O quadro Kanban é um tipo de metodologia ágil que tem como principal objetivo otimizar tarefas a partir do que já se tem em mãos. Ou seja, não é necessário começar um planejamento do zero para aplicar o método Kanban. Por isso, esse recurso é tão utilizado no gerenciamento de diversos projetos em empresas de todos os segmentos.
Quer entender melhor como funciona? Continue a leitura e conheça as principais vantagens envolvidas!
O que é um quadro Kanban?
A gestão facilitada de tarefas é um dos focos do quadro Kanban. O método é, portanto, um facilitador da execução de projetos por meio de uma visão criteriosa do todo. Isso significa reunir todas as partes que compõem o seu projeto e, a partir daí, definir um planejamento estratégico para realizá-las no tempo hábil, resultando no trabalho final a ser entregue.
O método Kanban faz parte do grupo de metodologias ágeis como o Scrum, que também é bastante conhecido por gestores e equipes de trabalho nos mais diversos segmentos. A diferença básica do quadro Kanban para o método Scrum é que o primeiro é um processo contínuo, enquanto o segundo tem início e fim bem demarcados.
Isso significa que o Kanban é mais flexível que o método Scrum, motivo pelo qual muitas equipes preferem adotá-lo. Afinal, não existem prazos rigorosos na aplicação do quadro Kanban.
A ideia é esmiuçar o ciclo de vida de um projeto e, a partir daí, definir as prioridades e atribuir as funções aos responsáveis, atualizando-as e redefinindo os cronogramas sempre que houver necessidade.
Qual é a principal função do quadro Kanban?
O quadro Kanban é um recurso para gerenciar com agilidade demandas amplas e trabalhosas. A principal função dessa metodologia ágil é auxiliar os colaboradores na visualização pormenorizada dos fluxos de trabalho, pois isso facilita a execução do projeto de parte em parte.
Ou seja, o Kanban põe ordem na “bagunça” para que as equipes não se percam em meio a um excesso de informações desencontradas. Não à toa, o percurso principal do método é estabelecer um quadro com todas as etapas do projeto, o qual deve se basear na execução diária das tarefas.
Normalmente, as colunas do quadro Kanban se dividem em categorias como “atividades por fazer”, “atividades em andamento” e “atividades feitas”. No entanto, essas categorias podem variar conforme os objetivos e necessidades de cada projeto.
Como e onde o Kanban pode ser aplicado na sua empresa?
O quadro Kanban pode ser aplicado nos mais diversos projetos corporativos. Essa metodologia é muito utilizada em tarefas de equipes de tecnologia da informação, considerando-se que a gestão de atividades desse setor é bastante criteriosa, pois envolve um fluxo amplo e minucioso de dados, como nos serviços de atendimento ao cliente, por exemplo.
Quanto às vantagens do método Kanban, um dos principais benefícios é a visão global das demandas de cada projeto ou setor. Isso ajuda a “dar vida” à execução das tarefas. Afinal, quando as demandas estão organizadas visualmente, fica mais fácil para nossa mente traçar o percurso adequado para realizá-las em tempo hábil.
Outro benefício dessa metodologia ágil é a clareza na distribuição dos fluxos de trabalho entre os responsáveis, o que é muito positivo na gestão de equipes que trabalham em home office, principalmente. Isso porque, com as demandas centralizadas no quadro Kanban, o gestor poderá enxergar com mais clareza o andamento de cada tarefa.
Quais são os tipos de Kanban?
Os tipos de quadro Kanban podem variar bastante, dependendo das necessidades do projeto em questão. Existem basicamente os painéis físicos e digitais. No primeiro caso, os quadros geralmente são divididos em colunas verticais, nas quais os colaboradores sinalizam as tarefas e fluxos de trabalho a partir de notas adesivas que indicam o andamento das demandas.
Já os quadros Kanban digitais são aqueles oferecidos por softwares especializados, os quais disponibilizam diversos tipos de layout para painéis de controle de fluxo de tarefas.
A maior vantagem dos métodos digitais é que, nesse modelo de quadro Kanban, é possível compartilhar todas as informações sobre os fluxos de trabalho também à distância. Isso é fundamental para manter todos os colaboradores alinhados com o projeto.
Como fazer um quadro de Kanban?
Como vimos, a configuração do quadro Kanban pode variar bastante de acordo com cada tipo de projeto. A maneira mais simples de aplicar esse método é a partir de cinco componentes básicos. São eles:
- Marcadores visuais: cartões ou notas adesivas para sinalizar os fluxos de trabalho;
- Colunas: delimitações que categorizam cada parte do projeto;
- Limite de execução: sinalizadores que indicam o foco do trabalho no momento;
- Ponto de compromisso: indicadores que sinalizam as prioridades do projeto;
- Ponto de entrega: fim daquele fluxo de trabalho em específico.
Além da agilidade que o método Kanban proporciona à execução dos projetos, outra grande vantagem dessa aplicação é permitir que as equipes trabalhem com o que já têm em mãos. Portanto, não é preciso remanejar todo o fluxo de tarefas anterior para dar início à metodologia Kanban.
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