A área de projetos é abrangente, e por isso, precisa de um direcionamento padronizado e preciso, com diretrizes que ajudam os profissionais a conduzir os processos de forma assertiva. Esse é o objetivo do PMBOK, que pode ser implementado em qualquer empresa que trabalhe com a gestão de projetos.
Nos últimos anos, a gestão de projetos tem se tornado um ótimo método de garantir o desempenho das organizações. Por isso, neste artigo, explicamos o conceito de PMBOK, a sua importância na gestão de projetos, como aplicá-lo, quais são as 5 fases dele e as 10 áreas de conhecimento que ele engloba. Confira!
O que é PMBOK?
O PMBOK, Project Management Body of Knowledge, ou, em português, Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos, é um guia padronizado que engloba as principais práticas e diretrizes de todas as áreas da gestão de projetos. Ele auxilia em diversas questões, como:
- Processos;
- Áreas de conhecimento;
- Ferramentas
- Técnicas de gestão.
O PMBOK foi criado pelo comitê de padronização do Project Management Institute (PMI). Esse comitê tem como intuito reunir profissionais da área de gestão de projetos para trocar informações e ideias sobre a área.
Em torno das quase 600 páginas do artigo teórico e prático, o profissional entra em contato com as 10 áreas do gerenciamento de projetos e aprende a planejar, executar e controlar todas as etapas de um projeto desenvolvido em diversas fases.
Apesar de ser confundido com uma metodologia, o PMBOK não pode ser considerado uma, pois seu direcionamento não é distinto para cada projeto. Ele pode ser implementado e adaptado para qualquer tipo de empresa e de acordo com as suas necessidades com relação ao projeto.
Ele também é flexível no sentido de que os gestores não precisam seguir à risca tudo o que está definido no guia, podendo adaptar sempre que achar que é preciso.
A importância do PMBOK na gestão de projetos
O PMBOK é uma das publicações do grupo PMI, que ajuda equipes a realizarem projetos internos e externos das empresas. Com o passar do tempo, diversas técnicas foram desenvolvidas para aprimorar ainda mais o gerenciamento das atividades, priorizando os prazos e custos de cada um dos projetos.
O gestor das atividades tem a possibilidade de uniformizar os processos, estabelecer instruções claras e objetivas e socializar a informação de maneira adequada, garantindo confiança e qualidade para o gerenciamento de projetos.
Independente do setor em que for aplicado, o PMBOK auxilia na estruturação de uma padronização para os processos, através de instruções precisas. Esses padrões são importantes para o controle de desempenho das etapas.
Como aplicar o PMBOK e quais são as 5 fases?
O guia PMBOK pode ser aplicado em qualquer tipo de projeto, porte da empresa, quantidade de colaboradores e tempo de entrega. Primeiro, é necessário que o gestor da equipe entre em contato com a publicação. Com as instruções bem estruturadas e implementadas, tudo o mais é uma questão de trabalho em equipe.
O PMBOK convida equipes a entenderem como seus colaboradores, conhecimentos e ferramentas contribuem na realização de gerenciamento de projetos com sucesso. Para fazer isso ele separa os projetos em 5 fases, como listamos a seguir.
- Iniciação
É quando se tem apenas uma ideia de como será o projeto. É o momento de fazer avaliações, entender se é válido e se precisa modificar algumas questões. É um direcionamento amplo para que todas as fases do projeto fiquem bem alinhadas.
- Planejamento
Com tudo bem alinhado na primeira fase, a segunda é o momento de planejar, definir como os processos do projeto vão ser seguidos. De acordo com o guia PMBOK, nesta fase é preciso focar no escopo, cronograma, custos, equipe, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.
- Execução
É o momento de foco pois toda a estruturação começa a ser colocada em prática. O tempo desta fase varia de acordo com o prazo de entrega de cada empresa. Na execução, muitas vezes é preciso rever algumas questões, modificar ações ou até o planejamento. Por isso, é a etapa mais demorada do projeto, pois requer excelência.
- Monitoramento
Apesar de ser a quarta fase, o monitoramento precisa caminhar junto com a execução. É através do controle constante, ao longo dos processos, que é possível tanto evitar quanto identificar gargalos e, assim, fazer as ações corretivas.
- Encerramento
O encerramento engloba alguns fatores além da entrega final. Nesta última fase, é importante fazer uma revisão de todo o projeto, trocar feedbacks e avaliar como foi o desempenho dos processos.
