O que é 5W2H e exemplos práticos da metodologia

Ações de cunho preventivo e corretivo são essenciais para que o desenvolvimento de um projeto seja de alto nível, eficiente, organizado e produtivo. Para isso, é importante ter um bom  planejamento e uma ferramenta como aliada. O 5W2H é uma excelente opção para uma gestão assertiva desses processos.

Bem conhecida no mercado, o 5W2H é uma excelente estratégia para gestores que desejam manter as atividades de um projeto bem alinhadas com o plano de ação e um gerenciamento de qualidade, tudo isso de forma prática e simples. Mas afinal, o que é 5W2H?

Neste artigo, explicamos o conceito dessa ferramenta, sua importância, as principais vantagens de utilizá-la, como pode ser implementada e 4 exemplos práticos para inseri-la no seu projeto. Confira!

O que é 5W2H?

5W2H é uma ferramenta que facilita a organização, a produtividade e a melhoria contínua das atividades em uma empresa, auxiliando na estruturação de um plano de ação mais preciso e uma gestão mais dinâmica. 

É um checklist simples de utilizar e facilita os gestores a manter um plano de ação eficaz, além de permitir subdividir as tarefas, o que garante uma execução mais prática e otimizada.

Ao estruturar um plano de ação, seja complexo ou não, o gestor precisa utilizar as sete perguntas que representam a sigla da ferramenta:

• What? (O quê?): a definição clara do que será realizado ou do objetivo a ser alcançado. É necessário estabelecer de forma precisa o que será feito;

• Why? (Por quê?): o motivo para a realização da atividade ou do projeto. Compreender o propósito por trás do que será feito ajuda a manter o foco e a motivação;
• Where? (Onde?): a especificação dos locais onde as atividades serão realizadas. Isso é especialmente relevante em projetos com múltiplas localidades;
• When? (Quando?): a definição dos prazos e dos cronogramas para cada etapa do projeto ou atividade;
• Who? (Quem?): a identificação das pessoas ou das equipes responsáveis pela execução das tarefas;
• How? (Como?): a definição dos métodos, das estratégias e das ações necessárias para realizar as tarefas e atingir os objetivos;
• How much? (Quanto custa?): a análise e definição dos custos envolvidos no projeto ou na atividade. Isso inclui recursos financeiros, materiais, humanos, entre outros. 

Com o uso do 5W2H, o gerenciamento de projetos se torna mais otimizado e possibilita aos gestores implementar ações preventivas e corretivas. Isso auxilia na rápida identificação e solução de gargalos. Assim, é possível manter uma maior qualidade na execução das tarefas, e consequentemente, no produto final. 

Vantagens de utilizar o 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta fundamental para uma gestão assertiva e de qualidade, que resulta em uma entrega final de alto nível de excelência. Ela é importante para diversos fatores, como tomada de decisões, identificação de problemas, organização das tarefas, monitoramento da equipe, alcance de metas, otimização de tempo, entre outros.

Com isso, o plano de ação se torna mais estratégico e bem alinhado aos objetivos e metas propostas no projeto. Com as respostas de cada uma das perguntas que englobam o 5W2H é possível ter as informações corretas e necessárias para um desenvolvimento eficiente. 

Implementar essa metodologia traz inúmeras vantagens, como as listadas a seguir:

• Melhor direcionamento das responsabilidades: o 5W2H permite uma divisão precisa das tarefas e quem são os responsáveis por cada uma delas. Assim, é possível evitar confusão e problemas, que podem ir desde a falta de comunicação até o retrabalho;
• Melhor comunicação organizacional: a ferramenta promove a comunicação clara e eficiente entre a equipe e oferece informações relevantes, o que garante que todos tenham uma compreensão comum das metas, tarefas e prazos;
• Mitigação de riscos: é possível identificar os possíveis gargalos e problemas associados ao projeto. Isso permite que a equipe adote medidas preventivas e desenvolva estratégias de mitigação de riscos para lidar com possíveis falhas antes que elas ocorram;
• Monitoramento preciso: a ferramenta tem uma estrutura clara para acompanhar todo o projeto e o desempenho. Com informações detalhadas sobre o que, por que, quem, quando, como e com quais recursos, é possível monitorar prazos, qualidade e eficácia das tarefas;
• Melhor planejamento do tempo: o 5W2H permite estabelecer um cronograma objetivo e definir prazos realistas para cada atividade do projeto. Isso facilita o acompanhamento do progresso e ajuda a evitar atrasos nas entregas.

Como implementar a metodologia em seus projetos

A metodologia 5W2H é bem conhecida e popular no mercado por ser simples e fácil de ser utilizada, além de sua eficiência. Com as sete perguntas, citadas anteriormente, respondidas e bem definidas, a empresa consegue estruturar um planejamento mais preciso e dinâmico para o melhor desempenho do projeto.

Para fazer a implementação da ferramenta, é importante que os gestores sigam algumas dicas importantes para que o plano de ação seja bem executado, como os citados a seguir.

Ter objetivos claros

Antes de iniciar o planejamento, é essencial definir os objetivos do projeto de forma clara. Isso ajuda a garantir que todas as respostas às perguntas 5W2H estejam alinhadas com os resultados desejados.

