Contratos de TI: como fazer e o que não pode faltar

Entender como criar e manter contratos de TI eficazes é fundamental para garantir o sucesso de projetos, a proteção de dados e a conformidade com regulamentações. A compreensão dos elementos-chave que devem compor esses contratos é essencial para mitigar riscos, evitar conflitos e assegurar que os objetivos comerciais sejam atingidos de forma eficaz. 

Neste artigo, falaremos sobre a importância dos contratos de TI, o passo a passo para estruturá-los de maneira assertiva e o que não pode faltar nesses documentos. Confira!

Qual a importância dos contratos de TI?

Cada fornecedor de serviços estabelece acordos com seus clientes para oficializar suas atividades. Esses acordos oferecem respaldo às tarefas executadas de maneira constante e recorrente, assegurando que as expectativas em relação ao que será fornecido estejam alinhadas.

Os contratos de TI são responsáveis por determinar as responsabilidades incumbidas à equipe técnica e o preço dos serviços prestados. A prestadora deve conhecer seu cliente e entender suas necessidades e realidade. 

Compreendendo o cenário, ela desenvolve o escopo de serviço e a modalidade de cobrança. Tudo isso precisa ser feito em concordância para que ambas as partes saiam satisfeitas com a negociação. 

É fundamental compreender os contratos de TI a partir das necessidades do cliente, visando a fidelização e o sucesso a longo prazo. Isso envolve demonstrar empatia, o que é essencial para que qualquer empresa mantenha sua humanização e responsabilidade social.

Além disso, é igualmente importante ter compreensão da realidade interna da equipe técnica. Não é benéfico realizar negócios que prejudiquem a empresa prestadora de serviços. 

Portanto, é de suma importância que a equipe financeira compreenda a estrutura de gastos internos e os investimentos necessários da empresa. Uma vez que essa estrutura seja conhecida, é possível apresentar aos clientes os valores apropriados, garantindo assim uma cobrança justa.

Como fazer um contrato de TI em 6 passos

Elaborar um contrato de TI é um processo fundamental para estabelecer acordos claros e proteger os interesses das partes envolvidas. Por isso, listamos o passo a passo desse processo para que a sua empresa garanta uma base sólida para qualquer acordo.

1. Definir o tipo de contrato

A definição do tipo de contrato de TI é importante pois determina as obrigações e responsabilidades das partes envolvidas. Esse passo influencia diretamente a gestão de riscos, a alocação de recursos e a clareza das expectativas, contribuindo para relações comerciais mais eficientes e transparentes, além de mitigar possíveis conflitos. 

Ao formular um contrato, é necessário definir qual será seu formato. Para isso é preciso conhecer o cliente e suas necessidades, assim como quais serão os esforços previstos para ele. Além disso, é necessário especificar a data de início e fim do contrato. 

Outro ponto a ser considerado é a possibilidade de renovação automática. Assim, a prestadora de serviço inicia um novo contrato quando o atual expira, com vigência pré-determinada com o cliente.  Isso agiliza situações de renegociação e mantém os serviços ativos continuamente, até uma das duas partes encerrar a parceria. 

Em resumo, um contrato bem-estruturado deve conter cláusulas que definam: 

• Obrigações e responsabilidades de ambas as partes;
• Prazos de entrega;
• Critérios de qualidade;
• Políticas de segurança de dados;
• Procedimentos de rescisão (se aplicável).

2. Organizar o contrato por cliente

Organizar os contratos de TI por cliente permite um acompanhamento mais preciso. Em alguns casos, pode haver mais de um documento para cada cliente, e ter todos eles organizados separadamente em uma documentação exclusiva é fundamental.

3. Identificar o contrato

Os técnicos precisam se referir a um contrato quando realizam algum apontamento ou serviço aos clientes. Para facilitar a referência, é necessário atribuir um nome ou código de identificação. É recomendado não utilizar nomes começando com “contrato”. Em vez de “Contrato de Estação Livre”, por exemplo, use “Estação”.

4. Determinar a data de início

Conhecer a data de início dos contratos de TI por cliente é essencial  para a empresa ter métricas de contratos conquistados e verificar a validade deles. Isso permite o cumprimento de prazos, a renovação oportuna e a preparação para possíveis expansões ou ajustes nos serviços. 

Além disso, ajuda a evitar falhas na prestação de serviços e a manter uma relação transparente e confiável com os clientes.

5. Definir a duração

As regras de preço e serviços acordadas com o cliente precisam ter uma duração específica. A partir do fim dela pode ser negociado um novo contrato, ou pode ser feita uma renovação do contrato que estava vigente, aplicando novas taxas de IGPM ou valorizações específicas.

6. Estabelecer a data de vencimento

Conhecer o dia de vencimento dos contratos de TI por cliente permite o planejamento de fluxo de caixa, evita atrasos nos pagamentos, auxilia nas cobranças, no renegociamento ou na finalização de contrato. 

Isso é importante para a manutenção de relações comerciais saudáveis, além de ajudar a empresa a cumprir suas obrigações contratuais e a garantir a continuidade dos serviços, promovendo a confiança.

O que não pode faltar no contrato de TI?

Além dos pontos importantes citados acima no passo a passo, dois outros aspectos também são essenciais e não podem faltar em um contrato de TI: as correções de valor e o formato do contrato. 

É fundamental estabelecer de maneira transparente as condições para as correções de valor durante a vigência do contrato. Isso implica em definir critérios para os ajustes de preços que estejam alinhados com índices econômicos reconhecidos, como o IGP-M, que atualiza o valor do contrato mensalmente.

A presença de um índice de reajuste é sempre recomendável, de preferência vinculado à taxa de inflação. Isso garante que os valores sejam ajustados de forma apropriada, mantendo coerência entre os serviços prestados e os custos envolvidos. 

Assim, é possível assegurar benefícios mútuos em termos de estabilidade financeira e evitar desagradáveis surpresas no decorrer do contrato.

Já o formato do contrato deve ser estruturado de forma detalhada e baseado em uma data de início e de fim, mesmo que seja acordado com o cliente uma parceria vitalícia. Isso existe para que haja controle e aplicação das correções de inflação. 

Em relação ao cliente, há um valor em contrato que deve ser pago para obter os serviços. Para definir esse valor é necessário estipular a forma de cobrança, conhecendo duas características do contrato que será feito:

• Período de Faturamento: de quanto em quanto tempo serão emitidas cobranças aos clientes. Pode ser mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual;
• Modo de Pagamento: em alguns contratos, faz sentido cobrar alguns serviços antes da execução, já em outros, depois. Isso passa pela negociação e contribui com o relacionamento entre as empresas.

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