Quais são as 10 áreas de conhecimento do PMBOK
Além de entender cada uma das cinco fases do PMBOK, é importante conhecer as 10 áreas de conhecimento do guia. Cada uma delas é fundamental para que o projeto se mantenha bem alinhado e executado. Entenda mais a seguir:
Integração
A área de integração, segundo o PMBOK, é a responsável por garantir que todas as demais estarão em sinergia e comunhão. Ela administra os recursos e alocações, diálogos entre recursos financeiros e setor de aquisições, feedbacks de stakeholders e equipe de qualidade, etc.
Em resumo, a integração gerencia as interdependências entre a equipe e a influência que o trabalho de cada uma tem sobre a outra.
Escopo
O escopo é algo padrão para qualquer projeto. É este grupo que dita o que definirá o projeto como pronto através de uma lista de atividades, componentes que precisam estar prontos ou necessidades que devem ser atendidas.
Fica ao encargo deste escopo apresentar ao fim de tudo o “checklist” que apresenta tudo o que foi planejado de maneira corretamente e entregue no projeto em questão.
Tempo
O PMBOK defende que, baseado nos trabalhos dos demais setores, o gerenciamento do tempo precisa ser realizado. Ele contabiliza o esforço e trabalho necessários para finalizar o projeto e define seus prazos. É importante estar ciente do escopo, dos custos, orçamentos, recursos humanos, riscos e etc.
Os responsáveis por essa parte devem organizar as agendas de trabalho e entregas da equipe a fim de que todas as interdependências entre elas sejam cumpridas a tempo do projeto não ficar inviabilizado ou ter a parada de alguma das equipes.
Custo
O gerenciamento dos custos, no PMBOK, garante que orçamentos não ultrapassem a verba liberada para ele. É necessário administrar os recursos externos, compras e materiais, assim como pagamentos e recursos humanos do trabalho.
Os responsáveis por isso precisam ser cientes dos riscos e possibilidades. Os orçamentos podem incluir novas contratações no meio dos processos ou reposição de equipamentos por conta de imprevistos. Sem o controle de custos é fácil um projeto ser inviabilizado.
Qualidade
Todo cliente possui expectativas acerca dos projetos realizados para ele. O trabalho da gestão de qualidade é entender, avaliar e definir para o resto da equipe aquilo que torna a entrega satisfatória.
Recursos humanos
O PMBOK define o RH como gestor das funções e responsabilidades de cada membro da equipe e sub-equipes. É preciso definir habilidades necessárias para cada área no desenvolvimento do projeto. Em caso de contratação e liberação de funcionários no meio do processo, cobranças e treinamentos, essa área precisa estar conectada ao time.
Comunicação
A comunicação precisa ser a todo momento transparente, clara e objetiva. No PMBOK, a gestão de comunicação define como, quando e quem receberá as informações sobre o projeto. É importante também que as equipes não sejam atrapalhadas nem pela falta nem pelo excesso de informação.
O armazenamento e histórico das comunicações também é responsabilidade dessa gestão. Um dado que a PMI apresenta, é que 90% do tempo do gerente de projetos é dispensado nessa área de conhecimento.
Isso porque muito tempo gasto por eles é com a resolução de problemas que podem ser resolvidos se o resto da equipe tem as informações certas em suas mãos.
Riscos
Na gestão dos riscos de um projeto é importante que a equipe tenha em mente o escopo de atividades. Nele, os profissionais devem enxergar os perigos envolvidos nos processos para prevenir e evitar que aconteçam.
Riscos no geral podem ter efeito negativo sobre pelo menos uma área do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade.
Aquisições
O gerenciamento de aquisições, no PMBOK, coloca a equipe no papel de comprador. Ela é responsável por adquirir bens e serviços de terceiros para o projeto.
Aqui é importante a pesquisa, negociação, estudo de materiais e gastos, pois deve contribuir com as atividades de qualidade, escopo e custos da empresa.
Stakeholders
Todo projeto possui pessoas ou empresas que podem afetar ou serem afetados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Não necessariamente essas pessoas são unicamente o contratado e o contratante.
A gestão de stakeholder é importante, no PMBOK, para verificar personalidades que possam influenciar o andamento do projeto. A influência pode se dar por autoridade de consultor, investidor ou simplesmente hierarquia.
É importante analisar suas necessidades, interesses e possíveis impactos no projeto. Tudo para que ele ande conforme o planejado pela equipe e segundo as vontades e necessidades principais do contratante.
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