Gerenciar projetos é uma tarefa que exige muito esforço e dedicação. Não importa o tamanho da sua empresa ou a complexidade do seu projeto em andamento: é provável que aconteça dificuldades dentro dos processos.
Felizmente, ferramentas de gestão de projetos, juntamente com metodologias inteligentes, são excelentes maneiras de facilitar as atividades — e há uma grande quantidade delas disponíveis para serem conhecidas e testadas.
Por essa razão, reunimos algumas das principais metodologias e ferramentas de gestão de projetos que podem dar apoio aos mais variados negócios, seja na área de tecnologia ou marketing, por exemplo.
O foco, aqui, está na melhoria dos processos de gerenciamento de projetos e na garantia da excelência nas entregas para o cliente. A seguir, veja como elas ajudam nisso!
9 ferramentas e metodologias de gestão de projetos
Gerenciar projetos pode ser um desafio e tanto, especialmente em um ambiente onde as coisas mudam rapidamente, certo?
Por isso, é importante ter uma metodologia bem definida e as ferramentas certas para garantir um fluxo de trabalho produtivo e eficiente.
Aqui, vamos abordar algumas das principais ferramentas e metodologias de gestão de projetos que podem ajudar gerentes de projetos a conquistar resultados excepcionais.
- Kanban
O Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos que se concentra em melhorar a eficiência, reduzir o desperdício e aumentar a transparência do fluxo de trabalho. Ele ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e as demandas do projeto.
Para isso, faz uso de um quadro visual, normalmente dividido em colunas, para representar o fluxo de trabalho. As tarefas são representadas por cartões, que se movem através das colunas conforme são completadas.
Essa metodologia é particularmente útil em projetos com um grande número de tarefas menores ou que exigem uma grande flexibilidade.
Também é ideal para equipes que precisam lidar com demandas variáveis ou com muitas interrupções externas. Sua principal vantagem é permitir uma gestão mais ágil e flexível de projetos complexos.
Scrum
O Scrum é outra metodologia ágil de gestão de projetos que se concentra em equipes autônomas, colaboração e entrega incremental.
Ele se baseia em sprints, que são períodos fixos de tempo (normalmente de uma a quatro semanas) durante os quais uma equipe trabalha em um conjunto de tarefas.
No início de cada sprint, a equipe define um objetivo e um conjunto de tarefas para atingir esse marco. Através da divisão do projeto, é possível maximizar a produtividade da equipe e entregar resultados em um curto espaço de tempo.
Acaba sendo muito útil projetos com um grande número de tarefas interdependentes ou que exigem uma grande flexibilidade.
PMBOK
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de boas práticas para a gestão de projetos, publicado pelo Project Management Institute (PMI).
Essa metodologia descreve uma série de processos de gestão de projetos que podem ser aplicados a qualquer tamanho e complexidade. Serve para projetos que precisam de um gerenciamento estruturado e controlado.
Ele é bem clássico, tendo escopo bem definido e é capaz de gerenciar projetos complexos, com muitas interdependências. A principal vantagem do PMBOK é a sua consistência e padronização, o que permite uma gestão mais previsível e controlada.
Cascata
O modelo Cascata — também conhecido como ciclo de vida sequencial — é um modelo linear de gestão de projetos que se concentra em entregas sequenciais de cada fase do projeto.
Cada fase termina antes que a próxima possa começar. Ele pode ser uma boa solução para projetos que possuem requisitos claros e estáveis e onde o escopo do projeto é definido desde o início.
A principal vantagem do Cascata é a sua simplificação do processo de gestão, o que ajuda a minimizar riscos e garantir a qualidade do produto.
Lean
A metodologia Lean é uma abordagem de gestão que se concentra na eliminação de desperdícios e na melhoria contínua.
O Lean é baseado em cinco princípios fundamentais: definir valor, identificar o fluxo de valor, criar fluxo contínuo, estabelecer pull (puxar) e buscar a perfeição. Pode ser útil em projetos com recursos limitados e onde a eficiência é essencial.
A principal vantagem do Lean é a sua capacidade de identificar pontos de melhoria em todas as etapas do projeto, resultando em um produto com maior qualidade e menor custo.
