Como único ponto de contato entre usuários e a equipe técnica, o Service Desk é um dos setores mais importantes estrategicamente nas empresas de TI. Afinal, o atendimento ao cliente precisa ser de excelência para criar diferenciais que encantem os consumidores, destacando seu negócio no mercado.

Mas para gerar valor de verdade, é preciso ter as ferramentas certas, como o  Service Desk Tiflux, capaz de entregar agilidade e eficiência através de triggers inteligentes.

Os triggers (que em inglês significa “gatilhos”) são automações disparadas sempre que determinadas condições previamente definidas forem atendidas. 

Com elas é possível enviar e-mails a um cliente solicitante cada vez que o ticket entrar ou sair de um estágio ou até mesmo tornar o sistema mais inteligente e menos reativo às ações do usuário, por exemplo.

Isso dá uma agilidade incrível ao atendimento no Service Desk Tiflux, já que o fluxo de trabalho se torna bem mais rápido e assertivo, mesmo diante de procedimentos altamente complexos. 

E quando você supera a expectativa do cliente com um atendimento de excelência, o índice de satisfação aumenta – assim como as chances de fidelização e até de reverter um quadro de insatisfação.

Você também quer isso para a sua empresa? Então veja como é fácil configurar triggers inteligentes na gestão de tickets com o Tiflux.

Passo a Passo para Configurar Triggers no Tiflux

Os triggers inteligentes do Tiflux melhoram a experiência do cliente, mas também a de seus funcionários. Com isso, não só a produtividade aumenta, mas também o nível de engajamento, já que o ambiente de trabalho fica mais leve e agradável.

E é muito fácil agilizar seu suporte através de triggers inteligentes no Service Desk Tiflux. 

Confira a seguir as etapas para criar a melhor automação de atendimento ao cliente para a sua empresa:

• Acesse as configurações de automação no Tiflux navegando até Configurações > Mesa de Serviço;
• Agora crie uma nova trigger selecionando o tipo de automação que você deseja. O Tiflux oferece dois modelos: enviar e-mail e alterar valor do campo.

No primeiro caso é enviado um modelo de e-mail para um e-mail específico ou para o e-mail do solicitante da demanda sempre que o ticket entrar ou sair de um estágio.

Já o tipo “alterar valor do campo” permite que o valor de um determinado campo seja atualizado quando um ticket for aberto, receber uma nova resposta, entrar ou sair de um determinado estágio ou atender a algumas condições previamente configuradas.

• O próximo passo é definir as condições e ações para o trigger, especificando critérios que disparam a automação e suas ações correspondentes.
• Agora é salvar e testar o modelo de trigger para garantir seu funcionamento de acordo com a sua expectativa.

Melhores Práticas na Configuração de Triggers

Apesar da facilidade em criar triggers no Service Desk Tiflux, algumas dicas podem garantir os melhores resultados desses procedimentos inteligentes.

Por exemplo, para evitar conflitos entre automações no Service Desk e garantir que os triggers não se sobreponham, é importante documentar detalhadamente todas as automações e seus respectivos triggers. 

Além de facilitar a visualização e o gerenciamento de possíveis sobreposições pela equipe, essa documentação também servirá para as futuras manutenções do sistema.

Lembre-se que é preciso utilizar uma plataforma de gerenciamento centralizada que permita configurar prioridades e dependências entre as automações, como o Tiflux.

Outro ponto importante é a realização de testes extensivos em um ambiente de sandbox antes de implementar as automações. E mantenha revisões regulares e monitoramento constante dos resultados para identificar e resolver conflitos mais rapidamente, mantendo o fluxo de trabalho do Service Desk eficiente e sem interrupções. 

Exemplos Práticos de Triggers no Tiflux

Agora que você já sabe as vantagens da automação de processos de TI para melhorar a eficiência no atendimento e como é fácil configurar triggers inteligentes no Tiflux, é hora de conhecer alguns exemplos práticos de como funcionam no dia a dia.

Um exemplo comum é a configuração de um trigger inteligente para o envio automático de um e-mail ao cliente sempre que ele abrir um ticket. Dessa forma ele fica ciente de que sua demanda foi recebida e está em andamento, mas também sente-se valorizado pela empresa, que está dando uma satisfação sobre o processo.

Outra automação interessante é a alteração do responsável pelo ticket cada vez que ele muda de estágio. Isso faz com que haja mais transparência no processo e mantenha todos os envolvidos cientes de quem é o responsável.

Também é possível configurar um trigger para enviar notificações automáticas para a equipe quando um ticket permanecer sem resposta por um período específico. Assim é possível retomar mais rapidamente o processo e as medidas necessárias, reduzindo o tempo médio operacional e aumentando a satisfação do cliente.

Resolução de Problemas Comuns na Configuração de Triggers

Como qualquer outra coisa na vida, os triggers também estão sujeitos a problemas, que geralmente se resumem a pequenos erros de configuração. Mas com medidas simples é possível evitá-los ou resolvê-los. 

Há casos, por exemplo, em que as automações não são disparadas da forma esperada. Geralmente isso ocorre por falta de parametrização. 

Para resolver, basta ir até Configurações > Mesas de serviço > Mesa de serviço. Acesse então a mesa na qual você deseja configurar e dentro dessa mesa clique em “Estágios”.

Clique em “Editar” ao lado do estágio que quer configurar. Na janela que será aberta, clique em “Automações de Entrada” e selecione a automação responsável por enviar a notificação. Selecione a automação que deseja e salve as alterações.

Outra dica para evitar problemas é verificar regularmente as permissões e configurações que podem impedir o funcionamento correto dos triggers. 

Ao monitorar e fazer uma espécie de check-up periódico você pode atualizar preferências e otimizar seu fluxo de acordo com as novas demandas, ajustando seus triggers para mudanças no processo de atendimento ao cliente.

Os triggers inteligentes do Service Desk Tiflux oferecem uma abordagem mais profissional do seu serviço, facilitando a rotina da equipe e melhorando a experiência do cliente. 

Um Service Desk bem estruturado e eficiente cria fortes diferenciais competitivos para sua empresa, lançando seus negócios ao topo do mercado.

Venha conhecer o Service Desk Tiflux e conheça o que há de mais moderno, inteligente e eficiente em atendimento ao cliente por diferentes canais com fluxos de tickets e total controle de serviços.

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