Qual a importância dos contratos de TI?

Quando prestamos algum serviço, precisamos entender como ele pode influenciar em nossas rotinas. No caso de Tecnologia, consolidar os contratos de TI para alinhar expectativas com clientes nos ajuda a prevenirmos surpresas.

Veremos hoje como a negociação dos Contratos de TI é importante para nossas equipes. Quais são os pontos mais importantes? Como saber se o contrato é bom para ambas as partes? Continue lendo e faça bom proveito do material!

Acordos

Todo prestador de serviços firma contratos com seus clientes para formalizar seus trabalhos. Contratos dão suporte ao trabalho que realizamos de forma continuada e recorrente, alinhando expectativas ao que será entregue.

Contratos de TI são responsáveis por determinar as responsabilidades incumbidas à equipe técnica e qual o preço dos serviços prestados. A prestadora de serviços deve conhecer seu cliente e entender suas necessidades e realidade. Compreendendo o cenário, ela desenvolve o escopo de serviço e a modalidade de cobrança. Tudo isso precisa ser feito em concordância para que ambas as partes saiam satisfeitas com a negociação.

Entender os contratos de TI partindo das necessidades do cliente é importante para fidelização e sucesso a longo prazo. É um fator de empatia, importante para toda empresa permanecer humanizada e socialmente responsável. Ter a compreensão da realidade interna da equipe técnica é tão importante quanto. Não é saudável realizar negócios que desfavoreçam a empresa que presta o serviço. Como já dito, ambas as partes precisam estar satisfeitas. Por isso é importante que a equipe financeira compreenda a estrutura de gastos internos e investimentos necessários da empresa. Uma vez conhecendo a estrutura, se apresenta aos clientes os valores corretos, cobrando um preço justo. Em caso de dúvidas, consulte nosso artigo e planilha sobre cálculo de preço de serviços de TI.

Formato de Contratos de TI

O formato dos contratos da área da Tecnologia da Informação não diferem muito de outras áreas. Como todo contrato, ele se baseia inicialmente em uma data ou período. Para todo contrato se especifica uma data de início e uma data de fim, mesmo que seja acordado com o cliente que a parceria será vitalícia. Isso existe para que haja controle e aplicação das correções de inflação.

Em alguns lugares as empresas optam por terem a renovação de contratos automática. Assim a prestadora de serviço inicia um novo contrato quando o atual expira, com vigência pré-determinada com o cliente. Isso agiliza situações de renegociação e mantém os serviços ativos continuamente, até uma das duas partes encerrar a parceria. Sobre o encerramento do contrato, ele pode chegar por vários motivos, mas não vamos falar sobre eles agora.

Em relação ao cliente, há um valor em contrato que deve ser pago para obter os serviços. Para definir esse valor é necessário definir primeiramente como será realizada a cobrança, conhecendo duas características do contrato que será feito.

• Período de Faturamento: de quanto em quanto tempo serão emitidas cobranças aos clientes. Pode ser mensal, bimestral, trimestral, semestral ou anual.
• Modo de Pagamento: faz sentido cobrar alguns serviços antes mesmo de executá-los, outros faz sentido cobrar depois. Isso passa pela negociação e contribui com o relacionamento entre as empresas.

Correções de valor

Os contratos de TI também podem ter índices de correções como IGPM*, ajustando o valor mensal do contrato. Sempre deve haver um índice de reajuste, de preferência atrelado a inflação. Eles corrigem o valor corretamente, não gerando discordância entre os serviços executados e o valor cobrado.

É necessário conhecer o seus contratos, o modelo de apontamento dos técnicos e a análise do uso de cada contrato para cobrar corretamente o cliente final. Se possível, entregando relatórios de fechamentos com os consumos para que os clientes possam conferir o que foi de fato realizado.

Como ter esses dados? Primeiro precisamos saber qual é o tipo de contrato a qual vamos nos referir.

