Ordem de Serviço: o que é, como fazer e modelo grátis

Como você gerencia as demandas das suas equipes?

Como sua equipe registra o histórico de serviços prestados ou entregas de produtos?

Talvez você já tenha ouvido falar, mas o uso de Ordens de Serviços seria a resposta ideal para essas perguntas.

Caso você não saiba, elas são documentos utilizados para formalizar solicitações de serviços ou produtos.

Quando bem elaboradas e usadas, as conhecidas OSs se tornam fundamentais para a organização e agilidade na execução das atividades profissionais.

Além disso, as ordens de serviço são muito importantes para a documentação, especialmente em casos de prestação de contas e auditorias.

Com elas, as empresas conseguem rastrear os trabalhos executados, controlar a qualidade dos processos e detalhar recursos necessários para o serviço, por exemplo.

Fora a parte estratégica, a OS também é uma obrigação prevista na Norma Regulamentadora (NR) 1 e no Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para iniciar qualquer prestação de serviço! 

Mas não basta fazer as OSs, é preciso que elas sejam preenchidas da forma adequada e com todas as informações necessárias.

E é para agilizar esse processo e evitar erros humanos que existe hoje a ordem de serviço eletrônica.

Documentos digitais emitidos por um bom software de ordem de serviço otimizam o fluxo de trabalho, garantem clareza e precisão nas informações e ainda podem ser personalizados de acordo com o seu tipo de negócio.

Essa digitalização e automatização da OS aumenta a eficiência operacional da sua empresa, o que influencia diretamente na lucratividade e na satisfação do cliente. 

Agora você sabe o que é uma ordem de serviço. Que tal ir mais fundo nesse assunto?

Além de mostrar como fazer e preencher corretamente o documento, vamos também disponibilizar um modelo digital gratuitamente para facilitar sua gestão de ordem de serviço 

Fique conosco até o fim do conteúdo e confira!

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Principais Tipos de Ordem de Serviço

Existem diversos tipos de ordens de serviço, conforme as necessidades e contextos. Conheça alguns dos principais tipos:

Ordem de serviço para manutenção preventiva

Usada para programar e documentar atividades de manutenção preventiva em equipamentos, máquinas ou sistemas. Inclui tarefas como inspeções regulares, lubrificação, limpeza e ajustes para garantir o bom funcionamento e prolongar a vida útil dos aparelhos. 

Esse tipo de ordem é essencial para evitar falhas inesperadas, reduzir o tempo de inatividade e otimizar a eficiência operacional das instalações.

É quando, por exemplo, o técnico vai realizar a verificação mensal dos servidores para garantir que todos os componentes estejam funcionando corretamente e/ou aplicar atualizações de segurança.

A OS deve constar as tarefas executadas, como verificação dos logs de eventos do sistema, atualização do sistema operacional e dos softwares instalados, realização de backup completo dos dados e limpeza física dos componentes internos do servidor.

Ordem de serviço para manutenção corretiva

Esse documento é emitido em resposta a uma falha ou problema identificado em um equipamento, máquina ou sistema. Ela detalha as ações necessárias para diagnosticar, reparar e restaurar o aparelho ao seu estado operacional normal. Isso pode envolver substituição de peças, reparos ou ajustes.

A ordem de serviço de manutenção corretiva é fundamental para minimizar o período de inatividade, restaurar a produtividade e garantir a segurança.

Um exemplo prático é quando há uma falha no sistema de e-mails, por exemplo, impedindo o envio e recebimento de e-mails pelos usuários.

Nesse caso, um bom exemplo prático das tarefas descritas na OS deve ser o diagnóstico da causa da falha, a reinicialização do servidor de e-mails, a aplicação de patches de correção e o teste do sistema para garantir que o problema foi resolvido.

Ordem de serviço para instalação de equipamentos

Esta OS é usada para coordenar e documentar a instalação de novos equipamentos, como computadores, sistemas de telecomunicações, aparelhos de rede e outros dispositivos. Ela inclui etapas como preparação do local, montagem, instalação física e configuração inicial.

O registro detalhado dessas etapas garante uma implementação ágil e sem problemas, garantindo a funcionalidade adequada dos novos aparelhos.

Na prática, isso seria a instalação e a configuração de novos computadores para a equipe de desenvolvimento, por exemplo.

Na OS, o técnico de TI responsável deverá registrar ações como a desembalagem e montagem dos computadores, instalação do sistema operacional e softwares necessários, configuração das contas de usuário e permissões e o teste dos equipamentos.

Ordem de serviço para serviços técnicos

Este documento é emitido para registrar e gerenciar serviços técnicos prestados a clientes ou usuários finais. Pode incluir atividades como suporte técnico, resolução de problemas, configuração de software, instalação de atualizações e outras assistências técnicas.

Esse detalhamento ajuda a manter um serviço preciso e de qualidade, proporcionando satisfação ao cliente.

Um exemplo prático é quando o técnico vai configurar uma rede de Wi-Fi, por exemplo. 

Na OS devem constar a instalação e configuração de roteadores e pontos de acesso, configuração das políticas de segurança da rede, o teste de cobertura e a velocidade e a documentação da configuração da rede.

