O método Kanban é um sistema que ajuda pessoas a se organizarem por meio de “post-its”, os cartões que são muito usados para anotações no dia a dia. Esse tipo de método visual é muito útil no gerenciamento e condução do trabalho.

Ele funciona com a visualização de um quadro que representa o cronograma do projeto, onde é possível organizar, por colunas e cartões, as tarefas a serem realizadas. À medida que são concluídos, os itens são transferidos de coluna para identificar o que ainda precisa ser feito.

As empresas usam esse recurso para reduzir o tempo de execução das tarefas ou mesmo para criar uma funcionalidade. Ao otimizar esses processos, é possível aumentar a produtividade da equipe e melhorar a qualidade do trabalho.

Com as rotinas cada vez mais corridas, a metodologia Kanban pode ser uma grande aliada das empresas, buscando sempre os melhores resultados possíveis e deixando o dia a dia no trabalho um pouco mais em ordem.

Se você quer conhecer ainda mais detalhes sobre o que é o Kanban e saber o porquê utilizá-lo em seu projeto, continue a leitura do artigo a seguir.

O que é Kanban?

O Kanban é um método para a gestão de fluxo de trabalho, feito para definir e gerenciar as demandas de uma pessoa ou equipe. Com ele é possível visualizar melhor as tarefas e organizar os projetos de uma maneira mais eficiente.

Possui uma abordagem simples, eficiente e direta e é um recurso mais ativo na resolução das demandas. Por apresentar praticidade e resultados rápidos, é um aplicativo de gestão bastante conhecido pelo mundo.

Foi desenvolvido na década de 40 pela Toyota, colocado em prática em 1953 e classificado como uma parte do Sistema Toyota de Produção. Foi criado para equilibrar a produção na indústria e evitar que faltasse ou sobrasse produtos no estoque da empresa.

É uma palavra de origem japonesa, que significa “cartão” ou “sinalização”. Isso se deve ao fato de o método Kanban utilizar os famosos “post-its” para a organização das tarefas.

Por ter o seu desenvolvimento inicial feito por um fabricante de automóveis, seu foco inicialmente eram as indústrias, o que acabou mudando com o passar do tempo. Atualmente, o recurso é utilizado em diferentes áreas, como prestação de serviços, marketing e desenvolvimento de softwares.

O Kanban é um fluxo de trabalho visual que utiliza de quadros para o planejamento das tarefas. Em suas configurações, possui cartões, colunas e a ideia de melhoria contínua, que serve para controle e engajamento da equipe.

Existem dois tipos de Kanban: o de produção e o de movimentação:

• Kanban de movimentação: os departamentos envolvidos na tarefa recebem notificações ou alertas para iniciar a sua produção;
• Kanban de produção: os colaboradores visualizam a sequência do projeto por meio de um mural que é dividido em “to do” (o que deve ser feito),  “doing” (tarefas em execução) e “done” (tarefas já concluídas).

Por utilizar uma referência visual como os cartões coloridos, a visualização e interpretação das tarefas entre os funcionários pode ser facilitada. Além disso, torna o trabalho mais rápido e eficiente devido a essa praticidade.

Outro facilitador da metodologia Kanban é o limite de trabalho em progresso, que não permite que uma nova produção seja iniciada até que um pedido pronto seja despachado. Isso ajuda a evitar atrasos nas entregas e regula um bom fluxo de trabalho.

No início, pode parecer um pouco complicado implementar esse tipo de recurso com a equipe, mas, na prática, pode ser mais fácil do que parece. Ao compreender os benefícios desse método, é possível praticá-lo a fim de aumentar a eficiência do trabalho.

Como o Kanban funciona?

O Kanban possui uma metodologia simples e de fácil acesso para todos, buscando sempre maior praticidade em sua utilização. Ao visualizar o fluxo de trabalho, é possível realizar as correções necessárias para que tudo flua normalmente.

Ao entrar em um quadro, você observa colunas e cartões. Cada cartão representa uma tarefa de trabalho e cada coluna representa uma etapa desse fluxo de trabalho. Ao iniciar o item “X”, é preciso puxá-lo da coluna “A fazer” e movê-lo para “Fazendo” e, ao concluir, para “Feito”.

É claro que essa perspectiva pode mudar de acordo com as necessidades de cada equipe, uma vez que as colunas podem ser personalizadas conforme as demandas de trabalho e os seus processos específicos.

