O cronograma de projeto é um ótimo aliado para a empresa que deseja ter organização nas etapas, uma visualização ampla e uma gestão dos processos mais precisa. Ele é eficiente, auxilia na otimização do tempo e na melhor execução das tarefas.
Neste artigo, explicamos o conceito de cronograma de projeto, o passo a passo da melhor forma de estruturá-lo e como otimizar a gestão de projetos com um sistema que facilita o controle e acompanhamento. Confira!
O que é o cronograma de projeto?
O cronograma de projeto é uma ferramenta, como uma linha do tempo, com o objetivo de fazer um gerenciamento organizado e assertivo de todas as tarefas e etapas de um projeto. Assim, todos os processos são executados com eficiência, qualidade e no tempo de entrega definido.
Com essa ferramenta, o gestor consegue ter um melhor controle de todo o projeto, monitorar o desempenho da equipe, identificar gargalos com maior facilidade e rapidez e avaliar se as tarefas estão alinhadas com o prazo determinado.
Para que um cronograma de projeto seja completo, ele precisa conter todas as informações e dados relacionados a cada uma das etapas. Além disso, é fundamental que ele também apresente:
- Datas especificadas para cada tarefa (de início e fim);
- O grau de prioridade de cada atividade;
- Os recursos essenciais para a execução da tarefa;
- A ordem exata a ser seguida.
Monte um cronograma de projeto em 4 passos
Montar um cronograma vai muito além de apenas definir as tarefas e prazos, pois é importante que tudo esteja alinhado com o planejamento do negócio, os objetivos e metas. Por isso, seguir um passo a passo é uma maneira de criar um cronograma com maior assertividade. Confira, a seguir, como fazer.
- Definir o escopo
Parece um passo óbvio, mas definir o escopo do projeto requer atenção para estruturar todo o cronograma com precisão. Os gestores alinham o que precisa ser feito em cada etapa, as equipes responsáveis por cada processo, os recursos necessários e o orçamento.
Assim, é possível estabelecer prazos coerentes, manter um bom desempenho e fazer uma gestão assertiva.
- Fazer uma EAP
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) facilita os processos, pois ela estabelece entregas menores, ajudando os gestores em um monitoramento mais detalhado de cada tarefa e reduzindo as chances de erros.
A EAP possibilita organizar e simplificar o escopo, estruturando a ordem correta de cada uma das atividades.
- Priorizar as tarefas
Definir a ordem exata de cada uma das tarefas, pelo nível de prioridade, é fundamental para uma execução dinâmica das etapas. Assim, os gestores conseguem evitar problemas com prazos.
Algumas atividades precisam da conclusão de outras para seu início, por isso, manter essa ordem de importância é essencial. Dessa forma, é possível visualizar caso as tarefas prioritárias não estejam sendo realizadas conforme o planejado, para evitar que a execução das etapas não seja prejudicada.
- Monitorar o cronograma
O monitoramento do cronograma é essencial para analisar o desempenho das tarefas, ter atenção ao tempo e avaliar a produtividade da equipe.
Além disso, esse controle também facilita a identificação de gargalos com rapidez, permitindo a execução das ações corretivas de forma a não atrapalhar todos os processos.
Como otimizar a gestão de projetos?
Para facilitar o controle e acompanhamento do cronograma de projeto, é fundamental ter um sistema de gestão como aliado. Ele auxilia na automação e otimização das tarefas, na centralização de dados e informações, no monitoramento do desempenho através dos indicadores e na maior eficiência.
Um levantamento feito pela IDG Research Services mostra que empresas que utilizam um sistema de gestão crescem 35% com mais agilidade do que as organizações que não aderem ao software. Isso mostra como ter essa tecnologia na rotina do negócio eleva a performance das atividades.
Um sistema de gestão de projetos oferece inúmeras vantagens para todas as etapas e faz com que a entrega final seja de qualidade e alto nível. Isso gera maior satisfação do cliente, e consequentemente, mais destaque no mercado. Dentre os principais benefícios de investir em um software, estão:
- Aumento da produtividade;
- Relatórios detalhados das tarefas, em tempo real;
- Informações precisas com os indicadores de desempenho;
- Redução de erros;
- Otimização de tempo;
- Suporte preciso da empresa de software.
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