A gestão de tarefas é essencial para manter a organização do fluxo de trabalho, otimizar o tempo de execução, fazer as entregas em dia e ter uma equipe atenta às suas funções e prazos. Mas para isso, é necessário ter ferramentas específicas como aliadas para um gerenciamento eficiente.
Essas ferramentas possibilitam aos gestores um controle preciso de todas as etapas de um projeto. Dessa forma, é possível evitar falhas, desperdícios e melhorar o desempenho das atividades, impactando positivamente na entrega ao cliente final.
Neste artigo, listamos algumas dicas práticas e ferramentas para ajudar a sua empresa na gestão de tarefas, a importância de utilizá-las e as principais vantagens dessa implementação. Confira!
4 dicas e ferramentas para ajudar na gestão de tarefas
Uma gestão de tarefas eficiente, requer ações estratégicas, além do uso de ferramentas adequadas para que os resultados sejam positivos. Por isso, é importante seguir algumas dicas essenciais para um gerenciamento de qualidade, como por exemplo:
- Definir prioridades com base nas urgências;
- Estabelecer prazos para toda a equipe, de acordo com as tarefas;
- Monitorar o desempenho das tarefas através de indicadores;
- Investir em tecnologia para auxiliar no gerenciamento.
Além das dicas citadas acima, os gestores precisam se atentar a escolha das ferramentas para o gerenciamento. Existem diversos modelos para atender a todos os tipos de necessidades do negócio. Algumas são bem conhecidas no mercado por sua eficácia, por isso, listamos a seguir quais são.
- Kanban
Um dos mais utilizados e conhecidos, o Kanban é um tipo de metodologia ágil que auxilia muito na gestão de tarefas de um projeto, de forma ampla e visualmente prática.
Essa ferramenta ajuda no planejamento estratégico do fluxo de trabalho, facilitando a execução de cada uma das atividades com otimização de tempo e flexibilidade. Isso é importante para manter a equipe centrada e alinhada com os propósitos. Outras vantagens que o Kanban oferece são:
- Diminuição do tempo ocioso de trabalho;
- Dinamismo nas tarefas;
- Identificação rápida de problemas;
- Aumento na produtividade da equipe.
- Scrum
Scrum também é uma metodologia ágil muito utilizada para ajudar na gestão de tarefas. Ela é um framework de trabalho, com recursos otimizados, e que tem como foco agilizar a execução das etapas relacionadas a projetos complexos.
Essa metodologia determina prazos curtos de finalização das atividades, com ciclos rápidos. Isso mantém os processos com maior nível de eficiência e qualidade.
A ideia é possibilitar mais flexibilidade na atuação e permitir um melhor controle do projeto, baseando-se em três pilares: transparência, inspeção e adaptação. A partir disso, todas as partes envolvidas no projeto têm conhecimento do andamento do projeto, de modo que é possível identificar imprevistos para, por fim, adaptar as ações para aproveitar oportunidades de melhoria.
- Lean
A metodologia Lean tem como foco reduzir os desperdícios nas atividades, que aumentam os gastos desnecessários do projeto e utilizam o tempo de trabalho da equipe de forma errada.
É uma ferramenta que ajuda na implementação de melhorias contínuas em todas as etapas dos processos. Assim, é possível aumentar a qualidade do trabalho e diminuir custos.
- PMBOK
O Project Management Body of Knowledge, ou PMBOK, é um guia que oferece boas práticas para uma gestão estruturada, controlada, assertiva e padronizada. Essa metodologia pode ser aplicada em qualquer tipo de projeto, seja simples ou mais complexo.
Utilizando o método, os processos são definidos de maneira uniforme e com instruções precisas que facilitam a compreensão de todos os envolvidos, propiciando maior confiabilidade e qualidade do projeto a partir da padronização.
A implementação da metodologia é dividida em 5 passos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. É necessário uma equipe integrada, conhecimento do escopo e comunicação aberta para garantir que o projeto flua de acordo com o planejado.
Por que utilizar ferramentas na gestão de tarefas?
Ter ferramentas como aliadas na gestão de tarefas é importante para que os gestores possam ter um melhor controle e organização de todas as etapas do fluxo de trabalho. Além disso, elas auxiliam em um trabalho mais eficiente e ágil.
Essas ferramentas permitem que o gerenciamento seja preciso, e consequentemente, o desempenho da equipe se torna de alto nível. Em pesquisa realizada pela Deloitte, 96% das empresas entrevistadas afirmam o desejo de investir em sistemas e ferramentas de gestão.
Essa alta porcentagem mostra como o investimento em ferramentas para a gestão é uma preocupação das organizações. Além de gerar vantagem competitiva, elas são essenciais para o bom desempenho e sucesso do negócio.
Quando aplicadas e utilizadas de forma correta, elas trazem inúmeras vantagens, como por exemplo:
- Centralização de informações;
- Planejamento assertivo;
- Visão ampla e analítica;
- Diminuição de atrasos nas entregas;
- Comunicação interna eficiente;
- Equipe mais produtiva e engajada;
- Redução de gastos causados por desperdício de tempo e erros;
- Otimização de tempo;
- Monitoramento através dos indicadores.
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