Melhoria contínua é uma expressão sempre presente entre profissionais de Tecnologia da Informação. Seguindo essa linha, existem metodologias ágeis que ajudam a organizar e a facilitar as rotinas e a gestão de equipes.
Você sabe o que é Scrum? Trata-se de um conjunto de práticas dinâmicas para aprimorar processos. Por isso, é perfeitamente aplicável no dia a dia de equipes de TI. E não ache que se trata de algo muito complexo! Alguns termos próprios podem causar essa impressão, como:
- Sprint;
- Planning;
- Scrum master.
Mas, não. E você vai descobrir ao longo deste artigo que essa técnica é super acessível e útil! Aliás, é uma ótima dica para sua gestão de TI. Então, siga com a leitura e aprenda tudo sobre Scrum nos próximos tópicos!
O que é Scrum?
O Scrum é um framework de trabalho focado em viabilizar a realização de projetos complexos em menos tempo e com recursos otimizados. Foi criado pelo americano Jeff Sutherland, desenvolvedor de software, em 1993.
O nome é resultado de uma analogia que Sutherland propôs a partir do estudo (em inglês) “The New Product Development Game”, de Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. Nele, os autores comparam a atuação de equipes de alta performance a retomadas de jogadas no rugby, denominadas “scrum”.
Takeuchi e Nonaka falam, no artigo, sobre como uma equipe de rugby percorre, unida, uma pequena distância. A bola é levada para frente ou para trás — dependendo do movimento que seja mais interessante diante das circunstâncias — com a finalidade de chegar ao gol do rival.
Essa é exatamente a essência do que é Scrum. Ou seja: muitas vezes, é preciso dar um passo atrás e fazer correções de alto impacto para obter resultados melhores mais adiante.
Mas, ainda vamos entender melhor como tudo isso fica na prática! Antes disso, vamos nos aprofundar um pouco mais no conceito.
Scrum e ágil são a mesma coisa?
Não. Scrum é um dos tipos de estrutura ágil. Isso quer dizer que ele faz parte da metodologia Agile, e tem como objetivo dividir projetos em sessões de trabalho em pequenos períodos.
Com isso, criam-se condições para uma atuação flexível e de constante revisão do projeto em foco, tudo baseado em três pilares:
- Transparência, com uma visão ampla de todos os processos acessível a todos os integrantes;
- Inspeção, por meio da vigilância frequente sobre imprevistos e problemas que possam surgir no caminho;
- Adaptação, colocando em primeiro lugar o aproveitamento de oportunidades e correções que surjam no andamento das atividades.
>> Entenda o que são metodologias ágeis e quais são seus benefícios!
Quais são os papéis e componentes deste framework?
As funções distribuídas para estruturar o Scrum são:
- Product Owner (P.O.) ou Dono de Produto, responsável por liderar decisões ligadas ao produto e por orientar o time sobre os objetivos a serem alcançados;
- Scrum Master, dedicado a auxiliar os integrantes a superar obstáculos, filtrar demandas que não estejam relacionadas ao escopo planejado e incentivar a produtividade dos colaboradores;
- Time Scrum, composto em média por 5 a 10 profissionais com conhecimentos complementares, que assumem a realização das atividades listadas em conjunto na fase do Backlog.
Componentes do Scrum
Mais do que saber o que é Scrum, é importante tomar nota das diretrizes para conduzir os trabalhos dessa forma. Essa estrutura não é para engessar os processos ou impor direcionamento, e sim para facilitar que as equipes sejam autogerenciáveis.
Para construir caminhos de abertura da comunicação e de estímulo ao aprendizado contínuo do time, as rotinas são organizadas a partir dos componentes abaixo.
Projeto e Product Backlog
Esse é o documento que reúne todas as entregas previstas para o projeto. Pode ser uma lista ou uma planilha, com a especificação de graus de prioridade e status.
Veja um exemplo na ilustração a seguir.
Sprint
Os ciclos de Sprint são os prazos para realização de um conjunto de itens do Product Backlog. As equipes envolvidas são responsáveis por definirem qual é a melhor duração de uma Sprint, segundo suas rotinas. Esse tempo, geralmente, compreende no máximo duas semanas.
Para o bom gerenciamento de projetos, os ciclos são sempre iguais. Assim, a equipe tende a se adaptar com a quantidade de tarefas que pode abraçar em cada um deles.
