Saiba tudo sobre roadmap e como implementá-lo na sua área de TI

O dinamismo da área de TI exige um bom planejamento e organização para a gestão de demandas. Isso faz com que o roadmap seja uma ferramenta indispensável para uma boa fluência das atividades.

Isso porque, temos que considerar que o dia a dia envolve:

• diferentes profissionais em um mesmo time;
• expectativas dos stakeholders;
• oportunidades de melhoria contínua para incluir no radar.

Como reunir todos esses pontos? O que é preciso para estabelecer uma boa sintonia entre pessoas, processos, tarefas e clientes? Neste material, a Tiflux vai te ajudar a entender uma das melhores maneiras de fazer tudo isso.

Com a leitura deste artigo super completo, você vai ficar por dentro de:

• O que é um roadmap?
  • Tipos de roadmap
  • Qual a importância do roadmap na gestão dos projetos
  • Roadmap no Scrum: como funciona?
• Como criar um roadmap?
• Exemplos de roadmap?
• O que é roadmap aplicado na TI?
• Como implementar um roadmap de TI
  • Pense no que é preciso para chegar ao objetivo
  • Distribua as demandas em uma linha do tempo
  • Indique quem deverá participar da execução
  • Defina os marcos para acompanhar o projeto
• Dicas para criar um roadmap na TI
• Promova a transformação digital na sua empresa!

Vamos, então, conferir juntos como construir e colocar em prática um bom roadmap para sua equipe!

O que é um roadmap? 

Roadmap é um termo em inglês cuja tradução para o português pode ser “guia” ou “mapa rodoviário”. O conceito se refere a uma ferramenta visual, muito utilizada em TI para conduzir a execução de projetos e rotinas de uma equipe. 

Fazer uma gestão de roadmap, portanto, significa mapear as melhores rotas e os objetivos pretendidos em uma visão macro. Isso garante os caminhos necessários para trilhar um desdobramento consistente de tarefas durante determinado período. 

Vamos fazer uma comparação para deixar esse entendimento mais fácil! 

Imagine que você decidiu viajar para um lugar desconhecido. A partir dessa escolha, você definiu uma finalidade e precisa:

• resolver como vai chegar até lá;
• fazer um resumo dos lugares que pretende visitar;
• reservar sua hospedagem;
• planejar seus custos;
• arrumar sua bagagem.

Pois bem, uma estratégia de roadmap é justamente o que vai te auxiliar a estruturar todo esse plano de viagem. O mesmo vale para a realidade de TI, ou seja, as equipes distribuem em uma linha do tempo tudo o que precisam fazer para chegar ao destino final. 

Tipos de roadmap

Entre os tipos mais comuns de roadmap, estão:

• Roadmap Estratégico: é utilizado para esclarecer a parte gerencial da corporação e levar a informação a todas as áreas do negócio com a descrição de Key Performance Indicators (KPIs), responsabilidades de cada área e cronograma de ações;

• Roadmap de Produto ou de Projeto: abrange todas as etapas a serem realizadas, assim como o monitoramento e os controles para envolver funções multidisciplinares em busca de uma determinada entrega;

• Roadmap de Desenvolvimento Profissional: serve para mostrar ao profissional o que ele precisa fazer para atingir suas metas de carreira, e também é chamado de “Roadmap de Coaching”. 

Diante de tudo isso, o que torna esse instrumento tão essencial para TI e no ambiente corporativo de forma geral? Vamos saber mais sobre isso no tópico a seguir!

Qual a importância do roadmap na gestão dos projetos?

Independentemente do tipo de mapa em questão, os motivos que fazem essa estrutura de gestão de trabalho ser tão valorizada, especialmente na área de tecnologia, são: 

• melhor alinhamento de expectativas entre os envolvidos nas demandas, projetos ou processos;
• reforço do propósito para nortear as atribuições de cada profissional;
• apoio visual para compartilhar o andamento do roteiro planejado (veremos isso em detalhes daqui a pouquinho!);
• referência para expor o andamento das atividades a outros departamentos ou aos clientes;
• auxílio para a priorização na hora de organizar os afazeres a curto e médio prazo. 

