Gestão de projetos

PMBOK – Como usá-lo em projetos da sua equipe

tiflux
13 de fevereiro de 2020

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O PMBOK (Project Management Body of Knowledge), consiste em uma padronização que identifica e considera os processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas da gestão de projetos.

Independente da área em que você trabalha, é muito provável que em algum momento de sua vida você já tenha trabalhado em algum “projeto” da sua empresa, não é mesmo?

Sempre que algo assim aparece, é de grande utilidade que algum profissional envolvido tenha conhecimento sobre como realizá-lo. Existe, para ajudar nisso, um comitê internacional que estuda projetos, o Project Management Institute (PMI). 

O PMBOK é uma das publicações desse grupo que ajuda equipes a realizarem projetos internos e externos das empresas. E,nos últimos anos, a gestão de projetos tem se tornado um ótimo método de garantir o desempenho, de qualquer tipo de empresa. E com o passar do tempo, diversas técnicas foram desenvolvidas para aprimorar ainda mais o gerenciamento das atividades, para priorizar os prazos e custos de cada um dos projetos. 

Mas para entender de forma detalhada, o que é o PMBOK e como usar em sua empresa para ter ainda mais sucesso, confira nosso post.

O que é exatamente o PMBOK?

O PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge) é uma publicação elaborada pela PMI uma das instituições de maior renome internacional em gestão de projetos — que tem como intuito padronizar conceitos no mercado. Esse trabalho de padronizar é o que faz com que o PMBOK não seja um material de metodologia.

Em torno das quase 600 páginas do artigo teórico e prático, o profissional entra em contato com as 10 áreas do gerenciamento de projetos, e acaba aprendendo a planejar, executar e controlar todas as etapas de um projeto desenvolvido em diversas fases. 

Essa publicação definiu o que são fatores como processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas dentro de um projeto. Isso foi estruturada pois, geralmente, projetos dentro de uma empresa é uma atividade que possui data para acabar. Diferentemente de tarefas ordinárias de suporte, projetos possuem atividades e motivações únicas e não repetitivas.

Além de tudo, indo de encontro com os conceitos utilizados nesse segmento, o Guia PMBOK descreve o ciclo de vida de um projeto de maneira completa, levando em consideração os métodos, atividades e documentos associados.

No que influencia as empresas de Suporte?

É importante em um projeto entender de modo organizado tudo que precisará ser alocado para sua realização. O PMBOK ajuda as equipes a entenderem quantos esforços precisam ser contabilizados. Isso não define como a empresa irá se planejar, em quanto tempo ou com quem.

A publicação da PMI busca apenas inspirar as empresas com o que é interessante se estruturar com planejamento prévio, para não cair no meio do projeto em situações de déficit imprevistas. Além disso, os principais principais objetivos do PMI são:

  • Formular padrões profissionais de gestão de projetos;
  • Gerar conhecimento por intermédio da investigação;
  • Promover a gestão de projetos como profissão através de seus programas de certificação pmp.

Como adotá-lo?

Primeiro é necessário que alguém da equipe entre em contato com a publicação. Com suas instruções tudo o mais é uma questão de trabalho em equipe, bem intuitivo.

O PMBOK convida equipes a entenderem como seus colaboradores, conhecimentos e ferramentas contribuem na realização de gerenciamento de projetos com sucesso. Para fazer isso ele separa os projetos em 5 fase:

  • Iniciação;
  • Planejamento;
  • Execução;
  • Monitoramento e controle;
  • Encerramento.

A partir dessa separação a organização da estrutura dos times, processos de gerenciamento e atividades são facilitadas. Adotar as boas práticas para alcançar determinados objetivos é fundamental.

Qual a importância do PMBOK na gestão de projetos?

Quando os conhecimentos forem adquiridos com o PMBOK, o gestor das atividades tem a possibilidade de uniformizar os processos, conseguirá também estabelecer instruções claras e objetivas e, socializar a informação de maneira adequada, garantindo que o gerenciamento de projetos pode haver confiança e qualidade. 

Contudo, a quando as responsabilidades são distribuídas de maneira correta, as ações torna-se mais transparentes e, cada profissional inserido conhece quais são as entradas de suas atividades.

O controle de cronograma, EAP (Estrutura Analítica do Projeto) dão a proporção devida para que cada  funcionário entenda exatamente o que e, quando deve ser realizado. 

Pilares do PMBOK

Integração

A área de integração, segundo o PMBOK, é a responsável por garantir que todas as demais estarão em sinergia e comunhão. Ela administra os recursos e alocações, diálogos entre recursos financeiros e setor de aquisições, feedbacks de stakeholders e equipe de qualidade, etc.

