A Gestão Eletrônica de Documentos – GED – pode ser a solução para problemas frequentes em empresas, relacionados ao armazenamento dos seus documentos. Por exemplo, comumente, os funcionários de uma organização têm dificuldades de localizar documentos específicos.
Assim, os processos acabam atrasando, frustrando os colaboradores e decepcionando clientes. Além disso, há quem refaça documentos que já existem, porque precisa deles para dar continuidade às suas atividades, mas não consegue encontrá-los.
Quando consegue, é depois de muito tempo procurando, ocupando seu tempo, quando poderia estar realizando atividades mais relevantes. Portanto, a empresa perde tempo de produção dos seus funcionários.
Mas a implementação da GED ajuda na simplificação da organização e armazenamento dos documentos, possibilitando o acesso rápido a eles, por todos que precisarem.
Quer saber o que é GED e como ela torna isso possível? Continue sua leitura!
- O que é GED?
- Como funciona um GED?
- Como aplicar um GED na empresa?
- Quais as vantagens em usar o GED na empresa?
- Reduz espaço
- Dispensa papel
- É seguro
- Recuperação de documentos
- Acesso à distância
- Integração entre equipes
- Otimização da gestão
- Padronização de procedimentos
- Como é o processo de aplicação do GED na empresa?
- Faça a triagem dos documentos
- Selecione uma ferramenta segura e eficiente
- Treine sua equipe
- Catalogue os documentos
- Estabeleça níveis hierárquicos para acesso
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O que é GED?
GED, Gestão ou Gerenciamento Eletrônico de documentos, se trata de uma tecnologia corporativa que automatiza o controle de documentos. Por meio dele, é possível organizar e armazenar documentos de qualquer natureza digitalmente, ajudando na preservação do patrimônio documental do negócio.
Esse sistema tem como objetivo unificar e facilitar a gestão de documentos, desde a sua criação até a sua exclusão e preservar a sua integridade. Dessa forma, é possível fazer o seu acompanhamento durante todo o seu ciclo de vida útil, até o momento em que for possível deletá-los.
A implementação da Gestão Eletrônica de Documentos ajuda a eliminar o uso dos papéis físicos, possibilitando encontrar documentos através de uma simples pesquisa. Utilizá-lo é importante para acompanhar a crescente tendência que é a digitalização dos papéis.
Isso porque, além de colaborar com a sustentabilidade, ele possibilita que diferentes pessoas de uma mesma equipe, ou que diferentes times acessem documentos de onde estiverem, quando quiserem. Portanto, trabalhar com documentos digitalizados facilita o trabalho em equipe.
Em suma, o GED é um software que possibilita a geração de documentos e o seu controle, enquanto ele existir. Ele armazena os documentos, fazendo com que eles estejam sempre disponíveis para consulta, sejam fáceis de localizar e estejam seguros na nuvem.
Como funciona um GED?
O funcionamento do GED é simples e consiste na digitalização e gerenciamento de documentos que antes estavam em papel físico e agora armazenados em nuvem.
Quando estão no sistema, o gestor consegue verificar quem os criou, quando e se houve alterações. Se não houver mais necessidade de manter o documento salvo, basta descartá-lo.
É possível armazenar e acompanhar qualquer tipo de documento, como contratos, materiais criativos, folha de pagamento e outros.
Para facilitar a gestão, a GED possui ferramentas que indicam os documentos que estão envolvidos em cada processo da empresa, prazos relacionados a eles e como a empresa os classifica. Assim, fica mais fácil ter controle sobre as atividades dos colaboradores e garantir a fluidez dos processos.
Como aplicar uma GED na empresa?
A implementação da GED na empresa deve seguir algumas etapas lógicas, para funcionar. Primeiro, se a empresa ainda trabalha com documentos em papéis, ela deve se preparar para digitalizá-los. É necessário saber como será feita a captura e ter um local para armazenar os documentos.
A etapa seguinte é a reunião dos documentos no local onde será feito o escaneamento. O ideal é que isso seja feito por categorias, como setor ou assunto, para facilitar a organização deles no dispositivo ou na nuvem.
A cada documento digitalizado, é importante verificar a qualidade da imagem, garantindo nitidez e qualidade. Se algum deles não estiver legível, deve-se repetir o processo de digitalização.
