Quando as atividades de uma empresa seguem caminhos pré-determinados, obedecendo hierarquias e processos, tudo fica mais simples. Alguns métodos oferecem essa possibilidade, como a aplicação do workflow em TI.
Trata-se de uma opção de organização com ganhos de agilidade e qualidade das entregas. Sistemas de Tecnologia da Informação são aliados fundamentais para a automação dos procedimentos, e vamos entender neste conteúdo como a sistematização das demandas pode trazer inúmeros ganhos!
Se você tem interesse em saber mais como melhorar o rendimento da equipe e aperfeiçoar a sua gestão de TI, confira este artigo da Tiflux e descubra como fazer isso!
5 dicas para otimizar os processos em TI
A tradução da palavra workflow é autoexplicativa: fluxo de trabalho. São sequências de trabalho, condicionadas ao entendimento sobre a realidade da rotina do time. Organizá-las depende da visão acerca de todas as ações e procedimentos envolvidos no dia a dia.
Temos algumas sugestões que podem ajudar nesta etapa inicial! Vamos a elas.
- Converse muito com a equipe
Quem está na linha de frente tem muito a contribuir com impressões sobre as vivências e desafios dos serviços de atendimento ao cliente. Para ter noção completa do fluxograma das atividades, conte com uma revisão coletiva.
- Conheça a fundo seu atendimento
Quanto mais detalhes você obtiver sobre o empreendimento, os produtos e serviços, melhor! Reúna todas as informações em um mapeamento de processos, de estratégias e de objetivos para identificar o que pode ser aperfeiçoado com novos recursos.
- Encontre oportunidades
É fundamental ter uma postura flexível. Ao passar pela etapa de diagnóstico e reconhecimento de todas as práticas do time, mantenha uma abertura para verificar chances de mudanças e refinamentos a serem feitos.
Lembre-se, sempre: o foco de um atendimento ao cliente com excelência deve ser melhoria contínua!
- Interaja com outros departamentos
Um planejamento de workflow pode servir para criar conexões entre diversos setores de uma empresa. Isso encurta caminhos e promove o alinhamento, com mais padronização no tratamento com o cliente.
- Invista em ferramentas para viabilizar o workflow
Depois de seguir todas essas recomendações, você terá embasamento suficiente para analisar e entender quais são as melhores soluções para implementar com eficácia o workflow em sua empresa!
Contar com o apoio da tecnologia para isso traz vantagens como:
- acompanhamento de métricas;
- monitoramento processual de forma macro;
- praticidade no atendimento;
- disponibilidade de informações para toda a equipe;
- melhor produtividade.
Algumas funcionalidades devem ser observadas na escolha de um sistema, e farão com que a sua empresa alcance os ganhos citados acima. Vamos conhecê-las no próximo tópico!
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Recursos de workflow para profissionais de TI
É fato que automatizar os processos é a solução para acompanhar a digitalização do mercado. Levantamentos da Deloitte comprovam que líderes da área de TI têm compreendido cada vez mais essa tendência:
- 74% dos entrevistados afirmaram que a automação trouxe mais eficiência ao trabalho da equipe;
- 59% relataram redução de custos em até 30%;
- 95% estão automatizando processos, sendo que essa é uma prioridade para 21% deles.
Para te ajudar a proporcionar essa transformação e manter a competitividade do seu negócio, o sistema Tiflux é um software de Help e Service Desk com as funcionalidades ideais para a estabelecer um workflow fluido.
Fique por dentro de alguns recursos essenciais:
Centralização dos canais de contato
Para coordenar as etapas de uma operação de suporte ao cliente, você precisa contar com a reunião de todos os pontos de contato em um mesmo ambiente. Com a Tiflux, chat, e-mail, redes sociais, telefone e WhatsApp passam a ser monitorados de forma integrada.
A sequência de trabalho do time depende da eliminação de falhas de comunicação!
Automatização de tarefas
Ao configurar os fluxos, torna-se possível fazer o repasse de tarefas automaticamente entre diferentes agentes ou grupos de atendimento. A operação torna-se mais organizada, com as descrições de todos os encaminhamentos dos tickets e um escalonamento descomplicado.
O workflow de TI é viabilizado pelas categorizações e diferentes tratamentos apontados para cada demanda. Tudo isso facilita um crescimento ordenado da operação a médio e longo prazos, além de uma rotina mais tranquila.
Integrações
O sistema Tiflux possui uma API que se comunica com diversas plataformas utilizadas por empresas em outros setores, como Comercial e Financeiro. Esse tipo de conexão melhora a experiência do cliente e abre o workflow para um emprego mais amplo das práticas corporativas.
Como consequência, a interação entre as várias áreas do negócio também passa a ser mais frequente e harmoniosa.
Visualização de indicadores
A única maneira de entender a eficácia dos fluxogramas e automatizações é por via de relatórios e métricas. A Tiflux atua fortemente nesse sentido, repassando ao software de Help e Service Desk uma projeção de análises para compreensão dos resultados em totalidade.
Você pode comprovar esses e outros diferenciais na prática, com um teste gratuito! Aproveite a oportunidade e conte com o apoio dos especialistas do nosso time para fazer da sua gestão de TI uma referência!
>> Confira tudo o que o sistema Tiflux pode fazer pela sua equipe de atendimento!