Um dos objetivos principais do Kanban é fazer com que um número gerenciável de itens ativos esteja em percurso a qualquer momento. Mudar o foco da equipe no meio do processo pode ser muito prejudicial e a multitarefa pode causar desperdício de tempo e insucesso. 

Por isso, é importante limitar o trabalho em andamento, definindo o máximo de tarefas por estágio e fazendo com que um cartão só seja movimentado para a próxima coluna quando houver capacidade disponível. Isso ajuda a evidenciar problemas nesse percurso e a promover soluções eficientes nesse processo.

Benefícios do Kanban em projetos

O Kanban oferece inúmeros benefícios para os seus usuários, sendo um recurso muito útil para equipes e empresas que buscam uma melhor organização de suas tarefas no cotidiano corrido de trabalho.

A seguir, confira alguns dos principais benefícios dessa metodologia:

Visualização clara do fluxo de trabalho

Entre os principais benefícios do Kanban, está a praticidade de visualizar todo o projeto em andamento. Desta forma, é possível avaliar e identificar problemas no percurso, facilitando assim a solução deles.

Com uma central de informações disponíveis, as tarefas não se perdem e os usuários podem receber uma atualização rápida sobre o status do projeto ou de cada tarefa em si. Esse tipo de transparência auxilia na agilidade do processo.

Identificação de gargalos e atrasos

Ao visualizar todo o cronograma, é possível identificar gargalos e atrasos que possam prejudicar o trabalho da equipe. Sendo assim, o gerenciamento deste fluxo pode ser realizado de forma a buscar melhorias.

Com a identificação das tarefas em uma visão mais ampla, o usuário consegue agilizar o trabalho de acordo com as demandas e evita atrasos nas entregas.

Melhoria contínua

Por apresentar feedbacks e avaliações contínuas do andamento desses projetos, é possível promover melhorias ao longo de todo o processo de trabalho. 

Pontuar possíveis problemas durante a realização das tarefas ajuda na resolução e na correção ao longo do caminho.

Flexibilidade e adaptação

O método Kanban permite ao usuário que realize ajustes rápidos no cronograma, possibilitando a mudança de prioridades de tarefas de acordo com as demandas e necessidades de cada projeto especificamente.

Essa flexibilidade valoriza ainda mais a metodologia, pois a rotina de trabalho requer um poder de adaptação que garanta o sucesso das atividades. 

Como começar a usar o Kanban em seus projetos

Ainda que seja um recurso bastante completo, de grande utilidade e que pareça difícil de ser implementado, o Kanban não é um bicho de sete cabeças. Inicialmente é preciso ter um sistema de gestão que ofereça um quadro virtual.

A equipe deve ser instruída sobre a nova metodologia e preparada para a nova modalidade de fluxo de tarefas. Se possível, devem ser oferecidos treinamentos para que todos entendam o funcionamento do método e entendam os benefícios dessa nova aplicação.

Antes de iniciar um cronograma, é importante definir as prioridades das demandas, mapeando os processos internos e deliberando as tarefas conforme for necessário. Também é fundamental manter o quadro atualizado para que todos entendam suas funções e atividades a serem realizadas.

Após a criação de um quadro, é necessário organizar as colunas (posicionadas verticalmente) e criar os cartões com as tarefas indicadas. Recomenda-se também a criação de tags que determinam categorias das atividades e otimizam bastante os quadros.

Para garantir ainda mais o sucesso na utilização deste método, é importante mensurar esses processos a fim de evitar a incidência de erros e promover uma melhora contínua no trabalho realizado pela equipe.

O Burndown Chart é um gráfico usado por equipes que utilizam o Scrum para relatar o progresso diário de algum projeto de trabalho em desenvolvimento. Trata-se de um método que ajuda a medir o que foi feito e o que ainda precisa ser executado.

Esse tipo de precaução ao implementar a metodologia Kanban com sua equipe ou empresa, pode ajudar muito na prevenção de possíveis problemas na execução dos cronogramas e permite que soluções e melhorias sejam sempre proporcionadas ao longo do processo.

Você quer saber mais sobre possíveis soluções para gerenciamento de projetos, mudanças e prazos em sua equipe? Conheça mais detalhes sobre as metodologias ágeis e saiba quais os benefícios desses recursos.