Entender como criar e manter contratos de TI eficazes é fundamental para garantir o sucesso de projetos, a proteção de dados e a conformidade com regulamentações. A compreensão dos elementos-chave que devem compor esses contratos é essencial para mitigar riscos, evitar conflitos e assegurar que os objetivos comerciais sejam atingidos de forma eficaz.
Neste artigo, falaremos sobre a importância dos contratos de TI, o passo a passo para estruturá-los de maneira assertiva e o que não pode faltar nesses documentos. Confira!
Qual a importância dos contratos de TI?
Cada fornecedor de serviços estabelece acordos com seus clientes para oficializar suas atividades. Esses acordos oferecem respaldo às tarefas executadas de maneira constante e recorrente, assegurando que as expectativas em relação ao que será fornecido estejam alinhadas.
Os contratos de TI são responsáveis por determinar as responsabilidades incumbidas à equipe técnica e o preço dos serviços prestados. A prestadora deve conhecer seu cliente e entender suas necessidades e realidade.
Compreendendo o cenário, ela desenvolve o escopo de serviço e a modalidade de cobrança. Tudo isso precisa ser feito em concordância para que ambas as partes saiam satisfeitas com a negociação.
É fundamental compreender os contratos de TI a partir das necessidades do cliente, visando a fidelização e o sucesso a longo prazo. Isso envolve demonstrar empatia, o que é essencial para que qualquer empresa mantenha sua humanização e responsabilidade social.
Além disso, é igualmente importante ter compreensão da realidade interna da equipe técnica. Não é benéfico realizar negócios que prejudiquem a empresa prestadora de serviços.
Portanto, é de suma importância que a equipe financeira compreenda a estrutura de gastos internos e os investimentos necessários da empresa. Uma vez que essa estrutura seja conhecida, é possível apresentar aos clientes os valores apropriados, garantindo assim uma cobrança justa.
Como fazer um contrato de TI em 6 passos
Elaborar um contrato de TI é um processo fundamental para estabelecer acordos claros e proteger os interesses das partes envolvidas. Por isso, listamos o passo a passo desse processo para que a sua empresa garanta uma base sólida para qualquer acordo.
- Definir o tipo de contrato
A definição do tipo de contrato de TI é importante pois determina as obrigações e responsabilidades das partes envolvidas. Esse passo influencia diretamente a gestão de riscos, a alocação de recursos e a clareza das expectativas, contribuindo para relações comerciais mais eficientes e transparentes, além de mitigar possíveis conflitos.
Ao formular um contrato, é necessário definir qual será seu formato. Para isso é preciso conhecer o cliente e suas necessidades, assim como quais serão os esforços previstos para ele. Além disso, é necessário especificar a data de início e fim do contrato.
Outro ponto a ser considerado é a possibilidade de renovação automática. Assim, a prestadora de serviço inicia um novo contrato quando o atual expira, com vigência pré-determinada com o cliente. Isso agiliza situações de renegociação e mantém os serviços ativos continuamente, até uma das duas partes encerrar a parceria.
Em resumo, um contrato bem-estruturado deve conter cláusulas que definam:
- Obrigações e responsabilidades de ambas as partes;
- Prazos de entrega;
- Critérios de qualidade;
- Políticas de segurança de dados;
- Procedimentos de rescisão (se aplicável).
- Organizar o contrato por cliente
Organizar os contratos de TI por cliente permite um acompanhamento mais preciso. Em alguns casos, pode haver mais de um documento para cada cliente, e ter todos eles organizados separadamente em uma documentação exclusiva é fundamental.
- Identificar o contrato
Os técnicos precisam se referir a um contrato quando realizam algum apontamento ou serviço aos clientes. Para facilitar a referência, é necessário atribuir um nome ou código de identificação. É recomendado não utilizar nomes começando com “contrato”. Em vez de “Contrato de Estação Livre”, por exemplo, use “Estação”.
- Determinar a data de início
Conhecer a data de início dos contratos de TI por cliente é essencial para a empresa ter métricas de contratos conquistados e verificar a validade deles. Isso permite o cumprimento de prazos, a renovação oportuna e a preparação para possíveis expansões ou ajustes nos serviços.
Além disso, ajuda a evitar falhas na prestação de serviços e a manter uma relação transparente e confiável com os clientes.
- Definir a duração
As regras de preço e serviços acordadas com o cliente precisam ter uma duração específica. A partir do fim dela pode ser negociado um novo contrato, ou pode ser feita uma renovação do contrato que estava vigente, aplicando novas taxas de IGPM ou valorizações específicas.
- Estabelecer a data de vencimento
Conhecer o dia de vencimento dos contratos de TI por cliente permite o planejamento de fluxo de caixa, evita atrasos nos pagamentos, auxilia nas cobranças, no renegociamento ou na finalização de contrato.
Isso é importante para a manutenção de relações comerciais saudáveis, além de ajudar a empresa a cumprir suas obrigações contratuais e a garantir a continuidade dos serviços, promovendo a confiança.
O que não pode faltar no contrato de TI?
Além dos pontos importantes citados acima no passo a passo, dois outros aspectos também são essenciais e não podem faltar em um contrato de TI: as correções de valor e o formato do contrato.
É fundamental estabelecer de maneira transparente as condições para as correções de valor durante a vigência do contrato. Isso implica em definir critérios para os ajustes de preços que estejam alinhados com índices econômicos reconhecidos, como o IGP-M, que atualiza o valor do contrato mensalmente.
A presença de um índice de reajuste é sempre recomendável, de preferência vinculado à taxa de inflação. Isso garante que os valores sejam ajustados de forma apropriada, mantendo coerência entre os serviços prestados e os custos envolvidos.
Assim, é possível assegurar benefícios mútuos em termos de estabilidade financeira e evitar desagradáveis surpresas no decorrer do contrato.
Já o formato do contrato deve ser estruturado de forma detalhada e baseado em uma data de início e de fim, mesmo que seja acordado com o cliente uma parceria vitalícia. Isso existe para que haja controle e aplicação das correções de inflação.
Em relação ao cliente, há um valor em contrato que deve ser pago para obter os serviços. Para definir esse valor é necessário estipular a forma de cobrança, conhecendo duas características do contrato que será feito:
- Período de Faturamento: de quanto em quanto tempo serão emitidas cobranças aos clientes. Pode ser mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual;
- Modo de Pagamento: em alguns contratos, faz sentido cobrar alguns serviços antes da execução, já em outros, depois. Isso passa pela negociação e contribui com o relacionamento entre as empresas.
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