Um bom planejamento semanal pode fazer toda a diferença em uma equipe de projetos. Quando a organização e a programação são uma prioridade, a produtividade pode ser um ótimo resultado a longo prazo.
Visualizar as demandas da equipe de projetos, identificar os prazos e prioridades podem ser etapas fundamentais do processo, pois ajudam na organização e otimizam o tempo. Sendo assim, a produção pode ser impactada positivamente.
Planejar algo envolve muitos aspectos, principalmente a relação com o tempo e a eficiência no ato de realizar as funções. Realizar tudo dentro do prazo, com tempo para pensar e agir é muito mais eficiente do que fazer as tarefas às pressas.
Existem pontos importantes a serem levados em consideração na hora de fazer o planejamento semanal para a sua equipe de projetos. A seguir, veja nesse artigo algumas dicas que podem te ajudar nesse processo.
Passo a passo para um planejamento semanal eficiente
Um bom planejamento semanal requer atenção em alguns detalhes importantes que podem fazer a diferença em toda a organização da equipe de projetos. Confira o passo a passo que pode te ajudar:
- Defina objetivos e prioridades da semana
Um dos principais passos para começar um planejamento semanal eficiente é a definição dos objetivos e prioridades da equipe. É importante ter clareza nessa etapa para facilitar o caminho para as próximas fases do processo.
Um bom projeto tem como base a definição das metas, pois ajuda a manter a equipe informada e focada nos resultados esperados. Quando os funcionários entendem como o seu trabalho pode contribuir para os objetivos da empresa, podem trabalhar muito mais motivados.
Você pode priorizar tarefas mais urgentes, demandas mais complexas ou mais trabalhosas. Visualizar os objetivos finais pode ajudar muito durante o processo de realização das tarefas.
- Identifique e distribua as tarefas
Outro passo importante para um bom planejamento semanal é a identificação e distribuição das tarefas. Para alcançar os objetivos da semana, você deve desmembrar essas tarefas em ações menores, buscando maior eficiência em sua realização.
Conheça sua equipe e saiba atribuir a melhor função para cada um, pensando sempre em suas habilidades, na disponibilidade de recursos e na maior chance de sucesso no cumprimento da meta a ser atingida.
Utilizar quadros de organização pode ser uma boa saída nessa etapa da organização, pois ajuda na visualização ampla dos processos a serem percorridos até a finalização do projeto, os prazos a serem cumpridos e as pessoas disponíveis para a realização.
- Estabeleça prazos realistas
Se você estabeleceu os objetivos do projeto, é importante definir prazos realistas, ou seja, algo que seja possível de ser realizado. Para isso, é preciso pensar em aspectos como a complexidade da tarefa, os recursos disponíveis e as dependências.
Outro fator importante a ser considerado nesse caso, é a capacidade de execução da equipe. Um colaborador pode render muito mais quando recebe competências de acordo com o seu ritmo de trabalho e habilidades específicas em determinadas tarefas.
- Organize e visualize o planejamento
Existem aplicativos e ferramentas capazes de auxiliar na organização e visualização do planejamento semanal da sua equipe de projetos. Elas podem ser muito úteis, pois permitem que toda a equipe tenha acesso às demandas, prazos e objetivos a serem cumpridos na semana.
Calendários compartilhados e aplicativos de gerenciamento de projetos podem ser grandes aliados nesse processo. Além de melhorar a comunicação entre a equipe, facilitam o acompanhamento do progresso durante a realização das tarefas.
- Alinhe o planejamento com a equipe
Um planejamento semanal envolve muitas pessoas no projeto, o que pode requerer uma comunicação mais diversificada. É essencial manter essa comunicação o mais clara e eficiente possível.
Os participantes do projeto devem encontrar com facilidade as suas diretrizes e entenderem suas funções e prazos dentro desse planejamento. Com isso, suas ações podem ser otimizadas para que a equipe alcance melhores resultados.
- Acompanhando o progresso e realizando ajustes
Para que todas essas dicas sejam eficientes dentro do seu planejamento semanal, é importante acompanhar todo o progresso ao longo da semana. Essa etapa é fundamental para identificar problemas e ajudar na correção pontual dos erros.
Realizar reuniões de acompanhamento para a equipe de projetos é essencial para essa identificação dos ajustes a serem realizados ao longo do processo. Além disso, podem ser eficientes para a avaliação das métricas ao longo da semana.
Seguir esse passo a passo pode ser fundamental para a realização de um bom planejamento semanal para a sua equipe de projetos, ajudando no aumento da produtividade, otimização de recursos e na melhora da comunicação entre os membros da equipe. Gostou deste conteúdo? Então continue a leitura e descubra como o Lean Startup pode transformar o desenvolvimento de projetos e produtos em sua empresa.