O cenário corporativo mudou radicalmente com a transformação digital, com avanços que há algum tempo pareceriam ficção científica. A Robotic Process Automation – mais conhecido como RPA – é um deles.
A 1ª Pesquisa sobre Robotic Process Automation (RPA) na América Latina, por exemplo, mostrou que mais de 90% das empresas consultadas tiveram um crescimento acima de 25% na quantidade de produções automatizadas em 2023. Além disso, 66% de todas as corporações entrevistadas pretendem aumentar o investimento em RPA para ganhar escala.
Mas o que, exatamente, é a RPA e como ele pode ajudar sua empresa a alcançar índices como esses?
É o que você vai saber ao longo deste artigo e ainda descobrir como o Tiflux pode ajudar a inovar seus negócios!
O que é RPA e como funciona?
Também conhecida como robótica de software, a RPA é um sistema que utiliza soluções tecnológicas inteligentes para automatizar funções burocráticas repetitivas.
Ao tirar essas tarefas dos colaboradores humanos, eles têm mais tempo para executar funções mais estratégicas e importantes, mas também elimina retrabalhos e prejuízos causados por erros humanos.
RPA e IA (inteligência artificial) não são a mesma coisa, mas se complementam. A RPA segue processos definidos por um usuário final. Já a IA combina machine learning, processamento de linguagem natural (NLP), automação cognitiva, raciocínio, geração de hipóteses e análise para simular a inteligência humana.
Ambos podem ser combinados para automatizar tarefas de forma mais completa e eficiente, minimizando a necessidade de intervenção humana, mas os processos são automatizados de forma diferente.
Veja alguns exemplos de setores que utilizam a RPA
- RPA e setor financeiro – Automação de processos de pagamentos, entrada de faturas, lançamento de transações, conciliação bancária, geração de relatórios financeiros etc.
- RPA e compliance – Coleta e análise de dados para conformidade regulatória.
- Atendimento ao cliente e suporte – Resolução de problemas simples, perguntas e respostas mais frequentes, encaminhamento de tickets, processamento de pedidos de serviço ou suporte, entre outros.
- RPA no RH – Extração de dados dos funcionários, verificação de informações sobre presença, geração e aprovação de timesheets, geração da folha de pagamento etc.
- RPA no setor da saúde – Registros eletrônicos de saúde (EHR), através da inserção e extração de dados para validar e atualizar informações de pacientes em hospitais, por exemplo.
Esses são apenas alguns exemplos, a RPA também já chegou aos setores de logística, e-commerce e varejo, industrial, marketing e TI.
Benefícios da Implementação do RPA nas Empresas
São muitos os benefícios de implementar o RPA em empreendimentos de qualquer tamanho. Para se ter uma ideia, um levantamento do Grupo Everest mostrou que as companhias que aplicam essa tecnologia têm o ROI quatro vezes maior do que às que não utilizam o sistema.
Benefícios do RPA que ajudam a aumentar o ROI do seu negócio
- Experiência do usuário – A RPA pode ser bastante simples e intuitiva de usar, tornando a experiência do usuário muito mais confortável e eficiente. Recursos como os de arrastar e soltar, por exemplo, facilitam integrar colaboradores sem formação técnica;
- Rápida redução de custos – A automação de tarefas repetitivas reduz a carga de trabalho das equipes, permitindo que as pessoas sejam realocadas para atividades prioritárias, estratégicas ou que requerem entrada exclusivamente humana. Isso otimiza o fluxo de trabalho e a produção, aumentando o ROI.
- Maior satisfação do cliente – Os chatbots, por exemplo, podem funcionar ininterruptamente, zerando o tempo de espera dos clientes, ao mesmo tempo, em que podem solucionar problemas simples. A satisfação do cliente aumenta e impacta também na percepção de valor da sua empresa.
- Maior satisfação dos funcionários – Ao eliminar a carga de trabalho repetitiva, tediosa e de alto volume de sua equipe, os colaboradores podem voltar a atenção para tomadas de decisão e funções mais impactantes no core business. Essa mudança no trabalho impacta positivamente a satisfação dos funcionários, que ficam mais motivados e engajados com a marca.
- Melhor precisão e conformidade – Como os robôs de RPA podem ser programados para seguir regras e fluxos de trabalho específicos, é mais fácil manter gabaritos e protocolos, garantindo um padrão de qualidade e a conformidade com parâmetros e legislações. Além disso, a RPA também pode fornecer uma trilha de auditoria, facilitando o monitoramento do progresso e otimizando a resolução de problemas.
