Roadmap: o que é e como implementar em seus projetos

O dinamismo da área de TI exige um bom planejamento e organização para a gestão de demandas. Isso faz com que o roadmap seja uma ferramenta indispensável para uma boa fluência das atividades. É uma ferramenta muito importante no gerenciamento de projetos, pois fornece uma visão estratégica de como será a execução ao longo do tempo.

Neste artigo, explicamos o conceito de roadmap, os principais tipos, a importância dessa ferramenta na gestão de projetos, as etapas para implementá-lo e alguns exemplos. Confira!

O que é roadmap?

Roadmap é um termo em inglês cuja tradução para o português pode ser “guia” ou “mapa”. O conceito se refere a uma ferramenta visual, muito utilizada em TI para conduzir a execução de projetos e rotinas de uma equipe. 

Fazer uma gestão de roadmap, portanto, significa mapear as melhores rotas e os objetivos pretendidos em uma visão macro. Isso garante os caminhos necessários para trilhar um desdobramento consistente de tarefas durante determinado período. 

Para deixar o entendimento mais fácil, imagine você em uma viagem para um lugar desconhecido. A partir dessa escolha, é definida uma finalidade e é necessário avaliar questões como:

• Definir como chegar ao local;
• Estruturar os lugares que pretende visitar;
• Reservar hospedagem;
• Planejar custos;
• Arrumar a bagagem.

Para solucionar todos esses pontos, uma estratégia de roadmap é o que vai auxiliar a estruturar todo esse plano de viagem. O mesmo vale para a realidade de projetos de TI, ou seja, as equipes distribuem em uma linha do tempo tudo o que precisam fazer para chegar ao destino final. 

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Tipos de roadmap

Existem diversos tipos de roadmaps, cada um com sua própria aplicação e finalidade. A seguir, listamos os disponíveis e como eles podem ser empregados para direcionar projetos.

Roadmap estratégico

É utilizado para esclarecer a parte gerencial da corporação e levar a informação a todas as áreas do negócio com a descrição de Key Performance Indicators (KPIs), responsabilidades de cada área e cronograma de ações.

Roadmap de produto ou de projeto

Abrange todas as etapas a serem realizadas, assim como o monitoramento e os controles para envolver funções multidisciplinares em busca de uma determinada entrega.

Roadmap de desenvolvimento profissional

Serve para mostrar ao profissional o que ele precisa fazer para atingir suas metas de carreira, e também é chamado de roadmap de coaching. 

Qual a importância do roadmap na gestão dos projetos?

O papel do roadmap na gestão de projetos é essencial, pois ele atua como um guia estratégico que define o caminho a ser seguido. Sua implementação fornece clareza, alinhamento e visão de longo prazo para as equipes, garantindo que objetivos sejam alcançados de forma eficiente e dentro do prazo.

Os motivos que fazem essa estrutura de gestão de trabalho ser tão valorizada, especialmente na área de tecnologia, são: 

• Melhor alinhamento de expectativas entre os envolvidos nas demandas ou projetos;
• Reforço do propósito para nortear as atribuições de cada profissional;
• Apoio visual para compartilhar o andamento do roteiro planejado;
• Referência para expor o andamento das atividades a outros setores ou aos clientes;
• Auxílio para a priorização na hora de organizar os afazeres a curto e médio prazo. 

Roadmap: como fazer?

Implementar um roadmap de sucesso envolve planejamento estratégico e execução eficaz. Aqui estão cinco etapas que você pode seguir para criar e implementar um roadmap de sucesso:

1. Definir os objetivos e metas

Antes de começar a criar o roadmap, é importante definir claramente quais são os objetivos e metas da empresa. Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos (conhecidos como critérios SMART). Além disso, é necessário também definir:

• Objetivos de curto e longo prazo;
• KPIs de desempenho para medir o progresso em direção a esses objetivos;
• Metas com base em sua importância estratégica.

2. Criar o roadmap

Com os objetivos e metas estabelecidos, o próximo passo é criar o roadmap, que será o guia para uma implementação bem-sucedida. Um roadmap é essencialmente um plano visual que mostra a sequência de atividades e projetos que a organização precisa realizar para atingir suas metas. Nessa fase, é necessário:

• Listar todas as iniciativas, projetos e marcos necessários para alcançar os objetivos;
• Organizar os itens em uma linha do tempo, considerando as dependências entre eles;
• Definir datas de início e conclusão estimadas para cada item do roadmap;
• Certificar-se de que o roadmap seja claro e compreensível para todas as partes envolvidas.