Tipos de Contrato

Existem tipos de contratos de TI que podem ser acordados entre prestadores de serviço e seus clientes. Todos os contratos precisam ter uma limitação: seu escopo de atuação. Isso serve para que o prestador de serviços cobre o valor justo pelo seu trabalho, prevenindo excedentes e excessos. Os principais tipos de contrato são os seguintes:

1. Contratos Livres: São contratos que possuem um valor mensal e não altera independente das horas e deslocamentos realizados. O que difere e altera o valor desse contrato costuma ser o inventário do cliente;
2. Contratos de Horas: São horas pré-contratadas que podem ser consumidas durante o ciclo, que geram valores excedentes caso sejam ultrapassadas;
3. Contratos de Crédito: Os limites desses contratos são os créditos (valor em moeda) pré-contratado que podem ser consumidos durante o ciclo;
4. Contratos de Produto e SaaS: Eles não possuem limite de horas e deslocamentos para serem utilizados e mantém o mesmo valor mensal, sem excedente. O que valoriza esses contratos é a lista de itens que compõem o contrato.

Informações Relevantes

Para manter uma estrutura saudável, empresas precisam organizar seus contratos de TI. Isso é possível separando alguns dados da negociação afim de criar padrões para encontrar rapidamente informações para cobranças e renegociações.

Dentre as informações necessárias para organizar todos os contratos, essas são as mais comuns dos contratos de TI:

1. Tipo de contrato: Ao formular um contrato, é necessário definir qual será seu formato. Para isso é preciso conhecer o cliente e suas necessidades, assim como quais serão os esforços previstos para ele. 
2. Cliente: Organizar os contratos por cliente é muito importante. Em alguns casos pode haver mais de um para cada, e ter todos eles em uma pasta ou documentação exclusiva é importantíssimo;
3. Identificação do Contrato: Seus técnicos precisam se referir a um contrato quando realizarem algum apontamento ou serviço aos clientes. Para facilitar a referência, é saudável atribuir um nome ou código de identificação. É recomendado NÃO usar nomes começando com “Contrato”. Ex: Em vez de “Contrato de Estação Livre” usar “Estação”;
4. Data de início: Saber quando foi iniciado ajuda a empresa a ter métricas de contratos conquistados e verificar a validade deles; 
5. Duração: As regras de preço e serviços acordadas com o cliente precisam ter uma duração específica. A partir do fim dela pode ser negociado um novo contrato, ou renovado o contrato que estava vigente, aplicando novas taxas de IGPM ou valorizações específicas;
6. Dia de Vencimento: Serve para que seu setor de faturamento saiba o dia exato do mês que o seu cliente deverá pagar a fatura, cobrar e fazer as tratativas necessárias, renegociar ou finalizar o contrato.

Deslocamentos Periféricos

Junto com um contrato de TI alguns detalhes e outros serviços podem ser relacionados ao contrato, com valores especiais ou detalhes internos para a equipe técnica.

Em alguns casos a contratada atribui preços exclusivos a deslocamentos específicos realizados para atendimento de um contrato. Ex: Um cliente com duas unidades em duas cidades (Curitiba e Joinville), pode possuir um deslocamento por preço especial para essas cidades.

Há também casos de um setor específico do cliente possuir assistência por um preço diferente dos outros. Assim sendo é necessário registrar em algum lugar os dados que validam essa precificação.

Manutenções e Alterações

Adendos contratuais são acréscimos ao contrato existente. Eles podem se referir a valores adicionais, novos acordos de inventário ou cobertura de serviços mais amplos. O mais importante dos adendos é que eles estejam alinhados com o cliente previamente. Ele precisa ser planejado e sua adesão programada.

Exclusividades Dos Tipos De Contrato

Como já falamos, há alguns tipos de contrato de TI específicos e padrões. Cada um desses tipos requer uma tratativa específica. Para compreendermos quais são as vantagens e desvantagens de cada um deles, iremos iniciar uma série de artigos e conteúdos sobre contratos e gestão.

Da negociação ao contrato, faturamento e cobrança. Iremos abordar na nossa série os 4 tipos mais comuns de contrato de TI: Horas, Crédito e Livres.

Continue sua leitura pelos Contratos Livres clicando aqui. Podes também ler sobre os Contratos de Crédito, ou estudar sobre os Contratos de Hora. 😉

Que essa leitura te auxilie a aumentar os lucros da sua empresa cada vez mais.

Abraços!

• * IGPM. IGP-M (Índice Geral de Preços do Mercado) é o indicador de movimento dos preços calculado mensalmente pela FGV (Fundação Getúlio Vargas) e divulgado no final de cada mês de referência. Atualmente, ele é o índice de referência utilizado para o reajuste dos aumentos da energia elétrica e dos contratos de aluguéis.