Apenas por último, faz-se a integração com o sistema de Gestão Eletrônica de Documento escolhido pela empresa. Entretanto, empresas que já trabalham com documentos digitalizados podem começar a armazenar seus documentos diretamente no GED.
Quais as vantagens em usar o GED na empresa?
Como você notou, a GED auxilia na organização e disposição dos documentos, facilitando o acesso a eles.
Além da melhor organização, que é benéfica para gestores, colaboradores e setores como departamento pessoal, ou de marketing, é possível encontrar nele as seguintes vantagens:
Reduz espaço
O armazenamento digital libera espaços que seriam ocupados com arquivamento de papéis. Fazendo a Gestão Eletrônica de Documentos, a empresa pode aproveitar seu espaço físico para outras atividades.
Dispensa papel
Como documentos digitais dispensam o uso de papel, a empresa economiza com a manutenção da infraestrutura necessária para guardar arquivos. Além disso, não usar papel é uma tendência sustentável que tem ganhado cada vez mais espaço no mercado.
Ainda em termos de economia, a GED reduz os gastos com a compra de papéis e com o conserto de equipamentos e promove o uso consciente dos recursos naturais. Portanto, implementá-lo é benéfico para a empresa e o meio ambiente.
É seguro
Arquivos guardados em papéis estão sujeitos às intempéries, que os levam a deterioração. Além disso, eles podem apagar com o tempo ou com o manuseio frequente, dificultando a leitura do seu conteúdo. Ainda, podem molhar, sujar, amassar ou serem queimados, em casos de incêndio.
Nada disso é possível quando o armazenamento dos documentos se dá em nuvem. Mesmo que os dispositivos da empresa estraguem, ainda será possível acessá-los de outros dispositivos.
A GED também assegura que o acesso aos documentos se dê apenas por pessoas autorizadas. Dessa forma, a empresa não precisa se preocupar quanto ao vazamento de dados importantes e informações sensíveis.
Recuperação de documentos
Como os documentos são armazenados na nuvem, perdê-los é incomum. Mas, se isso acontecer, é possível recuperá-los eletronicamente, já que o sistema realiza backups regulares e uma equipe de TI consegue restaurar suas versões antigas.
Ou seja, é possível acessar documentos que foram excluídos equivocadamente. Além disso, você pode ter acesso a versões antigas de um mesmo documento, para acompanhar as mudanças pelas quais ele passou.
Acesso à distância
Como você notou, o acesso aos documentos, pela GED, é feito de qualquer dispositivo, bastando ter acesso à internet e autorização para isso. Portanto, toda a equipe pode encontrar o que precisa no sistema e prosseguir com seu trabalho normalmente, mesmo fora da sede da empresa.
Integração entre equipes
Por ser um facilitador do acesso a documentos por todos que trabalham em uma empresa, a GED auxilia o trabalho em equipe. Com ele, não é preciso contatar outro departamento para solicitar um documento e esperar até que alguém tenha disponibilidade para enviá-lo.
Também não é necessário ir de um local para o outro, para conseguir acesso à documentação e dar prosseguimento ao trabalho. É só abrir o sistema e pesquisar por ela que pode, inclusive, ser acessada por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
Padronização de procedimentos
O armazenamento de documentos na Gestão Eletrônica de Documentos segue determinados padrões, para que seja possível encontrá-los com facilidade depois. Assim, economiza-se o tempo da equipe, que consegue acessá-los com poucos cliques e prosseguir com suas atividades.
Otimização da gestão
A GED possibilita aos gestores acompanhar em tempo real o que está sendo feito com os documentos, de onde estiverem. Além disso, eles podem acessá-los a qualquer momento, para tomar decisões.
No setor de marketing, por exemplo, toda a equipe pode acessar documentos como briefings, planos estratégicos, materiais criativos e relatórios de desempenho. Assim, é possível trabalhar em conjunto na criação de campanhas, mesmo que alguns membros da equipe estejam fisicamente distantes.
Como é o processo de aplicação da GED na empresa?