Em resumo, a integração gerencia as interdependências entre a equipe e a influência que o trabalho de cada uma tem sobre a outra.

Escopo

O escopo é algo padrão para qualquer projeto. É este grupo que dita o que definirá o projeto como pronto através de uma lista de atividades, componentes que precisam estar prontos ou necessidades que devem estar atendidas.

Fica ao encargo deste escopo apresentar ao fim de tudo o “checklist” que apresenta tudo o que foi planejado de maneira corretamente e entregue no projeto em questão.

Tempo

O PMBOK defende que, baseado nos trabalhos dos demais setores, o gerenciamento do tempo precisa ser realizado. Ele contabiliza o esforço e trabalho necessários para finalizar o projeto e define seus prazos.

Para realizar o seu trabalho ele precisa (através da integração) estar ciente do escopo, dos custos, orçamentos, recursos humanos, riscos e etc.

Os responsáveis por essa parte devem organizar as agendas de trabalho e entregas da equipe a fim de que todas as interdependências entre elas sejam cumpridas a tempo do projeto não ficar inviabilizado ou ter a parada de alguma das equipes.

Custo

O gerenciamento dos custos, no PMBOK, garante que orçamentos  não ultrapassem a verba liberada para ele. Ele precisa administrar os recursos externos, compras e materiais, assim como pagamentos e recursos humanos do trabalho.

Os responsáveis por isso precisam ser cientes dos riscos e possibilidades de projetos. Os orçamentos podem incluir novas contratações no meio do projeto ou reposição de equipamentos por conta de imprevistos. Sem o controle de custos é fácil um projeto ser inviabilizado.

Qualidade

Todo cliente possui expectativas acerca dos projetos realizados para ele. O trabalho da gestão de qualidade é entender, avaliar e definir para o resto da equipe aquilo que torna a entrega satisfatória(e até positivamente surpreendente quando possível).

Recursos humanos

O PMBOK define o RH como gestor das funções e responsabilidades de cada membro da equipe e subequipes. Há aqui a necessidade de definir habilidades necessárias para cada área no desenvolvimento do projeto. Em caso de necessidade de contratação e liberação de funcionários, cobranças e treinamento, essa área precisa estar conectada à time.

Comunicações

É necessário que toda a equipe saiba em que pés estão os projetos, suas atividades e suas dependências. Para que isso aconteça é importante que a comunicação aconteça de maneira transparente e completa.

No PMBOK, a gestão de comunicação define como, quando e quem receberá as informações sobre o projeto. É importante que a transparência não entregue informações a quem ela não seja relevante. É importante que as equipe não sejam atrapalhadas nem pela falta nem pelo excesso de informação. O armazenamento e histórico das comunicações também é responsabilidade dessa gestão.

Um dado interessante que a PMI apresenta é que 90% do tempo do Gerente de Projetos é dispensado nessa área de conhecimento. Isso acontece uma vez que muito tempo deles é ( sem essa gestão ) gasto com a resolução de problemas que poderiam ter sido resolvidos se o resto da equipe tivesse as informações certas em suas mãos.

Riscos

Uma das definições de risco em dicionários é:

“Probabilidade de insucesso de determinado empreendimento, em função de acontecimento eventual, incerto, cuja ocorrência não depende exclusivamente da vontade dos interessados.”

Na gestão dos riscos de um projeto é importante que a equipe tenha em mente o escopo de atividades. Nele os profissionais devem enxergar os perigos envolvidos nos processos para poderem prevenir-se e evitar aquilo que puderem.

Quando não acontece essa gestão é normal que o time seja pego desprevenido por situações adversas. Riscos no geral podem ter efeito negativo sobre pelo menos uma área do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade.

Aquisições

O gerenciamento de aquisições, no PMBOK, coloca a equipe no papel de comprador. Ela é responsável por adquirir bens e serviços de terceiros para o projeto.

Aqui é importante a pesquisa, negociação, estudo de materiais e gastos, pois deve contribuir com as atividades de qualidade, escopo e custos da empresa.

Stakeholders

Todo projeto possui pessoas ou empresas que podem afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Não necessariamente essas pessoas são unicamente o contratado e o contratante.

A gestão de stakeholder é importante, no PMBOK, para verificar personalidades que possam influenciar o andamento do projeto. A influência pode se dar por autoridade de consultor, investidor ou simplesmente hierarquia.

É importante analisar suas necessidades, interesses e possíveis impactos no projeto. Tudo para que ele ande conforme o planejado pela equipe que aplica o projeto, segundo as vontades e necessidades principais do contratante.

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