A gestão de contratos é uma função essencial para garantir a eficiência, transparência e conformidade em diversas transações comerciais. No entanto, muitas organizações enfrentam desafios ao lidar com esse gerenciamento de forma manual. Por isso, a automação surge como uma aliada, simplificando e aprimorando os processos contratuais.
Neste artigo, explicamos sobre a importância de automatizar a gestão de contratos, como fazer essa automatização na prática e como o uso de um sistema completo pode garantir a eficiência dos processos. Confira!
Por que automatizar a gestão de contratos?
A automatização da gestão de contratos é essencial para impulsionar a eficiência e a produtividade das organizações. Uma pesquisa realizada pela Deloitte mostra que 96% das empresas entrevistadas desejam focar seus recursos em sistemas e ferramentas de gestão. Por isso, a importância de adotar um sistema de gerenciamento de contrato.
Com ele, é possível reduzir significativamente os erros humanos e agilizar o processo de criação, revisão e renovação. Isso não só economiza tempo, mas também evita disputas legais desnecessárias, garantindo que os acordos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
Além disso, ela proporciona maior transparência e visibilidade dos processos. As informações relevantes podem ser facilmente acessadas e rastreadas em tempo real, permitindo que os responsáveis pelo setor acompanhem o status de cada contrato, incluindo datas de vencimento, cláusulas específicas e obrigações de ambas as partes.
Essa transparência fortalece a tomada de decisões estratégicas, pois os gestores têm dados confiáveis para embasar suas escolhas e identificar oportunidades ou riscos contratuais. A automação também reduz os custos operacionais e a dependência de papéis, tornando o processo mais sustentável.
Com menos burocracia e fluxos de trabalho mais ágeis, os funcionários podem se concentrar em tarefas mais importantes, impulsionando a inovação e a competitividade da empresa no mercado.
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Como automatizar o gerenciamento de contratos em projetos na prática
Automatizar o gerenciamento de contratos em projetos pode trazer muitos benefícios, como economia de tempo, redução de erros e melhor controle das informações. Mas é importante seguir algumas dicas para ter bons resultados com a automatização. A seguir, listamos um passo a passo.
- Avaliação das necessidades e escolha da ferramenta
É fundamental identificar os pontos críticos, como prazos, renovações, adendos, notificações e outras informações importantes. Por isso, é importante escolher uma ferramenta de gerenciamento de contratos que atenda às necessidades do projeto.
- Coleta e organização de dados
Os gestores precisam reunir todos os contratos existentes e organizá-los em uma base de dados centralizada. Isso pode ser feito por meio de um sistema de arquivamento ou digitalização dos documentos físicos. Assim, eles podem ser acessados e gerenciados facilmente pela ferramenta escolhida.
- Inclusão dos contratos no sistema
Nesta etapa, os gestores inserem todos os contratos digitalizados na ferramenta de gerenciamento. É essencial que certifiquem de preencher todas as informações relevantes, como partes envolvidas, datas, valores, cláusulas importantes e quaisquer outros detalhes.
- Monitoramento e gestão contínua
Os gestores precisam estabelecer um fluxo de trabalho para monitorar os contratos regularmente. Isso pode ser feito por meio de notificações automáticas para renovações, vencimentos ou outras ações importantes.
Outro fator essencial é definir responsabilidades claras para as tarefas relacionadas ao gerenciamento. Isso pode incluir a atribuição de proprietários de contrato, responsáveis pelas atualizações e revisões, bem como os encarregados das aprovações.
- Armazenamento seguro
É fundamental garantir que todos os dados e contratos sejam armazenados com segurança, preferencialmente em servidores protegidos e com backup regular. Outro fator necessário é a implementação de medidas de segurança, como autenticação de usuário, para evitar acesso não autorizado aos contratos e informações confidenciais.
- Treinamento da equipe
Fornecer treinamento adequado para a equipe responsável pelo gerenciamento de contratos é primordial, tendo em vista que é necessário saber utilizar todos os recursos do sistema com precisão.
A importância de contar com um sistema completo para garantir a eficiência
Ter um sistema completo que permita a gestão de contratos é fundamental para garantir que os processos sejam bem estruturados, os compromissos sejam cumpridos e os riscos sejam minimizados.
Além das funcionalidades básicas de gerenciamento de contratos, como armazenamento e controle de prazos, um sistema de qualidade deve oferecer recursos adicionais que garantam o máximo de eficiência. Ao escolher um software, é fundamental que ofereça diferenciais como:
- Gestão centralizada;
- Chat;
- Relatórios personalizados;
- Automação do fluxo de trabalho;
- Monitoramento em tempo real;
- Integração com sistemas internos;
- Segurança;
- Suporte.
O sistema Tiflux oferece esses e vários outros recursos que auxiliam os gestores a elevar o nível de gerenciamento de contratos em projetos com mais eficiência, produtividade e excelência.
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