Ordem de serviço para manutenção de infraestrutura

Esta ordem é usada para planejar e executar a manutenção de infraestrutura física, como sistemas elétricos, sistemas de HVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado), sistemas de segurança, entre outros. Inclui inspeções, reparos, testes e manutenção preventiva para garantir o funcionamento seguro e confiável.

Esses registros garantem a conformidade com regulamentos e normas de segurança.

Olha só um exemplo prático: a manutenção de um Data Center.

Assim, digamos que seja uma manutenção preventiva para garantir a continuidade dos serviços. Na OS deve constar a verificação da temperatura e umidade do ambiente, a inspeção e limpeza de racks e cabos, o teste dos sistemas de energia e refrigeração e a atualização da documentação de infraestrutura.

Por que sua empresa precisa ter um modelo de Ordem de Serviço?

Um modelo de ordem de serviço é essencial para qualquer organização que ofereça serviços ou realize atividades de manutenção, instalação ou reparo. Para isso, é necessário ter atenção em alguns pontos importantes, como os listados abaixo.

Comunicação interna

A ordem de serviço permite uma comunicação clara e eficaz entre a equipe, garantindo que todos estejam alinhados com as expectativas e requisitos do serviço. Além disso, serve como um ponto de referência para atualizações sobre o progresso do trabalho e comunicação de problemas ou necessidades de suporte.

Organização e controle

Esse documento ajuda na atribuição de responsabilidades, na gestão de recursos e na definição de prazos, facilitando a coordenação das operações. Ao manter um registro detalhado de cada serviço realizado, ele auxilia na análise de desempenho e na identificação de áreas de melhoria.

 Histórico de atendimento

A ordem de serviço simplifica o acompanhamento da evolução dos serviços prestados, permitindo uma análise retrospectiva das demandas, soluções aplicadas e feedbacks recebidos. Com esse histórico, é possível identificar padrões, tendências e áreas de melhoria para aprimorar o atendimento ao cliente.

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Passo a Passo para Elaborar uma Ordem de Serviço Eficiente

A ordem de serviço proporciona transparência, organização e controle dos serviços prestados. Mas para que possa cumprir seu propósito de forma eficaz, alguns itens-chave devem estar presentes nesse documento.

Veja esse check-list para ordem de serviço:

• Dados da empresa e do cliente – Permitem identificar as partes envolvidas e estabelecer uma comunicação clara. Informações como nome, endereço, contato telefônico e e-mail são essenciais para garantir que o contato seja eficiente e que qualquer eventualidade possa ser resolvida;
• Descrição detalhada do serviço – Específica o que será realizado, evitando ambiguidades e garantindo que as expectativas do cliente sejam atendidas. É possível evitar mal-entendidos e fornecer uma orientação clara para a equipe responsável pela execução das tarefas;
• Data e horário de início e término do serviço – Auxiliam no planejamento e na alocação de recursos, além de fornecerem um registro temporal das atividades. Essa informação permite que a empresa gerencie melhor o tempo e os recursos disponíveis, garantindo uma execução dentro do prazo estabelecido;
• Assinatura do colaborador responsável – Confere responsabilidade pela execução do serviço e serve como comprovação de que o trabalho foi realizado. Essa assinatura garante tudo conforme o combinado, além de ser um registro importante para possíveis auditorias e controle de qualidade;

Termos e condições – Esclarecem as responsabilidades de ambas as partes, garantindo que todos os aspectos do serviço sejam compreendidos e aceitos. Isso proporciona transparência no relacionamento entre cliente e empresa, evitando possíveis mal-entendidos e conflitos.

Como preencher corretamente sua Ordem de Serviço?

Preencher de forma completa e detalhada a ordem de serviço é primordial para garantir que o serviço seja executado corretamente e atenda às expectativas do cliente. 

Quando todos os campos são preenchidos adequadamente, desde as informações básicas da organização e do cliente até os detalhes específicos da solicitação, é possível evitar mal-entendidos e ambiguidades. Isso proporciona uma base sólida para o colaborador responsável compreender claramente o escopo do trabalho, os requisitos específicos e quaisquer instruções especiais.

Detalhar a solicitação na ordem de serviço é igualmente importante, pois isso fornece informações essenciais sobre o que o cliente espera do serviço. 

Descrever de forma minuciosa as necessidades e as preferências, juntamente com quaisquer especificações técnicas relevantes, ajuda a orientar o colaborador durante a execução do serviço.

Detalhar a solicitação na ordem de serviço permite que a equipe de atendimento tenha uma visão clara do trabalho a ser realizado, facilitando a alocação de recursos adequados e a tomada de decisões assertivas ao longo do processo. Isso contribui para a satisfação e reputação positiva da marca.

Escolha um software especializado em gestão de OS

Como você viu, são vários detalhes importantes que não podem faltar na ordem de serviço, mas imagine não só elaborar e preencher, mas fazer a gestão de ordem de serviço de todas as solicitações. As chances de erro humano são grandes, podendo prejudicar os negócios.

Por isso, é fundamental usar um software especializado em criação e gestão de ordem de serviço, com funcionalidades que automatizam e agilizam os processos. 