3. Atribuir responsabilidades e recursos

É fundamental atribuir responsabilidades e alocar recursos adequados para cada tarefa ou projeto, garantindo que haja pessoas responsáveis pela execução. Para essa etapa, a empresa precisa ter:

• O responsável por cada item no roadmap;
• Os recursos a serem utilizados, incluindo pessoal, orçamento e tecnologia, conforme necessário;
• Equipes cientes de suas responsabilidades e recursos disponíveis.

Quanto a definição de quais são os profissionais a serem escalados para garantir as entregas previstas, a empresa pode organizar as etapas do projeto da seguinte forma:

• Revisão de fluxos: as equipes de Help Desk e Service Desk precisam estar no comando dessa atividade junto ao time de Sucesso do Cliente;
• Implantação do sistema: envolve a contratação dos serviços por parte da empresa, passando pela gestão de TI e pelo onboarding dos técnicos do time;
• Configuração do chatbot: a demanda requer cooperação entre UX e TI. Sem um especialista em UX, o  responsável pela contratação pode liderar a implantação;
• Análise de rentabilidade: essa atividade depende de contribuições do financeiro da empresa;
• Ajustes finais: momento de convergência em que contribuições de todos os profissionais envolvidos é importante para o fechamento das atividades e últimas adequações.

4. Associar o roadmap ao Scrum

Para a melhor execução das atividades propostas pelo mapeamento, é importante que elas sejam desdobradas em entregas menores. É nessa parte que o framework Scrum entra em cena. 

A divisão dos objetivos vai permitir a listagem do que deve entrar na composição do backlog para, na sequência, integrar cada sprint. Dessa forma, tudo o que for planejado será compatível com as expectativas do negócio. 

5. Monitorar, avaliar e ajustar

A implementação de um roadmap de sucesso não é um processo estático. É importante monitorar o progresso regularmente, avaliar o desempenho e fazer ajustes conforme necessário para garantir que a organização está no caminho certo para alcançar seus objetivos. Para uma análise assertiva dos resultados, é preciso:

• Estabelecer um sistema de monitoramento regular para acompanhar o progresso;
• Avaliar o desempenho em relação aos KPIs definidos na etapa 1;
• Estar preparado para fazer ajustes no roadmap sempre que houver mudanças;
• Comunicar as atualizações e mudanças a todas as partes interessadas envolvidas.

Exemplos e ferramentas de roadmap de projetos

Uma das características mais importantes de um roadmap é a sua capacidade de transformar uma estratégia abstrata em um plano tangível e acionável. Esse elemento estratégico visual não apenas facilita a comunicação e o alinhamento de toda a organização, mas também oferece uma representação clara das diretrizes macro, seguidas pela alocação precisa de tarefas em intervalos temporais definidos. 

Para empresas de software house, ele auxilia na definição dessas estratégias e no planejamento de projetos de desenvolvimento de software. Para o sucesso desse setor, existem três exemplos de roadmap essenciais:

• Roadmap de desenvolvimento de software: um plano que descreve a evolução de produtos de software, incluindo lançamentos de novas versões, atualizações e recursos a serem desenvolvidos;

• Roadmap de segurança cibernética: uma estratégia que define as medidas de segurança a serem implementadas para proteger os sistemas e dados dos clientes, com ênfase na conformidade e na resolução de vulnerabilidades;

• Roadmap de crescimento de equipe: um guia que indica as contratações planejadas, o desenvolvimento de habilidades da equipe e a expansão de recursos para atender às necessidades dos clientes e ao crescimento da empresa.

Também existem diversas ferramentas disponíveis para auxiliar nesse processo, permitindo que as empresas escolham a que melhor se adapte aos seus objetivos e setores, tornando o desenvolvimento e a implementação de roadmaps ainda mais eficaz e personalizada. Essas ferramentas podem ser utilizadas de acordo com as necessidades e preferências da equipe.

Entre as mais conhecidas, podemos citar:

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• Venngage: oferece modelos predefinidos e personalizados para a criação de roadmaps. Além disso, ele disponibiliza elementos visuais, como gráficos e ícones; Manter imagem de roadmap da ferramenta do conteúdo original abaixo deste item
• Canva: oferece recursos de design, como gráficos, ícones e fontes, para dar destaque às informações-chave do roadmap; Manter imagem de roadmap da ferramenta do conteúdo original abaixo deste item
• Monday: oferece templates personalizáveis e intuitivos que podem ser utilizados como base para a criação do roadmap;
• Jira: com recursos avançados para roadmap, permite que as equipes elaborem um planejamento robusto e personalizado. 

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