Deu para perceber o quanto um roadmap de TI pode ser fundamental para qualificar a gestão de times de Help Desk e Service Desk, não é mesmo? Agora, é hora de compreendermos como agregar essa ferramenta a outras metodologias muito utilizadas na área. 

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Roadmap no Scrum: como funciona?

Associar esse instrumento ao framework Scrum funciona da seguinte maneira: até aqui, ficou evidente que o roadmap é uma visão macro sobre as demandas, certo? Partindo desse ponto, as atividades propostas pelo mapeamento devem ser desdobradas em entregas menores.

É nessa parte que o Scrum entra em cena. A divisão dos objetivos vai permitir a listagem do que deve entrar na composição do Backlog para, na sequência, integrar cada sprint. Dessa forma, tudo o que for planejado será compatível com as expectativas do negócio. 

Como criar um roadmap? 

Para dar início a um roadmap do zero, recomendamos que você siga algumas etapas para conseguir realizá-lo:

1. Faça uma imersão no que precisa ser solucionado na empresa, documentando cada um dos itens;
2. Relacione as tarefas ligadas a cada um desses tópicos;
3. Selecione o time de profissionais que deverão assumir os trabalhos;
4. Estabeleça um orçamento para cada fase prevista;
5. Avalie os recursos dos quais o time precisará para viabilizar os trabalhos;
6. Promova reuniões com os times para dar o ponto de partida no planejamento;
7. Dedique-se a revisões constantes e colaborativas para fazer ajustes sempre que houver necessidade.

Este último passo merece destaque. Lembra-se do exemplo da viagem que usamos no início deste artigo? É comum que, vez ou outra, algum plano seja alterado por motivo de força maior ou de algum imprevisto, certo? O mesmo acontece com o roadmap. 

Como esse é um dos mecanismos difundidos pela metodologia ágil, é preciso ter em mente que mudanças surgem ao longo do trajeto e que isso é perfeitamente normal. Aliás, manter o seu mapa atualizado vai ser primordial para que a equipe caminhe de forma conjunta!

Exemplos e ferramentas para roadmap

Uma das características de maior força em um roadmap é o potencial de materializar um mapeamento estratégico. Sendo assim, selecionamos algumas das ferramentas que podem ser utilizadas para que você possa escolher a que melhor se adapta ao seu negócio!

O primeiro ponto é que uma boa opção para o seu desenho deve contemplar a possibilidade de visualizar o posicionamento de determinações macro, seguidas por tarefas alocadas em seus devidos intervalos. 

Entenda melhor com as ilustrações abaixo: 

O Venngage é um dos softwares que possuem templates prontos para o seu Roadmap! O exemplo acima é um deles. 

O Canva também é uma opção para desenhos mais lúdicos de roadmaps.

O bom e tradicional Excel (planilha) também pode ser um excelente apoio visual para esse planejamento. E, depois desses modelos, é hora de compreendermos como tudo isso fica nas rotinas de TI. 

O que é roadmap aplicado na TI?

Podemos concluir que o roadmap na TI fornece uma base para responder a perguntas que são extremamente importantes no departamento, como:

• Onde estamos?
• Onde desejamos chegar?
• Como iremos até lá?

É claro que as especificidades de cada projeto — ou mesmo da realidade da companhia, ou da equipe — vão variar bastante. Porém, a essência de um roteiro será sempre a mesma, priorizando:

• agrupamento das atividades;
• hierarquia conforme as prioridades;
• acompanhamento constante das demandas.

Como implementar um roadmap de TI 

Vamos supor que o seu time tenha participado de uma reunião de planejamento na empresa. A partir disso, a missão esperada é a redução do custo dos atendimentos em 10%. A grande aposta para isso é a ativação de um chatbot para otimizar o tempo da equipe. 

Como podemos montar um roadmap de TI com esse foco? Vamos lá!

Pense no que é preciso para chegar ao objetivo

Seguindo no nosso exemplo fictício, entre as iniciativas que levariam a corporação a atingir a meta proposta, estão:

• Revisão dos fluxos de atendimento atuais;
• Implantação do sistema Tiflux;
• Configuração de um novo chatbot de atendimento para demandas de Help Desk;
• Análise dos relatórios para conferir a rentabilidade dos projetos;
• Ajustes finais de acordo com os gargalos identificados.

