funcionários, de todos os escalões, se concentrem em suas atividades principais, deixando a gestão dos serviços de infraestrutura para especialistas. Com isso, o foco melhora e também a produtividade de forma geral.

Melhora a imagem da empresa

Empresas que proporcionam um ambiente de trabalho limpo, seguro e bem cuidado, melhorando a qualidade de vida corporativa de seus colaboradores também melhoram sua imagem no mercado – tanto diante de seus fornecedores, investidores e stakeholders, quanto sua imagem empregadora.

Como a área de facilities impacta a produtividade e o clima organizacional

Quando o ambiente de trabalho é bem gerenciado, os colaboradores podem se concentrar melhor em suas tarefas, sem distrações ou inconvenientes. A gestão de facilities minimiza a ocorrência de interrupções, oferecendo soluções rápidas na rotina da empresa, permitindo que as atividades fluam de forma mais produtiva.

Espaços limpos, seguros e bem equipados criam um ambiente que incentiva um desempenho mais eficiente, aumentando a produtividade. Além disso, a infraestrutura adequada facilita a colaboração e a comunicação entre as equipes, agilizando o fluxo de trabalho.

Por outro lado, esse cuidado com o ambiente de trabalho transmite aos funcionários a mensagem de que a empresa valoriza seu bem-estar e conforto. Isso contribui para a satisfação e motivação dos colaboradores, reduzindo o estresse e a rotatividade.

Passos para implementar uma gestão de facilities eficaz

O primeiro passo para implementar uma gestão de facilities eficaz é fazer uma análise detalhada das necessidades específicas da empresa, que podem variar bastante conforme o seu setor. A ideia é desenvolver um plano de ação que atenda às demandas diárias, mas também às necessidades futuras.

O próximo passo é escolher fornecedores e parceiros de qualidade, com histórico comprovado de confiabilidade e excelência em serviços. 

Depois defina um orçamento claro e realista para que os custos de facilities não pesem no caixa da empresa. Estabeleça métricas de avaliação dos serviços para monitorar o desempenho dos fornecedores e garantir que os níveis de serviço acordados sejam cumpridos.

Por fim, crie um planejamento estratégico bem estruturado, considerando as particularidades e metas da organização. Ele deve ser revisado e ajustado regularmente para garantir que a área de facilities continue a atender às demandas da empresa de maneira eficiente, contribuindo para um ambiente de trabalho produtivo e bem organizado.

Como você viu, a gestão de facilities melhora a produtividade e a satisfação dos colaboradores, mas também reduz custos operacionais através da manutenção preventiva e eficiente, contribuindo significativamente para o sucesso operacional e estratégico de uma organização.

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