Gestão de projetos 7 minutos

9 melhores ferramentas e metodologias de gestão de projetos

TIFlux - 9 melhores ferramentas e metodologias de gestão de projetos
Ademir Vicente Machado Junior
8 de maio de 2023

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Gerenciar projetos é uma tarefa que exige muito esforço e dedicação. Não importa o tamanho da sua empresa ou a complexidade do seu projeto em andamento: é provável que aconteça dificuldades dentro dos processos.

Felizmente, ferramentas de gestão de projetos, juntamente com metodologias inteligentes, são excelentes maneiras de facilitar as atividades — e há uma grande quantidade delas disponíveis para serem conhecidas e testadas.

Por essa razão, reunimos algumas das principais metodologias e ferramentas de gestão de projetos que podem dar apoio aos mais variados negócios, seja na área de tecnologia ou marketing, por exemplo.

O foco, aqui, está na melhoria dos processos de gerenciamento de projetos e na garantia da excelência nas entregas para o cliente. A seguir, veja como elas ajudam nisso!

9 ferramentas e metodologias de gestão de projetos

Gerenciar projetos pode ser um desafio e tanto, especialmente em um ambiente onde as coisas mudam rapidamente, certo?

Por isso, é importante ter uma metodologia bem definida e as ferramentas certas para garantir um fluxo de trabalho produtivo e eficiente.

Aqui, vamos abordar algumas das principais ferramentas e metodologias de gestão de projetos que podem ajudar gerentes de projetos a conquistar resultados excepcionais.

  1. Kanban

O Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos que se concentra em melhorar a eficiência, reduzir o desperdício e aumentar a transparência do fluxo de trabalho. Ele ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e as demandas do projeto.

Para isso, faz uso de um quadro visual, normalmente dividido em colunas, para representar o fluxo de trabalho. As tarefas são representadas por cartões, que se movem através das colunas conforme são completadas.

Essa metodologia é particularmente útil em projetos com um grande número de tarefas menores ou que exigem uma grande flexibilidade. 

Também é ideal para equipes que precisam lidar com demandas variáveis ou com muitas interrupções externas. Sua principal vantagem é permitir uma gestão mais ágil e flexível de projetos complexos.

Scrum

O Scrum é outra metodologia ágil de gestão de projetos que se concentra em equipes autônomas, colaboração e entrega incremental.

Ele se baseia em sprints, que são períodos fixos de tempo (normalmente de uma a quatro semanas) durante os quais uma equipe trabalha em um conjunto de tarefas.

No início de cada sprint, a equipe define um objetivo e um conjunto de tarefas para atingir esse marco. Através da divisão do projeto, é possível maximizar a produtividade da equipe e entregar resultados em um curto espaço de tempo.

Acaba sendo muito útil projetos com um grande número de tarefas interdependentes ou  que exigem uma grande flexibilidade.

PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de boas práticas para a gestão de projetos, publicado pelo Project Management Institute (PMI).

Essa metodologia descreve uma série de processos de gestão de projetos que podem ser aplicados a qualquer tamanho e complexidade. Serve para projetos que precisam de um gerenciamento estruturado e controlado.

Ele é bem clássico, tendo escopo bem definido e é capaz de gerenciar projetos complexos, com muitas interdependências. A principal vantagem do PMBOK é a sua consistência e padronização, o que permite uma gestão mais previsível e controlada.

Cascata

O modelo Cascata — também conhecido como ciclo de vida sequencial — é um modelo linear de gestão de projetos que se concentra em entregas sequenciais de cada fase do projeto.

Cada fase termina antes que a próxima possa começar. Ele pode ser uma boa solução para projetos que possuem requisitos claros e estáveis e onde o escopo do projeto é definido desde o início.

A principal vantagem do Cascata é a sua simplificação do processo de gestão, o que ajuda a minimizar riscos e garantir a qualidade do produto.

Lean

A metodologia Lean é uma abordagem de gestão que se concentra na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua.

O Lean é baseado em cinco princípios fundamentais: definir valor, identificar o fluxo de valor, criar fluxo contínuo, estabelecer pull (puxar) e buscar a perfeição. Pode ser útil em projetos com recursos limitados e onde a eficiência é essencial.