Distribua as demandas em uma linha do tempo

Ao longo do quarter, qual é a melhor distribuição e o prazo determinado para realizar cada um dos objetivos acima? Isso vai definir as fases do seu roadmap, e tudo depende da melhor forma de divisão do seu planejamento. Ele pode ser:

• anual;
• semestral;
• bimestral;
• trimestral.

Indique quem deverá participar da execução

Quais profissionais serão escalados para garantir as entregas previstas? Por exemplo:

• Revisão de fluxos: as equipes de Help Desk e Service Desk precisam estar no comando dessa atividade junto ao time de Sucesso do Cliente;

• Implantação do sistema Tiflux: isso envolve a contratação dos serviços por parte da empresa, passando pela gestão de TI e pelo onboarding dos técnicos do time;

• Configuração do chatbot: é provável que essa demanda envolva representantes da área de UX (User Experience) – caso a sua empresa tenha ou contrate um profissional da área –, junto aos técnicos de TI para o desenho dos fluxos de conversa, passando depois para o estágio de ativação desse canal de atendimento. Se no seu caso, sua equipe não tiver um responsável pelo UX, não tem problema, a implantação pode ser configurada tranquilamente por quem está responsável pelo processo de contratação;

• Análise de rentabilidade: essa é uma atividade que, mais uma vez, depende de contribuições do financeiro da empresa, junto a análises de relatórios de atendimento com todos os apontamentos capazes de detalhar horas trabalhadas e eventuais custos extras, como deslocamentos;

• Ajustes finais: este será um momento de convergência em que contribuições de todos os profissionais envolvidos serão bem-vindas para o fechamento das atividades e últimas adequações.

Esse direcionamento será primordial para recrutar os times e fazer uma boa divisão de papéis e atribuições em busca do objetivo a ser alcançado pelo nosso exemplo, que é a redução de custos de 10%. 

Defina os marcos para acompanhar o projeto

Como já vimos,  o roadmap se refere a um período maior, promovendo uma visão macro das tarefas. Por isso, propor marcos ao longo desse tempo colabora com uma boa administração de tudo o que precisa ser feito. 

Liste quais serão as conquistas e o que pode ser validado ao final de cada fase. Essa é uma informação capaz de orientar cada passo dos times, assegurando o engajamento de forma frequente. 

Inicie as atividades e revise o roadmap periodicamente

Mesmo que haja clareza sobre os pontos de busca definidos previamente, sabemos o quanto as rotinas de TI são dinâmicas e exigem o que já abordamos antes neste artigo: flexibilidade para alterações no caminho.

Enquanto as demandas estiverem fluindo, os profissionais podem apontar novas ideias ou necessidades, exigindo adaptações dos cursos pré-estabelecidos. Esse tipo de contribuição pode vir, inclusive, dos clientes. Portanto, mantenha a abertura para recebê-la! 

Dicas para criar um roadmap na TI

Para recorrer a boas práticas e mandar bem no mapeamento da sua área de TI, temos algumas sugestões que podem te ajudar:

• converse com o time para que todos fiquem na mesma página e compreendam a relevância do roadmap na orientação do cotidiano da empresa;
• conheça bem as diretrizes do negócio a serem aplicadas no planejamento da área a fim de que as tarefas sigam as expectativas da corporação e a TI seja estratégica;
• escolha ferramentas de apoio de fácil acesso e adaptação da equipe;
• dimensione as atividades sempre dentro do que for possível ser concretizado;
• conte com um sistema completo de gestão de TI para mensurar resultados e exerça a melhoria contínua. 

E, já que falamos sobre o uso de uma solução para gerir sua equipe, vamos saber em detalhes como esse recurso pode mudar a realidade da sua organização.

Realize a transformação digital da sua empresa!

Podemos listar alguns motivos para implantar um sistema de gestão de TI na sua corporação. Entre eles, estão:

• visão total sobre os dados das operações para refinar seu roadmap de acordo com as reais necessidades do negócio;
• redução de custos com funcionalidades automáticas e atendimento remoto eficaz;
• estrutura omnichannel;
• cumprimento dos prazos de Service Level Agreement (SLA);
• percepção sobre índices de produtividade do time e muitas outras razões que representam verdadeiros ganhos para seus resultados. 

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