- Integração com sistemas legados – A RPA não causa nenhuma interrupção nos sistemas já instalados, uma vez que os bots trabalham na camada de apresentação dos aplicativos existentes. Com isso, você pode implementar robôs em situações em que não há recursos para desenvolver integrações profundas ou interface de programação de aplicativos (API).
Etapas para Implementar o RPA com Sucesso
Como você viu, a implementação de RPA já é uma realidade em empresas de praticamente todos os setores. E não é para menos. Dados do Institute for Robotic Process Automation, por exemplo, mostram que o custo com a RPA é bem menor em relação ao de funcionários humanos em tempo integral.
E os resultados são tão bons que, conforme a 1ª Pesquisa sobre RPA na América Latina, 88% das empresas já estão escalando as automações com RPA.
Veja 10 passos para implementar a RPA na sua empresa:
1 – Avalie os processos
Faça um levantamento dos processos existentes na empresa, identificando tarefas repetitivas e suscetíveis a erros humanos, seu volume e frequência.
2 – Defina objetivos
Estabeleça metas reais, claras e mensuráveis, como melhoria da qualidade dos serviços, redução de erros e de custos operacionais, aumento da produtividade, realocação de pessoal para tarefas mais estratégicas etc.
3 – Escolha da ferramenta RPA
Opte por um software que atenda às necessidades específicas da sua empresa, considerando a facilidade de uso, escalabilidade, capacidade de integração com sistemas legados e suporte técnico.
4 – Desenvolva protótipos
Valide a viabilidade da automação com protótipos antes de automatizar completamente um processo. A criação de versões preliminares dos bots ajuda a identificar problemas, testar funcionalidades e ter feedback dos usuários.
5 – Treine sua equipe
Invista em treinamento para a equipe, seja em relação à ferramenta como um todo quanto a funcionalidades mais específicas.
6 – Implemente um RPA piloto
A implementação deve começar com uma fase piloto em uma área específica, testando a automação em um ambiente controlado que facilite a identificação dos ajustes necessários.
7 – Estabeleça políticas de governança e controle
Implemente controles de segurança robustos para garantir que a RPA esteja conforme regulamentações e normas internas da organização. Garanta a proteção dos dados sensíveis e estabeleça um sistema de monitoramento de desempenho dos bots.
8 – Mensure resultados
Estabeleça métricas de desempenho claras e mensure continuamente o desempenho dos processos automatizados em relação aos objetivos estabelecidos. Faça ajustes sempre que necessário.
9 – Escale gradualmente
Depois da implementação piloto, expanda gradualmente a automação para outras áreas da empresa. Assim você terá uma transição suave, ao mesmo tempo, em que será mais fácil identificar desafios específicos de cada setor.
Faça uma manutenção contínua
Bots e processos automatizados devem ter um planejamento de manutenção contínua, com atualizações regulares do sistema, ajustes estratégicos e soluções proativas.
Desafios Comuns na Implementação do RPA e Como Superá-los
Embora a automação tenha um grande impacto no crescimento da empresa, há alguns desafios na implementação da RPA que não podem ser ignorados.
Resistência à mudança por parte dos colaboradores
É preciso promover uma cultura de aprendizagem e inovação à medida que as responsabilidades dentro das funções de trabalho mudam. É importante educar os colaboradores, investindo em programas de treinamento, preparando os times para as mudanças contínuas, mostrando o impacto positivo nas rotinas diárias.
Integração do RPA com sistemas legados e manutenção das automações
A RPA trabalha com GUI (interfaces gráficas do usuário), dispensando a programação de APIs para conectar sistemas.
Mesmo assim, a integração com sistemas legados pode ser um desafio, já que muitas empresas ainda usam sistemas antigos e complexos que não se comunicam com tecnologias modernas.
Nesse caso, é preciso escolher ferramentas que suportam múltiplas integrações ou integrar o RPA com um iPaaS, as plataformas de integração como serviço, ajudando a escalar as integrações e oferecendo mais estabilidade da conexão para a troca de dados.
Como você viu, a automação de processos com RPA é um benefício significativo para a empresa, a ponto de quadruplicar o ROI. Ao “robotizar” processos rotineiros que consomem tempo e recursos humanos significativos, seus negócios ganham mais competitividade e você ainda aumenta a satisfação do cliente e dos funcionários.
E a Tiflux vai estar com você em todo esse percurso rumo à liderança no mercado.
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