A era da comunicação digital contínua nas empresas tem impulsionado a busca por meios eficientes de manter contato, como a mensagem automática no WhatsApp. Essa rede social atualmente se destaca como a mais utilizada no Brasil, segundo o relatório de 2023 produzido em parceria por We Are Social e Meltwater.
No entanto, as altas demandas diárias podem dificultar, muitas vezes, a resposta imediata às inúmeras mensagens. Por isso, é necessário explorar recursos como os textos automáticos no WhatsApp, que é um meio facilitador de manter os clientes informados e engajados, mesmo quando a disponibilidade é limitada.
Neste artigo, explicamos como colocar textos automáticos no WhatsApp, por que utilizar um software para realizar o atendimento e os principais modelos de mensagem no WhatsApp para clientes. Confira!
Como colocar mensagem automática no WhatsApp?
Ao explorar a mensagem automática no WhatsApp, é possível programar respostas personalizadas para situações específicas, como quando estiver temporariamente ausente ou quando desejar fornecer informações importantes de maneira ágil.
Essa abordagem eficiente não apenas aprimora a experiência do cliente, mas também aumenta a eficácia das interações comerciais. Mas para obter sucesso é fundamental que a empresa compreenda como estruturar essas mensagens de maneira assertiva, garantindo que elas sejam relevantes e úteis.
Portanto, é importante seguir um processo cuidadoso para maximizar os benefícios. A seguir, apresentamos um passo a passo de como programar o envio de mensagens automáticas no WhatsApp.
Tenha uma conta comercial no WhatsApp Business API
O WhatsApp Business API é importante para as empresas, pois oferece a base necessária para a integração de uma variedade de soluções e sistemas com a plataforma de mensagens. Essa integração não apenas otimiza as operações, permitindo respostas ágeis e personalizadas, mas também aprimora a experiência do cliente.
A diferença do WhatsApp Business API para o WhatsApp Business é que o primeiro, organiza, facilita e escala o atendimento ao cliente. É ideal para pequenas, médias e grandes empresas, de acordo com a demanda de cada uma. Somente nessa versão é possível utilizar chatbots de atendimento e vários atendentes em um mesmo número.
Configure mensagens automáticas
Dentro das ferramentas empresariais, existe a opção de “mensagens automáticas” ou “respostas rápidas”. Essa é a área onde a organização consegue criar e gerenciar a comunicação programada com os seus clientes.
O gestor também tem a possibilidade de escolher entre diferentes tipos de mensagens, como de saudação inicial, de ausência temporária ou mensagens de respostas ágeis.
Personalize a mensagem
É importante que a empresa conheça bem o perfil dos seus clientes, para estruturar mensagens personalizadas e que mantenham uma relação de respeito e satisfação com todos eles, independente do foco. Apesar de serem automáticas, a forma como a organização se comunica com o seu público é essencial para a fidelização e sucesso.
A mensagem automática no WhatsApp precisa ser clara, objetiva, amigável e relevante para o contexto do cliente.
Defina gatilhos e condições
Configurar os gatilhos e condições que acionam o envio da mensagem automática é essencial para uma maior assertividade e direcionamento dos textos. Isso pode incluir palavras-chave específicas usadas pelos clientes ou horários de envio, como fora do horário comercial.
Integre soluções
Algumas empresas também utilizam soluções que oferecem recursos avançados de atendimento ao cliente no WhatsApp Business. Esses sistemas podem permitir respostas automatizadas mais complexas, gerenciamento de conversas em equipe e integração com sistemas de CRM.
Teste a funcionalidade
Antes da empresa ativar a mensagem automática, é importante testar internamente para garantir que funcione conforme o esperado, além de garantir que os textos estejam bem estruturados, sem erros e correntes.
Uma boa ideia para o teste é enviar mensagens a alguns profissionais da equipe e pedir a interação deles com a conta. Assim, é possível fazer a verificação e saber se a mensagem automática está ativada corretamente.
Monitore e faça ajustes quando necessário
É fundamental que a empresa mantenha um monitoramento regular das mensagens automáticas e sua eficácia. Com base no feedback dos clientes e nas métricas de engajamento, é possível fazer ajustes conforme necessário, para oferecer uma experiência ainda mais satisfatória.
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Por que utilizar um software para realizar o atendimento via WhatsApp
Uma pesquisa da Abes (Associação Brasileira das Empresas de Software), mostra que em 2021, no Brasil, 26,65% das empresas investiram em softwares.
Em uma era cada vez mais digital, é fundamental ter um sistema que facilite o controle e a coordenação das tarefas organizacionais, que é essencial para alcançar resultados consistentes e otimizados.
Um software projetado para centralizar informações, atua como uma plataforma única que reúne dados, processos e recursos, simplificando a execução de atividades e a resolução de demandas. Além disso, ele oferece inúmeros benefícios como, por exemplo:
- Acesso simplificado;
- Gestão eficiente;
- Monitoramento em tempo real;
- Aumento da produtividade;
- Economia de tempo e recursos;
- Flexibilidade e escalabilidade;
- Histórico de atividades.
