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Ordem de Serviço: o que é, como fazer e modelo grátis

TIFlux - Ordem de Serviço: o que é, como fazer e modelo grátis
Ademir Vicente Machado Junior
16 de maio de 2024

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A ordem de serviço é um documento muito utilizado pelas empresas para formalizar solicitações de serviços ou produtos. Sua elaboração e uso eficientes são fundamentais para garantir a organização e a agilidade na execução das atividades.

Por isso, entender como elaborar uma ordem de serviço de maneira adequada é essencial para manter a clareza e a precisão das informações, além de garantir que todas as etapas do processo sejam cumpridas de forma eficiente. 

Neste artigo, entenda o conceito de ordem de serviço, quais são os tipos, porque seu negócio precisa ter essa documentação, como fazer e preencher corretamente. Além disso, disponibilizamos um modelo gratuitamente. Confira!

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O que é uma Ordem de Serviço?

A ordem de serviço é um documento formal que registra as solicitações de serviços técnicos ou manutenções a serem realizadas em equipamentos ou sistemas de informática. 

Ela serve como um guia para os técnicos ou analistas de suporte, detalhando as tarefas a serem executadas, os prazos, os recursos necessários e outras informações relevantes

Por exemplo, em uma empresa de TI, uma ordem de serviço pode ser utilizada para registrar a instalação de software em computadores, indicando o nome do sistema, os equipamentos em que deve ser instalado, a data e hora, entre outros detalhes específicos. 

Assim, a ordem de serviço facilita o acompanhamento e a organização das atividades, garantindo a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.

Quais são os tipos de Ordem de Serviço?

Existem diversos tipos de ordens de serviço, cada uma adaptada para atender a diferentes necessidades e contextos. Abaixo estão alguns dos principais tipos:

Ordem de serviço para manutenção preventiva

Esta ordem é usada para programar e documentar atividades de manutenção preventiva em equipamentos, máquinas ou sistemas. Ela inclui tarefas como inspeções regulares, lubrificação, limpeza e ajustes para garantir o bom funcionamento e prolongar a vida útil dos aparelhos. 

Esse tipo de ordem é essencial para evitar falhas inesperadas, reduzir o tempo de inatividade e otimizar a eficiência operacional das instalações.

Ordem de serviço para manutenção corretiva

Esse documento é emitido em resposta a uma falha ou problema identificado em um equipamento, máquina ou sistema. Ela detalha as ações necessárias para diagnosticar, reparar e restaurar o aparelho ao seu estado operacional normal. Isso pode envolver substituição de peças, reparos ou ajustes.

A ordem de serviço de manutenção corretiva é fundamental para minimizar o período de inatividade, restaurar a produtividade e garantir a segurança.

Ordem de serviço para instalação de equipamentos

Esta ordem é usada para coordenar e documentar a instalação de novos equipamentos, como computadores, sistemas de telecomunicações, aparelhos de rede e outros dispositivos. Ela inclui etapas como preparação do local, montagem, instalação física e configuração inicial.

O registro detalhado dessas etapas garante uma implementação ágil e sem problemas, garantindo a funcionalidade adequada dos novos aparelhos.

Ordem de serviço para serviços técnicos

Este documento é emitido para registrar e gerenciar serviços técnicos prestados a clientes ou usuários finais. Pode incluir atividades como suporte técnico, resolução de problemas, configuração de software, instalação de atualizações e outras assistências técnicas.

O registro detalhado dessas tarefas ajuda a manter um serviço preciso e de qualidade, proporcionando satisfação ao cliente.

Ordem de serviço para manutenção de infraestrutura

Esta ordem é usada para planejar e executar a manutenção de infraestrutura física, como sistemas elétricos, sistemas de HVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado), sistemas de segurança, entre outros. Ela inclui inspeções, reparos, testes e manutenção preventiva para garantir o funcionamento seguro e confiável.

O registro dessas atividades é essencial para garantir a conformidade com regulamentos e normas de segurança.

Por que sua empresa precisa ter um modelo de Ordem de Serviço?

Um modelo de ordem de serviço é essencial para qualquer organização que ofereça serviços ou realize atividades de manutenção, instalação ou reparo. Para isso, é necessário ter atenção em alguns pontos importantes, como os listados abaixo.