Sprint Planning Meeting
Ao fim de cada ciclo, a equipe faz uma reunião para planejar a próxima Sprint e conversar sobre como foi o andamento do anterior. Nessa reunião, o time irá construir o Backlog da Sprint seguinte, com novas tarefas a serem realizadas.
O encontro também serve para uma conversa sobre a carga de trabalho, as dificuldades enfrentadas e os pontos que podem ser melhorados no ciclo subsequente.
Daily Scrum
É uma reunião diária, que deve ser planejada e garantida pelo Scrum Master. Essas reuniões são para deixar todos cientes do andamento do projeto, e devem durar o menor tempo possível (geralmente, 15 minutos são o suficiente).
Cada integrante do time deve responder o que fez no dia anterior, o que está no radar para trabalhar no dia e se há algum impedimento para suas atividades. Caso exista algum imprevisto, a discussão para encontrar soluções deverá ser realizada fora do encontro.
Sprint Review Meeting e Sprint Retrospective
Antes de ir para a próxima Sprint, é importante que a equipe converse sobre seu último ciclo de atividades. Esse é um momento voltado ao alinhamento de expectativas e ao compartilhamento de aprendizados, obstáculos e conhecimento.
Como aplicar a metodologia Scrum na gestão de TI?
Apesar de ser simples, essa dinâmica exige uma sequência de definições para poder ser implantada para gerir serviços de TI.
A seguir, veja como proceder e cumpra essa missão com sucesso!
Faça um treinamento
Apresentar essa forma de trabalho aos colaboradores é o primeiro passo. Todos os profissionais devem entender o que é Scrum para que ele possa funcionar bem.
Esse também é um fator determinante para adequar o framework à realidade do seu departamento, já que podem surgir boas contribuições durante o treinamento.
Analise as demandas e crie as equipes
Faça uma lista das entregas e desdobre-as em atividades. Isso vai ajudar a entender quem deve integrar os times, além de ser uma ótima base para etapas seguintes, como o Backlog e a organização das Sprints.
Defina as funções de Product Owner e Scrum Master
Apesar do termo “Product”, o P.O. é uma liderança técnica e faz a ponte com o cliente final (quando for o caso), conforme falamos anteriormente. Você pode, inclusive, propor um nome diferente se as tarefas da sua TI não estiverem ligadas a um produto.
Proponha aos times a eleição de quem vai assumir esse papel e de quem será a pessoa responsável pela atribuição de Scrum Master.
Crie o Backlog
Depois de todos os alinhamentos feitos até então, os times estarão aptos a reunir as entregas previstas no Backlog. Essa documentação será a principal referência para direcionar o andamento das Sprints.
Planeje a Sprint
Os times devem escolher o item de maior urgência entre os apontamentos do Backlog. A partir disso, cada integrante poderá informar o que será feito durante o período da Sprint e quanto tempo deve levar em cada atividade.
Inicie o ciclo
Com o ciclo iniciado, P.O. e Scrum Master deverão conduzir os rituais diários e semanais para a fluência das tarefas. A meta é que, ao final do período, a entrega seja realizada.
Faça a revisão
Ao concluir o período, é chegado o momento de trocar experiências, falar sobre os desafios superados e o que pode ser aprimorado para dar continuidade às próximas Sprints.
Quais as vantagens do Scrum para a área de TI?
Agora que você sabe o que é scrum e como incluí-lo na gestão de TI, é hora de compreender todos os benefícios trazidos por ele. Seja em um projeto ou departamento, sua aplicação pode trazer vantagens como:
- facilidade para identificar e solucionar gargalos com diálogo constante;
- maior integração e produtividade em times de Service Desk e Help Desk;
- incentivo de valores como cooperação;
- trocas multidisciplinares a partir da interação de profissionais com habilidades e conhecimentos diversos;
- redução do tempo e dos custos para cumprimento das demandas;
- controle mais detalhado dos cronogramas;
- foco em melhoria contínua.
Os reflexos de tudo isso contribuem com a agilidade das resoluções e, consequentemente, com a elevação dos índices de satisfação do cliente. E, para tornar tudo isso ainda mais eficiente, a tecnologia é capaz de ampliar os resultados.
Utilizar um sistema de gestão de TI, por exemplo, é um fator que favorece tudo o que foi abordado até aqui. Afinal, algumas funcionalidades são indispensáveis para uma boa performance da metodologia Scrum e dos serviços prestados pelo seu departamento.
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