Work in Progress (WIP) é um termo muito utilizado em diversos contextos, referindo-se às tarefas ou projetos que estão em fase de execução, mas ainda não foram concluídos.
Controlar ou limitar o WIP é essencial para manter a eficiência e a produtividade, garantindo que as atividades em curso sejam gerenciadas de forma adequada e que não haja sobrecarga de trabalho.
Neste artigo, entenda a metodologia Work in Progress, os benefícios que ela oferece para a gestão de projetos, como limitar e controlar o WIP no seu negócio. Confira!
>> Assista: Como escolher e aplicar metodologias ágeis no seu negócio?
O que é a metodologia Work in Progress (WIP)?
A metodologia Work in Progress (WIP) é uma abordagem utilizada na gestão de projetos para controlar e limitar a quantidade de trabalho em andamento em um determinado momento.
Ela se concentra em garantir que a equipe de trabalho concentre seus esforços em um número gerenciável de tarefas de cada vez, evitando a sobrecarga e o acúmulo de trabalho.
O objetivo principal do WIP é aumentar a eficiência do processo de produção, mantendo um equilíbrio saudável entre a capacidade dos profissionais e a demanda. Isso auxilia na dispersão de esforços, em um foco maior e uma melhor produtividade.
Quais os benefícios que o WIP para a gestão de projetos?
O relatório State of the Global Workplace 2023, da Gallup, mostrou que 6 em cada 10 funcionários apresentam falta de envolvimento emocional no ambiente profissional, cumprindo apenas funções básicas e sem motivação. Além disso, 18% dos profissionais relatam insatisfação no trabalho.
Por isso, a metodologia Work in Progress é essencial em uma organização, pois ao limitar a quantidade de trabalho em andamento, o WIP ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas e a identificar possíveis gargalos no processo de desenvolvimento de software.
Isso resulta em uma maior agilidade na entrega de projetos, permitindo que a equipe se concentre em tarefas prioritárias e conclua os trabalhos de forma mais eficiente.
Além disso, o controle do Work in Progress promove uma melhor previsibilidade do tempo de conclusão de cada etapa do projeto, facilitando o planejamento e o cumprimento de prazos.
Por exemplo, ao limitar o número de tarefas em andamento em cada sprint de desenvolvimento ágil, os profissionais garantem uma distribuição equilibrada de esforços e recursos.
Isso evita a sobrecarga dos desenvolvedores e mantém um ritmo constante de entrega de funcionalidades. Essa abordagem contribui para a satisfação do cliente e a qualidade do produto final.
>> Infográfico: 6 métricas que todo gestor de projetos deve acompanhar
Como limitar o Work in Progress?
Definir o Work in Progress envolve identificar o número máximo de tarefas que podem estar em andamento simultaneamente em um determinado processo ou projeto.
Essa definição pode variar com base no modelo de gestão de projetos adotado pela empresa, levando em consideração suas características e necessidades específicas, mas sempre garantindo um fluxo de trabalho eficiente e promovendo a entrega precisa de resultados.
A seguir, listamos as principais ações que uma organização deve fazer para limitar o Work in Progress.
Execute um trabalho por vez
Essa ação visa garantir foco e eficiência ao limitar a quantidade de tarefas em andamento simultaneamente. Ao priorizar e concluir uma atividade antes de iniciar outra, os colaboradores podem reduzir a sobrecarga de trabalho, minimizar a procrastinação e aumentar a produtividade.
Para implementar essa ação, é fundamental estabelecer uma limitação clara do WIP, definindo o número máximo de tarefas permitidas em cada etapa do processo.
Divida o trabalho em fases
Aqui, o objetivo é desmembrar projetos ou tarefas complexas em etapas menores e mais gerenciáveis. Isso facilita o acompanhamento do progresso, permite maior foco e proporciona clareza sobre as próximas ações a serem realizadas.
Para implementar, é essencial identificar as diferentes fases ou estágios do trabalho, definir critérios claros para cada uma delas e estabelecer marcos de progresso. Isso ajuda a organizar o fluxo de trabalho e a distribuir as responsabilidades de forma equilibrada.
Segmente por tipo de trabalho
Essa ação é útil para categorizar e priorizar diferentes tipos de tarefas ou projetos de acordo com sua natureza e urgência. Isso permite uma alocação mais ágil de recursos e uma abordagem mais estratégica na execução das atividades.
Para implementar, é importante identificar os diversos tipos de trabalho existentes, como tarefas de rotina, projetos urgentes ou iniciativas de longo prazo, e atribuir a cada um deles um nível adequado de prioridade. Isso ajuda a manter o foco nas atividades mais importantes e a otimizar o uso dos recursos disponíveis.
Inclua as tarefas principais na sprint
Essa fase envolve identificar as atividades prioritárias para serem concluídas durante a sprint e atribuir a elas uma alta prioridade de execução. Para implementar essa ação, é essencial realizar uma análise criteriosa das demandas e definir claramente as metas e objetivos da sprint.
As tarefas principais devem ser escolhidas com base nessas metas e na capacidade da equipe, garantindo que os recursos sejam alocados de maneira adequada para alcançar os resultados desejados dentro do prazo estabelecido.
Como controlar o Work in Progress na sua empresa?
Manter o Work in Progress sob controle é essencial para garantir a eficiência e a produtividade em projetos.
Existem várias estratégias que podem ajudar a alcançar esse objetivo, desde uma análise criteriosa das tarefas até a adoção de metodologias ágeis. Aqui estão algumas dicas importantes:
- Analisar previamente todas as atividades planejadas para identificar aquelas com maior prioridade e impacto;
- Compreender a capacidade produtiva dos colaboradores para evitar sobrecargas e atrasos no cumprimento das entregas;
- Escolher um método de priorização de tarefas, como a matriz de Eisenhower ou o método MoSCoW, para garantir que as atividades mais importantes sejam realizadas primeiro;
- Adotar metodologias ágeis, como o Scrum ou o Kanban, que oferecem ferramentas e práticas para uma gestão mais eficaz do WIP e uma maior visibilidade das tarefas em andamento.
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