Um gestor de TI precisa de muitos braços, remédios para dor de cabeça e um dia com 48 horas, ou apenas das ferramentas certas? Chegou a hora de descobrir como ter uma gestão de TI efetiva com sua equipe!
Você já se sentiu frustrado pela alta demanda de trabalho, atividades repetitivas e braçais, falta de recursos, etc ? O dia a dia de uma equipe de TI pode ser um cenário bem complicado se não houverem soluções para esse tipo de desafios. Para evitar essa falta, enumeramos algumas ferramentas e processos importantes para gestores de TI fomentarem o potencial de suas equipes.
Gestão de atividades
Como você gerencia as atividades de sua equipe? No ERP (Excel Resource Planing)? Na caixa de e-mails?
Ter um processo efetivo e uma ferramenta que permita a criação de um workflow adequado do fluxo de trabalho ajudará muito na gestão das atividades em sua empresa.
O que é necessário encontrar ou desenvolver para gerenciar corretamente as equipes:
- Personalizar o workflow de trabalho das equipes internar;
- Transparência e comunicação das informações entre técnicos e clientes;
- Visão e gestão de prazos;
- Acompanhamento de status e andamento das atividades à mão;
- Relatórios com extração de dados para a gestão.
Gestão do tempo da equipe
Controlar as próprias rotinas já não é fácil, gerir o tempo de uma equipe então nem se fala.
Como gestores, se não conseguirmos gerir o tempo para fazer o que é necessário, facilmente perdemos oportunidades de negócio e clientes. Ele é um recurso extremamente escasso, não só falando em horas trabalhadas, mas também os prazos para executar uma atividade. Ter conhecimento de como seu tempo é e será utilizado pode determinar se uma atividade é eficaz ou não.
A alguns pontos devemos nos atentar na gestão do tempo de equipes:
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- Como está a produtividade Individual de meus colaboradores? É possível metrificar qual a eficiência de cada um? Quanto eles entregam?
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- Qual a Carga de trabalho de sua equipe? Os trabalhos estão sendo executados a contento ou a alta carga de trabalho tem implicações na qualidade deles? Nem sempre ter muito serviço é uma boa notícia;
- Você gerencia a ociosidade de sua equipe? Ela é controlada ou excessiva? Lembre-se que equipes ociosas podem custar caro.
Fazer essa gestão completa torna-se inviável sem o apoio de uma ferramenta que permita o controle e acompanhamento.
Gestão do Conhecimento
A cada dia de trabalho a sua equipe adquire novos conhecimentos, seja no suporte ou no desenvolvimento de novas soluções. O que você está fazendo com esse conhecimento?
É comum a empresa “perder conhecimento” quando há a saída de um membro. Isso acontece quando a experiência fica só na “cabeça” desse profissional, por falta de um processo efetivo de documentação.
O ITIL recomenda que toda equipe tenha uma base de conhecimento para ser alimentada e consumida nas atividades do dia-a-dia. Esta é um conjunto de informações acumuladas sobre um determinado assunto. É um tema mítico do ITIL e que todos desejam ter, mas requer muito empenho e dedicação para conseguir manter. Se bem empregada e funcional, pode melhorar muito a qualidade de atendimentos e ajuda muito aos técnicos.
Gestão de Inventários
Muitos gestores acham que serviços de TI consistem apenas em manter computadores e redes funcionando e seus sistemas. O valor estratégico da TI, vai na verdade, muito além do serviço reativo que executamos.
A grande maioria das empresas não fazem inventário de TI. Os motivos são vários: crescimento desordenado, falta de investimento, profissionais com pouco conhecimento, etc.
Contudo, como gerenciar algo sem ter controle disso? Veja se você consegue responder as perguntas a seguir:
- Quantos computadores tem na empresa?
- Quantos são desktops e quantos são notebooks?
- Quais sistemas operacionais estão rodando?
- Os equipamentos estão atualizados?
- Quais softwares estão instalados?
- Todos computadores, notebooks e servidores tem antivírus?
- Qual o tamanho do HD, quantidade de memória, qual o processador?
- Qual a idade destes hardwares? Já está na hora de trocar?
- O hardware desses computadores suportam uma atualização de SO?
Essas são apenas algumas das perguntas que nos deparamos no dia-a-dia das operações de TI. Cada uma delas tem sua importância, pois nos ajudam a entender melhor o ambiente de TI e trabalhar e agir preventivamente.
Nessa hora é importante contar com uma ferramenta que automatize e ajude sua empresa com a gestão do inventário.
Gestão Preventiva
Você provavelmente já passou por algum imprevisto e, convenhamos, a maioria deles não são agradáveis. Nestas situações o pensamento que nos vem à mente é “devia ter feito isto ou aquilo”. Porém é quase sempre tarde demais para se reverter o quadro.
Como diz o ditado: prevenção é o melhor remédio. Vamos trazer isso para o ambiente de TI. Sem prevenção acabamos trabalhando de forma reativa e assim na maioria dos incidentes haverão deslocamentos inesperados e haverão transtornos do tempo em que a infraestrutura do seu cliente ficará fora do ar até que o problema seja resolvido.
Isso traz desconforto para o cliente que necessita do serviço e para sua equipe que entra num ritmo acelerado para resolvê-lo apressadamente. Aqui é onde está a maior diferença da TI preventiva e reativa.
O lado proativo visa a prevenção dos incidentes como foco. Não significa que eles não irão ocorrer, mas sua equipe trabalhará de forma que os índices de casos como estes sejam os mais baixos possíveis, até mesmo para que não ocorram mais.
Convido você a se aprofundar no tema com nosso artigo completo sobre gestão preventiva.
Gestão de Monitoramentos
Essa área tem uma ligação muito forte com a gestão preventiva. Monitoramento ajuda se prevenir antes que determinado problema ocorra ou identificá-lo e resolver antes que cause sérios danos.
Tratando-se de de equipamentos e sistemas de TI é importante contar com ferramentas flexíveis e práticas que auxiliem essa gestão, de preferência que:
- Sejam multiplataforma, permitindo o uso em uma gama maior de sistemas operacionais;
- Tenham Dashboards eficientes e intuitivos;
- Gerem alertas e acompanhamentos;
- Sejam integrado com o gestor de atividades para acionar rapidamente a equipe técnica quando o problema ocorrer;
- Tenha flexibilidade para se adaptar às necessidades de cada empresa;
- Possibilite a criação de inteligência para que o monitoramento possa gerar ações automáticas afim de reparar o incidente rapidamente;
Enfim, a qualidade da ferramenta de monitoramento e automação pode aumentar a eficiência de sua gestão e tornar o trabalho de sua equipe mais preventivo e menos reativo.
Gestão de TI efetiva na prática
Mais que um dia que tenha 48 horas, nós precisamos de tecnologia aliada a processos eficientes que otimizem o nosso trabalho e potencializem os nossos resultados.
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