O controle de inventário é uma ação que sempre deve estar na cabeça dos gestores, sendo um negócio de Ti ou não. Explicando de maneira simples, o controle de inventário é uma supervisão realizada sobre todo o estoque de uma empresa.

Entender o que entra e sai do seu estoque, onde ele está localizado e a quantidade, é muito importante para ter um controle maior de quais as demandas da empresa, ajudando a reduzir os custos extras e desnecessários, acelerando assim, o cumprimento de prazos.

Utilizar de sistemas de controle de inventário também pode ser uma boa opção para equilibrar as contas e organizar os negócios. 

Mas para entender um pouco melhor do que é qual a importância, preparamos este conteúdo.

O que é controle de inventário de TI?

Para uma empresa funcionar corretamente, é necessário possuir alguns métodos tecnológicos, como software e hardware. Alguns deles podem ser chamados inclusive de “ativos de TI”, que são itens físicos e virtuais que compõem uma rede corporativa.

Ou seja, o controle de inventário na área da TI nada mais é, do que fazer uma lista com todos esses ativos, que como dissemos acima, que geralmente são softwares ou hardwares.

Softwares: Software é o conjunto de instruções dadas a um computador, para que ele execute determinada tarefa. É a parte intangível de uma máquina, desenvolvida por meio de códigos e linguagem de programação.

Um exemplo é quando ligamos o computador, nesse caso, é o software que passa as informações que são necessárias para que o hardware funcione. E cada função do hardware é controlada por um software exclusivo.

Hardwares: Todos os equipamentos físicos relacionados à tecnologia, que são os componentes físicos de um computador, como por exemplo, o monitor, a placa mãe, disco rígido (HD) e teclado. Ou seja, o hardware é a parte tangível. E nisso, ele é dividido em dispositivos de entrada, dispositivos de saída, componentes internos e dispositivos de armazenamento secundário. 

Não ter um estoque com itens suficientes pode ser um risco para não gerar novas vendas, assim como não tem seu controle de inventário organiza também significa menos venda e ainda mais prejuízos para realizar a manutenção de todo o processo.

Origem do controle de inventário

O início da utilização dessa prática da gestão começou por volta de 1500, na Itália e, seis anos antes, em 1494, o Frei Francisco Luca Pacioli publicou uma obra no mundo, falando sobre a contabilidade, que cita: “A Contabilidade Aplicada na Administração Privada e Pública” trouxe ideias fundamentais para um bom controle de inventário.

De maneira geral, a teoria do Frei, aborda sobre equilíbrio financeiro, a relação entre créditos e débitos que acontecem dentro do controle de inventário, que seriam as entradas e saídas de produtos e itens patrimoniais das empresas. 

 E, a partir da visão do Frei Francisco que os negócios sobre esse assunto começaram a se organizar, mas com isso também surgiu algo que prejudica muito a saúde financeira das empresas, que o famoso desperdício. 

Motivos para fazer

Agora vamos apresentar alguns motivos para você se preocupar em fazer um controle de inventário eficiente na sua empresa, confira:

Redução de custos

Melhorando a gestão dos ativos, a diminuição dos riscos de perdas importantes também é possível reduzir os custos da empresa.

Isso acontece porque quando um aparelho tecnológico fica muito tempo sem a devida manutenção, ele propende desenvolver problemas sérios, que irão precisar de mais recursos para serem solucionados. Por isso o controle de inventário traz diversos benefícios para os ativos de TI, e também para toda gestão financeira da organização.

Diminui os riscos sobre grandes perdas

Você já pensou perder tudo aquilo que já foi documentado em um software de gestão em um piscar de olhos? Nada legal, né? Ao fazer esse controle de inventário é possível enxergar quando algo está dando de errado. Ele ajuda a antecipar o problema sendo possível resolver antes mesmo dele piorar.

Aumento da vida útil

Fazer o controle de inventário facilita muito na hora que for realizar a manutenção dos equipamentos, isso ajuda a aumentar ainda mais a vida útil deles.  Dessa maneira você irá conseguir ter tudo documentado, todas as datas de manutenções, troca e atualizações de sistemas. Automaticamente você tem seus equipamentos conservados e menos custo efetuando compra de novos produtos.

Maior controle dos ativos de TI

Se for feito o controle de inventário de maneira correta, é possível aproveitar o máximo dos equipamentos tecnológicos dentro do prazo de garantia oferecida pelo fabricante. Esse aproveitamento inclui o suporte gratuito e limite de prazos para renovar sempre a garantia de equipamentos que estejam em estado mais críticos, como servidores, por exemplo.

Maior segurança

Como todos os softwares são ativos de TI, eles devem estar contidos no inventário. Ou seja, toda vez que um novo software for instalado e atualizado, ele entrará na lista para controle de inventário. Essa é uma excelente forma para que o gestor possa identificar de maneira mais rápida qualquer programa que não deveria ser instalado e assim, fazer a remoção correta.

Essa ação evita inúmeros problemas, entre eles se destaca evitar que softwares maliciosos entrem no sistema e causem danos.