Por envolver muitas etapas, a estrutura de tarefas que envolvem o desenvolvimento de um software precisa ser bastante visual. Assim, a equipe consegue acompanhar com maior precisão. Por isso, ter o gráfico de Gantt como aliado na organização dos processos é fundamental para alcançar uma melhor produtividade. 

Neste artigo, explicamos o conceito de gráfico de Gantt, qual a importância de ter essa ferramenta, como fazer de forma assertiva e quais os principais benefícios para os seus projetos. Confira!

O que é Gráfico de Gantt?

Gráfico de Gantt, também conhecido como diagrama de Gantt, é uma ferramenta que auxilia as empresas na otimização das tarefas que envolvem o desenvolvimento de um projeto. Ele é um gráfico de barras que reúne o cronograma dos processos e as tarefas a serem executadas.

O gráfico é estruturado com dois lados, sendo o direito com a função de fornecer o cronograma completo que a equipe precisa acompanhar e o esquerdo encarregado de detalhar as atividades. Dessa forma, os colaboradores visualizam suas funções de forma abrangente e os gestores conseguem ter um maior controle da gestão do projeto.

Ele contém tópicos essenciais e de fácil visualização com as informações necessárias para que a equipe possa seguir à risca as atividades e saber como está o progresso do projeto. Esses componentes são:

• Tempo: data de entrega;
• Tarefas;
• Responsáveis;
• Status;
• Metas;
• Tarefas pendentes.

Para que serve o Gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt tem por finalidade permitir que a equipe responsável pelo projeto possa acompanhar, de forma clara e objetiva, as atividades a serem executadas em cada uma das etapas. Essa visualização ampla auxilia na maior eficiência, consciência de prazos e na otimização de tempo.

O diagrama possibilita aos gestores dividir uma meta em etapas menores. Dessa forma, os colaboradores conseguem produzir com mais qualidade e aumentar o desempenho.  

O cronograma também serve para que os líderes visualizem de forma geral o progresso dos processos e façam uma gestão mais assertiva. Assim, é possível fazer ajustes quando necessário.

Por simplificar o acompanhamento das atividades, o gráfico de Gantt também é um ótimo aliado para empresas que precisam de muitas etapas e processos para o desenvolvimento de um projeto. Dessa forma, é possível ter todas as tarefas detalhadas em um único lugar e em tempo real.

Como fazer um gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt é estruturado de acordo com os objetivos e atividades específicas do projeto, ou seja, cada um é feito de uma maneira. Mas para montá-lo é importante seguir algumas etapas que são fundamentais no processo de construção. A seguir, listamos cada uma delas.

Definir as tarefas

É importante que os gestores definam as tarefas e subtarefas antes mesmo de inserir no diagrama de Gantt. Assim, ao colocar no gráfico, elas já estarão na ordem certa,  sem o risco de serem ignoradas e estando alinhadas com o planejamento. Colocar as atividades em partes menores também auxilia na melhor execução e visualização.

Estabelecer o tempo

O próximo passo é estabelecer a data em que o projeto começa e finaliza, para, em seguida, definir o tempo de execução de cada uma das tarefas. Assim, tanto os colaboradores quanto os gestores, conseguem ter uma visão clara e objetiva sobre o período em que cada tarefa precisa ser feita.

Atribuir os responsáveis pelas tarefas

Colocar em cada tarefa quem são os responsáveis, seja uma pessoa ou mais. Assim, os colaboradores conseguem ter uma visão geral de quais são as suas atividades e os prazos de entrega. 

Fazer atualizações do andamento

É importante atualizar o diagrama de Gantt quando as tarefas estiverem concluídas ou quando for necessário fazer alguma mudança nas etapas ou nos prazos. Dessa forma, a equipe se mantém sempre atenta sobre suas funções e tempo de entrega.

Benefícios de utilizar o Gráfico de Gantt em seus projetos

Como citamos anteriormente, o gráfico de Gantt é um excelente aliado para otimizar as atividades que envolvem o desenvolvimento de projetos.

É uma forma mais prática para os gestores, de acompanhar as etapas e para os colaboradores de entender com mais precisão o que precisa ser feito.

Por ter o formato de um cronograma, o diagrama de Gantt simplifica a visualização das tarefas. Mas além disso, implementar essa ferramenta promove outros inúmeros benefícios para a empresa, como por exemplo:

• Maior clareza dos processos;
• Visualização em tempo real;
• Comunicação objetiva;
• Equipe alinhada;
• Maior motivação dos colaboradores;
• Aumento da eficiência;
• Integração de informações;
• Melhora o tempo de gestão.

Gostou deste conteúdo e deseja entender mais como otimizar as etapas do seu projeto? Conheça o conceito de  metodologia ágil e seus principais benefícios.