Por menor que uma empresa seja, a tecnologia está presente de uma forma ou de outra na rotina. São equipamentos, ferramentas, aplicativos, programas de computador. Tudo isso precisa de gerenciamento, e é quando entra em cena o inventário de TI!
Os aparatos tecnológicos, que compõem os ativos de Tecnologia da Informação de um negócio, envolvem questões de manutenção e segurança. Além, claro, de integrarem a lista de bens de um empreendimento.
Por essa razão, inclusive, alguns profissionais chamam o inventário de TI de “controle de patrimônio”.
Você sabe qual é a importância de ter esse controle? E mais: sabe o que é necessário para fazer esses registros da forma correta?
Entenda como essas informações podem impactar positivamente sua gestão de TI.
Alguns dos motivos para fazer um controle de inventário estão ligados à segurança do seu negócio e à otimização de custos. Confira todos os detalhes sobre o tema neste artigo!
O que é inventário de TI?
Em resumo, um inventário de TI é uma espécie de catálogo completo com todas as características de cada tecnologia empregada na sua empresa.
O inventário é o que possibilita a gestão dos ativos de TI, ou seja, todos os hardwares e softwares. Confira abaixo exemplos que ilustram melhor cada uma das categorias:
| Hardwares* Todo tipo de dispositivos físicos Laptops, impressoras, computadores, smartphones, tablets, roteadores. | Softwares* Recursos que não são materiais Aplicativos, licenças de serviços, serviços em nuvem, programas de computador. |
Também é interessante englobar usuários nesse levantamento. Porém, com um cuidado especial! Para armazenar senhas e dados de acesso relevantes para a gestão de TI, saiba se a ferramenta escolhida para produzir o inventário é segura o suficiente.
Falaremos sobre esse aspecto mais adiante! Antes disso, conheça quais são os pontos positivos trazidos por essa prática.
Vantagens de organizar um inventário de TI
As palavras “organizar” e “planejar” são capazes de transformar a realidade das equipes de Help e Service Desk. Quem trabalha com TI sabe muito bem disso, não é mesmo?
Por isso, elaborar um inventário gera muitos benefícios. Conheceremos, agora, quais são eles.
Melhor aproveitamento
Esse é o momento em que você ficará por dentro de todos os ativos presentes no dia a dia da empresa. Ao fazer o diagnóstico de cada um, é bem provável que surjam oportunidades de upgrades, prazos de garantia ou otimizações que haviam sido esquecidas.
Por esse fato, um dos ganhos do inventário é desfrutar do aprimoramento do rendimento de todos os artifícios tecnológicos.
Diminuição dos riscos
Ao revisar os equipamentos e soluções para estruturar o inventário de TI, há chances de se antecipar a vários tipos de problema. É o caso de licenças vencidas, softwares irregulares ou mesmo de máquinas com muito tempo de uso.
Depois de pronto, monitorar o documento constantemente e mantê-lo atualizado é uma excelente prática para evitar fraudes e falhas de segurança.
Vida útil dos ativos
O controle de inventário de TI ajuda a saber quais são os equipamentos que precisam de manutenção. Com o cadastro das datas de revisão, consertos anteriores, atualizações e trocas, tem-se a visão precisa sobre o histórico de toda infraestrutura.
>>> Saiba como evitar dores de cabeça e mantenha os ativos de TI da empresa em dia com manutenção preventiva!
Redução de custos
Um equipamento que passa muito tempo sem revisão pode vir a apresentar problemas mais complexos e, consequentemente, mais caros. Monitorar o inventário de tecnologias da empresa evita esse tipo de situação.
Outro ponto em que o negócio sai ganhando é a eliminação de gastos desnecessários com novas aquisições, seja pelo aumento da vida útil dos equipamentos ou pela melhor distribuição dos recursos já adquiridos.
Informações que precisam constar no inventário
Para compreender quais são os elementos a serem indicados no documento, é preciso se questionar sobre qual é o tipo de informação fundamental para que um bom gerenciamento seja realizado.
Primeiro, faça uma relação ampla. Responda às seguintes perguntas:
- Quantas unidades existem de cada tipo de ativo?
Exemplo: 3 CPUs, 2 notebooks, 4 smartphones.
- Quais softwares estão instalados?