Veja a seguir como o Tiflux pode otimizar suas solicitações de serviço e a documentação gerada.

Afinal, a OS é um documento obrigatório e comprobatório das atividades e serviços fornecidos. E, na era digital que rege o mercado de hoje, quem não usa a tecnologia a seu favor está perdendo um grande diferencial competitivo.

Benefícios da automação na gestão de ordens de serviço

Adotar um software para ordem de serviço é fundamental para aumentar a eficiência operacional dos negócios, mas também para otimizar o tempo e evitar problemas que podem trazer prejuízos, como atrasos, erros de comunicação e até processo movido por algum cliente insatisfeito. 

Uma ordem de serviço eletrônica bem detalhada, gerada por um software de confiança, oferece mais segurança para a empresa e consumidores, além de melhorar a eficiência operacional que aumenta a satisfação do cliente, aumentando as chances de fidelização.

A Tiflux é uma plataforma completa de gestão de serviços de TI que entre suas funcionalidades inclui módulos para gestão de ordens de serviço. 

Com isso você consegue automatizar fluxos de trabalho, ter dashboards de monitoramento e ainda fazer a integração com outras ferramentas de TI.

Veja algumas das funcionalidades oferecidas por um software especializado em gestão de OS no Tiflux:

• Automação de fluxos de trabalho – Configurar automações para que as ordens de serviço sejam criadas automaticamente a partir de eventos específicos, como falhas detectadas ou solicitações de usuários. Assim, uma OS pode ser criada sempre que um determinado alerta for gerado por um monitoramento do sistema.
• Integração com outras ferramentas – É possível fazer a integração do Tiflux com outras ferramentas utilizadas na infraestrutura de TI, como help desk e service desk, por exemplo. 
• Base de conhecimento – Permite que os técnicos tenham informações e soluções previamente documentadas para os problemas mais comuns, encontrando soluções mais rápidas e aumentando a satisfação do cliente.
• Priorização e atribuição – Utilizar funcionalidades de priorização automática do Tiflux para garantir que as ordens de serviço mais críticas sejam tratadas primeiro. Você pode definir regras baseadas na gravidade do problema e no impacto nos negócios, por exemplo.
• Monitoramento e relatórios – O Tiflux oferece dashboards intuitivos e relatórios de desempenho sobre o andamento das ordens de serviço, permitindo  identificar em tempo real gargalos ou áreas que precisam de melhorias.

Melhores Práticas e Modelo Gratuito de Ordem de Serviço

A adoção de ferramentas digitais para a gestão de ordens de serviço traz agilidade e eficiência – e já é uma situação cada vez mais comum nas empresas que buscam excelência em seus serviços. 

Mas para garantir que o processo tenha os resultados pretendidos, há boas práticas que devem ser seguidas 

Veja 9 dicas valiosas:

1. Preenchimento completo e detalhado – A descrição da OS deve ser clara e ter todas as informações relevantes, como a natureza do problema, local, data e horário do incidente, e qualquer outra informação que possa ajudar na resolução. 
2. Prioridade e urgência – Defina claramente a prioridade e urgência da OS para que os técnicos saibam quais tarefas precisam ser tratadas primeiro. 
3. Processos automatizados – Automatize a criação e atribuição de OS com base em eventos específicos e gere notificações automáticas sobre o status das OS, favorecendo a comunicação entre todos os envolvidos.
4. Integração com outras ferramentas – Integre a plataforma de gestão de OS com ferramentas de monitoramento para que incidentes detectados automaticamente gerem OS e com o sistema de helpdesk para consolidar todas as solicitações de suporte em um único lugar.
5. Use a base de conhecimento – Documente todas as soluções para problemas comuns e certifique-se de que a base de conhecimento seja de fácil acesso para todos os técnicos.
6. Monitoramento e relatórios – Monitore status das OS em tempo real, permitindo uma visão clara do progresso e dos gargalos e gere relatórios periódicos para analisar o desempenho da equipe.
7. Invista em treinamento contínuo – Ofereça treinamentos regulares para a equipe técnica, enfatizando a importância das melhores práticas de preenchimento e gestão de OS. Incentive a equipe a fornecer feedback, permitindo ajustes e melhorias.
8. Segurança e conformidade – Garanta que todas as informações das OS sejam protegidas e estejam em conformidade com as políticas de segurança de dados.
9. Auditorias – Auditorias periódicas garantem que as práticas de gestão de OS estejam alinhadas com as políticas da empresa e regulamentações do setor.

Confira o modelo gratuito de OS personalizável da Tiflux

Acompanhar as ordens de serviço (OS) é essencial para empresas que desejam manter o controle sobre suas operações. Para facilitar esse processo, a Tiflux desenvolveu uma planilha simples e totalmente personalizável. 

Com ela, sua equipe pode monitorar o status de cada ticket, gerenciar prioridades e prazos, e acompanhar os responsáveis por cada atividade. Essa ferramenta oferece uma visão ampla de todas as OS, permitindo que o seu negócio mantenha o panorama geral de serviços de forma eficiente e organizada.