Diagrama de Gantt
O Diagrama de Gantt é uma ferramenta visual que ajuda a planejar, monitorar e controlar o projeto. É uma ferramenta de gestão de projetos que utiliza um gráfico de barras para representar as tarefas e o cronograma do projeto.
Cada barra representa uma tarefa e a sua posição no gráfico indica quando a tarefa deve ser concluída.
Vale a pena para projetos complexos, que envolvem muitos recursos e dependências. A principal vantagem do Diagrama de Gantt é a sua clareza e precisão na definição de prazos e entregas.
Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia de gestão de qualidade que se concentra na redução de variações e na melhoria contínua dos processos. Ele se baseia em cinco fases: definir, medir, analisar, melhorar e controlar (DMAIC).
Durante essas fases, são utilizadas diversas ferramentas estatísticas para avaliar a qualidade do processo, identificar gargalos e oportunidades de melhoria, desenvolver soluções e implementar mudanças.
Isso faz dele muito útil em projetos onde a qualidade é fundamental e onde a eficiência pode ser melhorada.
Embora o Six Sigma tenha se popularizado na indústria de manufatura, atualmente é aplicado em diversas áreas, desde a saúde até os serviços financeiros.
Project Model Canvas
O Project Model Canvas é uma metodologia de gestão de projetos visual que se concentra em criar um mapa claro e conciso do projeto. Ele se baseia no Business Model Canvas, bem popular no planejamento estratégico para empresas.
Nove elementos principais que representam as áreas críticas do projeto compõem essa metodologia:
- Problema;
- Solução;
- Estratégia;
- Objetivos;
- Recursos;
- Parcerias;
- Stakeholders;
- Riscos;
- Métricas.
Acaba sendo útil para ajudar os gerentes de projetos a visualizar o projeto de forma clara e concisa, facilitando a comunicação e o alinhamento entre as equipes.
5W2H
5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a garantir que todas as informações relevantes sejam consideradas ao planejar e executar um projeto. O acrônimo “5W2H” significa:
- What (O quê): O que será feito?
- Why (Por que): Por que o projeto é importante?
- Who (Quem): Quem será responsável por cada tarefa?
- Where (Onde): Onde o projeto será realizado?
- When (Quando): Quando as tarefas serão concluídas?
- How (Como): Como as tarefas serão realizadas?
- How much (Quanto): Quanto vai custar o projeto?
Ao usar o 5W2H, os gerentes de projetos podem definir objetivos realistas, estabelecer responsabilidades claras, criar um cronograma compreensível e determinar um orçamento realista para o projeto.
O 5W2H é particularmente útil em projetos menores ou menos complexos, onde a simplicidade e a facilidade de uso são fundamentais para o sucesso do projeto.
Sistema de comunicação
Um sistema de comunicação integrada, que oferece atendimento interno e externo, como oTiflux, também é uma excelente ferramenta de gestão de projetos.
As ferramentas de comunicação também podem ser usadas para promover a colaboração entre os membros da equipe e outras partes interessadas.
Isso pode ser feito por meio de plataformas de compartilhamento de arquivos e ferramentas de gerenciamento de tarefas colaborativas.
Esse local central ajuda a aprimorar o alinhamento entre pessoas, procedimentos e soluções no dia a dia corporativo, trazendo melhores resultados na hora da execução.
Aproveite e melhore sua comunicação interna com a Tiflux!
Vantagens e funcionalidades do Tiflux para gestão de projetos
O Tiflux pode ajudar sua empresa a ter uma gestão de projetos mais eficiente, principalmente porque consegue garantir uma comunicação interna muito mais produtiva.
No entanto, essa não é a única vantagem. O gestor de projetos também consegue ter tanto uma visão macro dos projetos como o acompanhamento de cada membro da equipe individualmente.
Além disso, as integrações automáticas do sistema também auxiliam no gerenciamento, mantendo todas as informações sincronizadas e disponíveis para serem utilizadas sempre que for necessário.
Outras funcionalidades importantes que apoiam a gestão de projetos são:
- Agenda de compromissos;
- Automação do fluxo de trabalho;
- Relatórios e dashboards;
- Monitoramento de ativos;
- Base de conhecimento;
Aproveite para entender ainda mais sobre o sistema Tiflux!