Como você percebeu, a GED oferece muitos benefícios às empresas. Mas implantá-lo deve seguir um planejamento bem estruturado, para que ele dê certo e a migração de documentos seja eficaz. Portanto, veja um passo a passo para aplicar essa tecnologia na sua empresa!
Faça a triagem dos documentos
Se a sua empresa ainda acumula papel, verifique se há o que descartar, antes de continuar o processo para digitalizar os documentos.
Afinal, digitalizar algo desnecessário será perda de tempo. Também é preciso organizar os documentos, para que eles sejam escaneados na ordem correta, o que facilitará seu armazenamento na nuvem.
Contudo, se sua empresa já digitaliza os documentos, mas ainda não utiliza uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos, faça esse mesmo processo com os documentos que já estão digitalizados. Ou seja, organize-os e verifique o que pode excluir antes de sincronizar com um GED.
Selecione uma ferramenta segura e eficiente
Ao fazer a triagem, é possível que você perceba funcionalidades necessárias na GED, para manter a organização dos documentos. É possível, também, que você já saiba de algumas funcionalidades que precisa para tornar o acesso a eles mais fácil na sua empresa.
É importante anotá-las, para buscar um software que consiga atender a essas necessidades. Mas, ao encontrá-lo, busque referências da empresa fornecedora. Informações como tempo de mercado e nível de satisfação dos clientes indicarão se o ideal é fechar um contrato com ela.
Além disso, a seleção do fornecedor deve considerar, também, a sua capacidade de auxiliar a sua empresa na transição de documentos em papel para o digital.
Treine sua equipe
Geralmente, ao implementar mudanças na empresa, há um período de adaptação dos funcionários e uma certa resistência a elas. Por isso, a empresa deve informá-los do processo de aplicação da Gestão Eletrônica de Documentos e falar-lhes sobre os seus benefícios.
Ao compreender as melhorias na rotina e o ganho de tempo no trabalho, será mais fácil engajar a equipe. A participação de cada um é importante no momento de organizar os documentos e fazer a sua triagem.
E também é importante que todos se familiarizem com o GED, após sua implantação. Para isso, a empresa deve oferecer treinamentos e acompanhar de perto os colaboradores, de forma que não reste nenhuma dúvida sobre o uso da tecnologia.
Catalogue os documentos
A forma como a empresa catalogará os documentos, será como eles serão encontrados no sistema. Por isso, é preciso estabelecer critérios de organização e informá-los a todos, para saberem como pesquisar por eles na GED.
É possível, por exemplo, separar os documentos conforme o departamento, o autor, a data de criação ou o assunto. Cada empresa deve determinar os melhores critérios segundo a realidade do negócio. Mas, quanto mais fáceis de lembrar e utilizar, melhor será a rastreabilidade da documentação.
Estabeleça níveis hierárquicos para acesso
A empresa pode utilizar o mesmo sistema para guardar todos os documentos, mas permitir o acesso a eles de forma restrita. Isso porque o GED permite a criação de níveis de acesso a determinados documentos.
Assim, preservam-se dados sensíveis e a empresa consegue cumprir a Lei Geral de Proteção aos Dados de uma forma mais simples. Apenas quem possuir autorização para abrir determinado documento, pode fazê-lo.
O GED pode permitir, também, apenas a abertura do documento, bloqueando alterações que não sejam feitas por pessoas autorizadas. Dessa forma, cada colaborador e gestor terá acesso apenas aos documentos que forem relevantes para suas atividades.
Como você notou neste artigo, a empresa que adota a Gestão Eletrônica de documentos, consegue reduzir despesas e economizar espaço.
Além disso, ela acelera processos e auxilia na integração das equipes, aumentando a produção de seus colaboradores.
Uma boa forma de economizar dinheiro, otimizar processos e modernizar seu setor!
Jader Bastos é especialista em Departamento Pessoal na Sólides Tangerino. Além de atuar em áreas contábeis e rotinas de Departamento Pessoal, sobretudo admissões, férias, rescisões, benefícios e consultoria de dúvidas trabalhistas, também é professor na Escola de Pessoas, com aulas voltadas para o DP. Jader atua em ações e eventos de bem-estar de colaboradores e interações de RH. Trabalha com controle e sistemas de ponto, como a Sólides Tangerino
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