Envolver as partes interessadas

Para que um plano de ação seja eficaz, é necessário envolver todas as pessoas que fazem parte do projeto, como membros da equipe, clientes ou stakeholders. Através de reuniões e uma boa comunicação, é possível obter informações valiosas para responder às perguntas do 5W2H de forma mais assertiva.

Ter respostas específicas

Ao responder às perguntas, é importante evitar generalidades. Quanto mais específicas forem as respostas, melhor será o entendimento do que precisa ser feito no projeto e de que forma é possível alcançar os objetivos e metas.

Definir responsabilidades

Definir quem é responsável por cada atividade do projeto é um passo fundamental na hora de implementar o 5W2H. Isso auxilia no melhor desempenho e comunicação dos profissionais e evita problemas e confusão com relação às responsabilidades de cada membro da equipe.

Estabelecer prazos

É fundamental que os gestores definam um cronograma do projeto que seja realista e que esteja alinhado com os objetivos. Por isso, é preciso definir prazos claros para cada atividade e fazer um monitoramento para garantir que as datas de entrega sejam cumpridas.

Avaliar as restrições e recursos

É necessário levar em consideração quaisquer restrições no projeto, como orçamento limitado, recursos disponíveis ou outras limitações. Isso ajuda os gestores a tomar decisões mais informadas e assertivas, além de evitar problemas ao longo das etapas que possam prejudicar o tempo de entrega e a qualidade do produto.

Revisar constantemente

A ferramenta 5W2H não é um documento estático. À medida que o projeto progride, é essencial revisar e atualizar as respostas às perguntas para garantir que estejam alinhadas com os objetivos.

 4 exemplos práticos de 5W2H

A metodologia 5W2H é amplamente utilizada em projetos para fornecer uma estrutura precisa e organizada e pode ser implementada de diversas formas. A seguir, mostramos alguns exemplos de como essa ferramenta pode ser aplicada em diferentes áreas da empresa, e assim, facilitar os processos de várias maneiras.

1. Área de desenvolvimento de projetos

• What (O que será desenvolvido?): definição do escopo do projeto, especificação de requisitos e funcionalidades;
• Why (Por que será desenvolvido?): identificação dos objetivos do projeto, necessidades dos clientes e benefícios esperados;
• Who (Quem será responsável?): atribuição de papéis e responsabilidades entre os membros da equipe de desenvolvimento;
• Where (Onde será desenvolvido?): escolha do ambiente de desenvolvimento, seja local ou em nuvem;
• When (Quando será desenvolvido?): definição de cronograma e prazos;
• How (Como será desenvolvido?): escolha das tecnologias, metodologias e ferramentas a serem utilizadas no desenvolvimento;
• How much (Quanto custará?): estimativa de custos envolvidos, incluindo recursos humanos, licenças de software, infraestrutura, etc.

2. Gerenciamento de projetos

• What (O que será realizado?): definição do escopo do projeto, entregas e metas específicas;
• Why (Por que será realizado?): justificativa e alinhamento do projeto com os objetivos estratégicos da empresa;
• Who (Quem será responsável?): designação dos papéis e responsabilidades da equipe de projeto;
• Where (Onde será realizado?): identificação do local de trabalho;
• When (Quando será realizado?): estabelecimento de marcos temporais, prazos e cronograma do projeto;
• How (Como será realizado?): definição das metodologias de gerenciamento de projetos a serem adotadas;
• How much (Quanto custará?) avaliação dos custos do projeto, incluindo recursos humanos, materiais e ferramentas.

3. Atendimento ao cliente

• What (O que será oferecido?): identificação dos serviços ou produtos a serem fornecidos ao cliente;
• Why (Por que será oferecido?): justificativa e necessidades do cliente que serão atendidas;
• Who (Quem será responsável?): atribuição de responsabilidades entre a equipe de atendimento ao cliente;
• Where (Onde será oferecido?): definição dos canais de comunicação e plataformas utilizadas para interagir com o cliente;
• When (Quando será oferecido?): estabelecimento de horários de atendimento, tempos de resposta e prazos de entrega;
• How (Como será oferecido?): definição dos processos de atendimento, incluindo abordagem, resolução de problemas e suporte técnico.
• How much (Quanto custará?)avaliação dos custos envolvidos com o cliente e os gastos operacionais.

4. Testes de qualidade

• What (O que será testado?): definição dos critérios de teste, incluindo funcionalidades, usabilidade e desempenho;
• Why (Por que será testado?): garantia da qualidade do projeto, identificação de erros e problemas antes da entrega final;
• Who (Quem será responsável?): atribuição de papéis e responsabilidades entre a equipe de testes;
• Where (Onde será testado?): escolha dos ambientes de teste, incluindo ambiente de desenvolvimento, homologação e produção;
• When (Quando será testado?): definição de marcos de teste e integração com o cronograma de desenvolvimento;
• How (Como será testado?): escolha das metodologias e ferramentas de teste, incluindo testes unitários, de integração e de aceitação;
• How much (Quanto custará?): avaliação dos custos envolvidos, como, por exemplo, ferramentas de teste.

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