A principal vantagem do Lean é a sua capacidade de identificar pontos de melhoria em todas as etapas do projeto, resultando em um produto com maior qualidade e menor custo.

Diagrama de Gantt

O Diagrama de Gantt é uma ferramenta visual que ajuda a planejar, monitorar e controlar o projeto. É uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza um gráfico de barras para representar as tarefas e o cronograma do projeto.

Cada barra representa uma tarefa e a sua posição no gráfico indica quando a tarefa deve ser concluída.

Vale a pena para projetos complexos, que envolvem muitos recursos e dependências. A principal vantagem do Diagrama de Gantt é a sua clareza e precisão na definição de prazos e entregas.

Six Sigma

Six Sigma é uma metodologia de gestão de qualidade que se concentra na redução de variações e na melhoria contínua dos processos. Ele se baseia em cinco fases: definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC).

Durante essas fases, são utilizadas diversas ferramentas estatísticas para avaliar a qualidade do processo, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, desenvolver soluções e implementar mudanças.

Isso faz dele muito útil em projetos onde a qualidade é fundamental e onde a eficiência pode ser melhorada.

Embora o Six Sigma tenha se popularizado na indústria de manufatura, atualmente é aplicado em diversas áreas, desde a saúde até os serviços financeiros.

Project Model Canvas

O Project Model Canvas é uma metodologia de gestão de projetos visual que se concentra em criar um mapa claro e conciso do projeto. Ele se baseia no Business Model Canvas, bem popular no planejamento estratégico para empresas.

Nove elementos principais que representam as áreas críticas do projeto compõem essa metodologia:

  1. Problema;
  2. Solução;
  3. Estratégia;
  4. Objetivos;
  5. Recursos;
  6. Parcerias;
  7. Stakeholders;
  8. Riscos;
  9. Métricas.

Acaba sendo útil para ajudar os gerentes de projetos a visualizar o projeto de forma clara e concisa, facilitando a comunicação e o alinhamento entre as equipes.

5W2H

5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a garantir que todas as informações relevantes sejam consideradas ao planejar e executar um projeto. O acrônimo “5W2H” significa:

  • What (O quê): O que será feito?
  • Why (Por que): Por que o projeto é importante?
  • Who (Quem): Quem será responsável por cada tarefa?
  • Where (Onde): Onde o projeto será realizado?
  • When (Quando): Quando as tarefas serão concluídas?
  • How (Como): Como as tarefas serão realizadas?
  • How much (Quanto): Quanto vai custar o projeto?

Ao usar o 5W2H, os gerentes de projetos podem definir objetivos realistas, estabelecer responsabilidades claras, criar um cronograma compreensível e determinar um orçamento realista para o projeto.

O 5W2H é particularmente útil em projetos menores ou menos complexos, onde a simplicidade e a facilidade de uso são fundamentais para o sucesso do projeto.

Sistema de comunicação

Um sistema de comunicação integrada, que oferece atendimento interno e externo, como oTiflux, também é uma excelente ferramenta de gestão de projetos.

As ferramentas de comunicação também podem ser usadas para promover a colaboração entre os membros da equipe e outras partes interessadas.

Isso pode ser feito por meio de plataformas de compartilhamento de arquivos e ferramentas de gerenciamento de tarefas colaborativas.

Esse local central ajuda a aprimorar o alinhamento entre pessoas, procedimentos e soluções no dia a dia corporativo, trazendo melhores resultados na hora da execução.

Aproveite e melhore sua comunicação interna com a Tiflux!

Vantagens e funcionalidades do Tiflux para gestão de projetos

O Tiflux pode ajudar sua empresa a ter uma gestão de projetos mais eficiente, principalmente porque consegue garantir uma comunicação interna muito mais produtiva.

No entanto, essa não é a única vantagem. O gestor de projetos também consegue ter tanto uma visão macro dos projetos como o acompanhamento de cada membro da equipe individualmente.

Além disso, as integrações automáticas do sistema também auxiliam no gerenciamento, mantendo todas as informações sincronizadas e disponíveis para serem utilizadas sempre que for necessário.

Outras funcionalidades importantes que apoiam a gestão de projetos são:

Aproveite para entender ainda mais sobre o sistema Tiflux!

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