O sistema Tiflux é um exemplo de software que oferece funcionalidades de centralização de informações e gestão de atividades. Algumas de suas características incluem:
- Gestão de tarefas: permite a criação, atribuição e acompanhamento de tarefas, ajudando a equipe a manter o foco e atingir metas;
- Workflow customizável: oferece a flexibilidade de criar fluxos de trabalho personalizados, adaptados às necessidades específicas da equipe ou projeto;
- Comunicação integrada: facilita a comunicação interna, permitindo a troca de mensagens, comentários e anexos diretamente nas tarefas;
- Monitoramento visual: a interface fornece uma visão clara do status das atividades, agilizando a identificação de gargalos e a redistribuição de recursos, se necessário;
- Automatização: oferece recursos de automação que podem agilizar processos repetitivos e aumentar a eficiência;
- Integrações: pode ser integrado com outras ferramentas, como o WhatsApp Business API que citamos anteriormente. Assim é possível oferecer uma experiência de trabalho mais precisa e otimizada.
8 modelos de mensagem automática no WhatsApp para clientes
A mensagem automática no WhatsApp não apenas otimiza a comunicação entre empresa e cliente, mas também reforça a eficiência e personalização, proporcionando uma experiência mais satisfatória.
Para um contato mais assertivo, é essencial uma boa estruturação dos textos. Por isso, listamos abaixo, alguns exemplos de mensagem automática no WhatsApp que podem ser enviadas aos clientes, em situações distintas.
- Boas-Vindas
- Olá [Nome do Cliente]! Bem-vindo(a) à [Nome da Empresa]! Estamos aqui para ajudar no que você precisar. Fique à vontade para nos perguntar sobre nossos serviços e produtos.
- Saudações, [Nome do Cliente]! É um prazer tê-lo(a) como nosso cliente. Estamos ansiosos para proporcionar a você uma experiência excepcional!
- Divulgação de Evento
- Prepare-se para uma noite incrível no nosso evento [Nome do Evento]! Será no dia [Data] às [Horário]. Contamos com a sua presença para tornar esse evento memorável.
- [Nome do Evento] está chegando! Marque em seu calendário: [Data] – [Horário]. Não perca essa oportunidade única de se divertir e aproveitar ofertas exclusivas!
- Solicitação de Agendamentos
- Olá [Nome do Cliente]! Está na hora de agendar sua próxima sessão de [Tipo de Serviço]. Por favor, informe-nos suas preferências de data e horário para que possamos acomodar sua agenda;
- Gostaríamos de agendar um horário conveniente para a sua reunião de [Tipo de Serviço]. Responda com as datas e horários que funcionam para você, por favor.
- Confirmação de Agendamento
- Seu agendamento para [Data] às [Horário] está confirmado, [Nome do Cliente]! Aguardamos ansiosamente para atendê-lo(a) e oferecer a melhor experiência possível;
- Obrigado por agendar conosco! Estamos ansiosos para recebê-lo(a) em [Data] às [Horário] para o seu [Tipo de Serviço].
- Solicitação de Feedback pós-Serviço
- Esperamos que tenha gostado do nosso serviço, [Nome do Cliente]. Sua opinião é valiosa para nós. Por favor, compartilhe seu feedback para que possamos continuar a melhorar!
- Agradecemos por escolher [Nome da Empresa]! Como foi a sua experiência? Ficaríamos gratos se você pudesse nos fornecer seu feedback.
- Oferta Especial para Clientes Fiéis
- Como forma de agradecimento por ser um cliente fiel, oferecemos um desconto especial de [Percentual] em sua próxima compra. Aproveite essa oferta até [Data de Validade];
- Parabéns, [Nome do Cliente]! Você ganhou [Benefício Exclusivo]. Apresente este cupom na sua próxima visita e aproveite.
- Lembrete de pagamento
- Olá [Nome do Cliente], queremos lembrá-lo(a) de que o pagamento referente ao seu pedido está pendente. Por favor, efetue o pagamento até [Data].
- Sua fatura de [Valor] vence em [Data]. Por favor, realize o pagamento para garantir a continuidade dos nossos serviços.
- Aniversário do Cliente
- Feliz Aniversário, [Nome do Cliente]! Desejamos a você um dia repleto de alegria. Para comemorar, oferecemos [Desconto ou Benefício] em sua próxima compra.
Todos os exemplos citados acima são uma forma de orientar as empresas na hora de criar o seu próprio modelo. É essencial personalizar essas mensagens de acordo com a marca e estilo de comunicação, para que elas ressoem de forma autêntica aos clientes.
Além disso, as organizações precisam estar atentas quanto à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela regula a coleta e o tratamento de dados pessoais, por isso, o WhatsApp empresarial precisa do consentimento explícito dos usuários e impõem medidas de segurança robustas para proteger as informações.
Em caso de desrespeito à lei, as organizações podem ser multadas em até R$50 milhões. Por isso, as empresas que utilizam o WhatsApp devem se adequar às diretrizes da LGPD para evitar problemas e preservar a privacidade dos seus clientes.
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