Exemplo: Tiflux.
- Quais hosts estão conectados à rede?
Exemplo: servidores, impressoras, terminais.
E mais:
- Todos os ativos estão atualizados?
- Qual é o tempo de uso de cada hardware?
- Quais são os sistemas operacionais que estão sendo utilizados?
Depois de obter uma visão macro sobre todos os recursos, é preciso partir para a etapa de relacionar informações sobre cada um deles. Sinalize o máximo que conseguir nas descrições, como versão, capacidade, último upgrade, quantidade de memória, e assim por diante.
Fazer esse mapeamento faz com que você tenha o controle total sobre tudo o que está sendo operado no negócio. É possível identificar necessidades de substituição, insuficiência ou sobra de recursos, situações de irregularidades (como programas não autorizados) e falhas de atualização.
Na prática: como fazer um inventário de TI
Lembre-se: quanto antes o inventário for feito, mais fácil será essa missão! Adaptar a equipe a esse nível de acompanhamento desde o início — com menos profissionais, menos hardwares e menos softwares — faz do controle um hábito, e a gestão torna-se mais eficaz.
Agora, o que é preciso para partir para a prática?
Uma maneira simples de fazer um inventário de tecnologias é criar uma planilha com várias colunas. Você pode incluir os seguintes pareceres:
- Nome do produto;
- Número do item;
- Quantidade;
- Data de atualização;
- Outras informações.
A planilha pode ser um arquivo armazenado no computador (se for assim, tenha sempre um backup!) ou na nuvem. Contudo, vale um alerta, pois essa não é uma alternativa considerada segura.
Por essa e outras razões, o mais recomendado é contar com a inserção do inventário de softwares e hardwares em soluções especializadas em gestão de TI. Algumas informações — principalmente se o seu inventário contar com listagem de usuários — são extremamente confidenciais.
Mas, antes de entrarmos em detalhes sobre as opções de ferramentas para inventários de TI, recomendamos a seguir alguns passos para dar início à catalogação!
Defina nomeações para não se confundir
Um mesmo programa usado em mais de uma máquina tem licenças diferentes. É imprescindível propor padrões de identificação para que cada hardware ou software seja acompanhado separadamente.
O ideal é pensar em padrões com letras e números bem visíveis, com uma lógica que possa ser lida rapidamente. Separar as listas com códigos para os diferentes departamentos da empresa pode ser uma boa ideia!
Envolva a equipe
É importante compreender o cenário em sua totalidade, e eleger alguns técnicos da equipe para participar dessa mobilização vai ajudar e agilizar o processo. Descarte a hipótese de fazer isso sem nenhuma contribuição.
Uma boa dica é convidar um membro da equipe para ser o responsável e encarar essa atividade como um projeto contínuo.
Categorize e liste os ativos
É hora de preencher o documento!
Conforme já falamos anteriormente, faça um apanhado de todos os ativos de TI utilizados no dia a dia da empresa. Crie subgrupos para começar a separar cada tipo de tecnologia dentro das grandes divisões de hardware, software e, se for o caso, usuários.
Utilize as nomenclaturas criadas para saber as referências de cada item e insira no documento todas as informações correspondentes.
Como manter o inventário atualizado?
Tão importante quanto ter um inventário é mantê-lo sempre em dia com as informações atualizadas. A maneira de fazer isso vai depender muito da ferramenta escolhida para viabilizar o cadastro desse documento.
Caso a opção seja por uma planilha salva na nuvem (em um arquivo no Google Drive, por exemplo), uma saída para isso é propor um cronograma para conferências periódicas por parte da equipe.
Ao compartilhar o arquivo, outros colaboradores podem participar dessa atribuição. Mas, já comentamos antes que essa não é uma alternativa segura.
Por isso, sistemas completos de gestão de TI propõem automações para tornar tudo mais prático e proteger as informações da sua empresa.
Não deixe de consultar especialistas e de ler mais sobre o assunto antes de tomar uma decisão. Aliás, o blog da Tiflux está repleto de materiais que vão te ajudar com essa e com muitas outras questões para organizar a TI da sua empresa!
>>> Encontre no blog da Tiflux os conteúdos que você precisa para conquistar a excelência dos serviços de TI na sua empresa!
Deixe o seu comentário