Ordem de serviço ou OS, é a formalização do serviço prestado que vai ser executado a um cliente, ou seja, o cliente solicita uma tarefa e o prestador desse serviço formaliza em uma OS.
É um documento que representa tudo o que deve ser feito que o cliente tenha solicitado e o que ele espera do trabalho a ser realizado. Utilizar a ordem de serviço em uma empresa é um processo simples e também é necessário.
Muitas empresas possuem um grande fluxo de solicitações de serviços e, dessa forma, acaba gerando todos os dias a necessidade da criação de processos para organizar todas as solicitações que chegam diariamente.
Contudo, a ordem de serviço é uma maneira simples de lidar com isso, a utilização desse documento é um dos processos mais usados por empresas de todos os segmentos, desde uma oficina mecânica até um prestador de serviço de Tecnologia da Informação, por exemplo.
Existem muitas maneiras de se implementar as Ordens de Serviços, desde a criação de planilhas ou até mesmo a contratação de uma atividade especializada para criar e gerenciar esses documentos.
5 Vantagens de utilizar a Ordem de Serviço
A ordem de serviço como já foi dito anteriormente, serve para fazer a formalização da tarefa solicitada, mas, existem algumas outras vantagens de utilizar em sua operação, vamos citar 5 delas abaixo, confira:
1- Acompanhamento da Equipe
Ao utilizar as ordens de serviços, você consegue ter um controle maior sobre sua equipe, sabendo o que cada um está fazendo, para assim, ter um controle maior de tempo das atividades exercidas.
2- Alocação de Responsabilidades
Quando se utiliza ordens de serviços para ter esse controle, o gestor tem um maior controle do que está pendente e, o que cada colaborador está fazendo. Dessa maneira, consegue fazer uma alocação de responsabilidades baseada no que está acontecendo naquele momento.
3- Segurança dos Dados e Informações
Ao utilizar um sistema de ordens de serviços tudo fica documentado referente ao serviço que vai ser prestado, informações como: o que foi combinado para ser feito, prazo de entrega, valores e, entre outras informações importantes.
Os dados que são armazenados no banco de horas são protegidos, garantindo assim, a segurança não só do prestador de serviços, mas também do cliente de pessoas má intencionadas.
Por isso, a Ordem de Serviço pode gerar ainda mais credibilidade para os clientes pois as informações são todas documentadas e arquivadas.
4- Controle Financeiro sobre Serviços Realizados
Quando uma empresa utiliza ordens de serviços ela obtém um controle em tempo real dos serviços que estão sendo prestados e com isso consegue fazer uma previsão do faturamento futuro.
5- Controle do Estoque
Conforme citado anteriormente, do mesmo jeito que você consegue controlar a parte financeira com as Ordens de Serviços, você também consegue ter um controle de estoque, pois ao saber a quantia de serviços que vão ser feitos, é possível fazer uma conferência no estoque e separar o que vai ser utilizado nos próximos trabalhos e, com isso, organizar a compra com os fornecedores, evitando atrasos nas entregas.
Service Desk
Um sistema muito utilizado por empresas de TI e até empresas dos mais variados segmentos para controlar ordens de serviços, é o Service Desk.
O objetivo do Service Desk é atuar de forma mais macro, de acordo com os problemas do negócio e não dos usuários. Além de ter maior controle do que foi feito ou está pendente. Logo, existem atividades estratégicas que devem ser executadas para a eficiência do serviço, como:
- Mudanças nos processos internos;
- Integrações entre os sistemas;
- Padronização nos sistemas de informação;
- Atividades de prevenção, auditoria e monitoramento;
- Atuamos fortemente na gestão do serviços oferecidos, etc.
Dentro do TiFlux as Ordens de Serviços são os Tickets, que é onde você vai colocar as informações da solicitação do cliente e também do decorrer atendimento. Assim, o cliente vai acompanhando o atendimento em tempo real pelo aplicativo ou pelas notificações enviadas via e-mail.
Caso tenha interesse, teste o TiFlux sem compromisso em sua empresa.
Trello
O Trello é usado em todo mundo e bastante conhecido por ser uma ferramenta prática e gratuita de gerenciamento de projetos em listas, muito versáteis que podem ser ajustadas de acordo com as necessidades do usuário.
Com ele, você consegue ajustar seus trabalhos em quadros, colocando todos os seus planos, metas, estudos e outras prioridades. É possível anexar etiquetas e nomeá-las de acordo com a sua realidade, além de incluir fotos, prazos de entregas e o responsável por cada tarefa.
É uma excelente ferramenta para fazer a divisão de todas os seus projetos, além de conseguir analisar de maneira macro tudo o que está sendo feito ou que ainda precisa ser feito. Perfeito para quem gosta de organização e praticidade.
Para testar o Trello é só clicar aqui.
Planilha Gratuita de Atendimento de Clientes
Nós criamos uma planilha para fazer aberturas de chamados que possui algumas funcionalidades que podem te ajudar a organizar suas atividades, com ela você vai conseguir:
Gerenciar Responsabilidades
Sua equipe pode definir quem está cuidando de cada chamado e até indicar outra pessoa para o atendimento.
Visualizar prioridades
Organize para seus técnicos a prioridade de cada uma das ordens de serviços abertas na planilha.
Precificar cada chamado
Diga o valor final de cada atendimento para somar o resultado final e faturar a cobrança para seus clientes.
Organizar clientes e faturas mensais
Visualize quais os valores a serem cobrados por mês pela valorização dos chamados atendidos.
Para acessar a planilha gratuita clique aqui.
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