Comunicação interna

A ordem de serviço permite uma comunicação clara e eficaz entre a equipe, garantindo que todos estejam alinhados com as expectativas e requisitos do serviço. Além disso, serve como um ponto de referência para atualizações sobre o progresso do trabalho e comunicação de problemas ou necessidades de suporte.

Organização e controle

Esse documento ajuda na atribuição de responsabilidades, na gestão de recursos e na definição de prazos, facilitando a coordenação das operações. Ao manter um registro detalhado de cada serviço realizado, ele auxilia na análise de desempenho e na identificação de áreas de melhoria.

 Histórico de atendimento

A ordem de serviço simplifica o acompanhamento da evolução dos serviços prestados, permitindo uma análise retrospectiva das demandas, soluções aplicadas e feedbacks recebidos. Com esse histórico, é possível identificar padrões, tendências e áreas de melhoria para aprimorar o atendimento ao cliente.

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Como fazer um modelo da Ordem de Serviço?

A ordem de serviço proporciona transparência, organização e controle dos serviços prestados. Para cumprir seu propósito de forma eficaz, alguns itens-chave devem estar presentes nesse documento:

  • Dados da empresa e do cliente: permitem identificar as partes envolvidas e estabelecer uma comunicação clara. Informações como nome, endereço, contato telefônico e e-mail são essenciais para garantir que o contato seja eficiente e que qualquer eventualidade possa ser resolvida;
  • Descrição detalhada do serviço: específica o que será realizado, evitando ambiguidades e garantindo que as expectativas do cliente sejam atendidas. É possível evitar mal-entendidos e fornecer uma orientação clara para a equipe responsável pela execução das tarefas;
  • Data e horário de início e término do serviço: auxiliam no planejamento e na alocação de recursos, além de fornecerem um registro temporal das atividades. Essa informação permite que a empresa gerencie melhor o tempo e os recursos disponíveis, garantindo uma execução dentro do prazo estabelecido;
  • Assinatura do colaborador responsável: confere responsabilidade pela execução do serviço e serve como comprovação de que o trabalho foi realizado. Essa assinatura  garante tudo conforme o combinado, além de ser um registro importante para possíveis auditorias e controle de qualidade;
  • Termos e condições: esclarecem as responsabilidades de ambas as partes, garantindo que todos os aspectos do serviço sejam compreendidos e aceitos. Isso proporciona transparência no relacionamento entre cliente e empresa, evitando possíveis mal-entendidos e conflitos.

Cada um desses itens é fundamental para garantir a clareza, a responsabilidade e a eficiência no processo de prestação de serviços, contribuindo para a satisfação do cliente e para o sucesso da empresa.

Como preencher corretamente sua Ordem de Serviço?

Preencher de forma completa e detalhada a ordem de serviço é primordial para garantir que o serviço seja executado corretamente e atenda às expectativas do cliente

Quando todos os campos são preenchidos adequadamente, desde as informações básicas da organização e do cliente até os detalhes específicos da solicitação, é possível evitar mal-entendidos e ambiguidades. Isso proporciona uma base sólida para o colaborador responsável compreender claramente o escopo do trabalho, os requisitos específicos e quaisquer instruções especiais.

Detalhar a solicitação na ordem de serviço é igualmente importante, pois isso fornece informações essenciais sobre o que o cliente espera do serviço

Descrever de forma minuciosa as necessidades e as preferências, juntamente com quaisquer especificações técnicas relevantes, ajuda a orientar o colaborador durante a execução do serviço.

Detalhar a solicitação na ordem de serviço permite que a equipe de atendimento tenha uma visão clara do trabalho a ser realizado, facilitando a alocação de recursos adequados e a tomada de decisões assertivas ao longo do processo. Isso contribui para a satisfação e reputação positiva da marca.

Modelo de ordem de serviço para gestão de TI

Acompanhar as ordens de serviço (OS) é essencial para empresas que desejam manter o controle sobre suas operações. Para facilitar esse processo, a Tiflux desenvolveu uma planilha simples e totalmente personalizável. 

Com ela, sua equipe pode monitorar o status de cada ticket, gerenciar prioridades e prazos, e acompanhar os responsáveis por cada atividade. Essa ferramenta oferece uma visão ampla de todas as OS, permitindo que o seu negócio mantenha o panorama geral de serviços de forma eficiente e organizada. 

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